Elektronischer Datenaustausch und SV-Meldeportal

Für die elektronische Datenübertragung sind nur systemgeprüfte Programme zugelassen, die alle Anforderungen an Datenschutz und Übertragungssicherheit erfüllen. Eine Möglichkeit der Datenübertragung ist seit Oktober 2023 das neue SV-Meldeportal. Darüber können Arbeitgeber zuverlässig Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) und weitere Bescheinigungen und Meldungen an die Sozialversicherungsträger übermitteln.

SV-Meldeportal löst sv.net ab

Das SV-Meldeportal ist eine reine Webanwendung, die ausschließlich mit einem Browser ausgeführt wird. Es führt – wie schon sv.net – keine Berechnungen zur Ermittlung der erforderlichen Angaben durch, sondern dient dem elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen.

Bei der Neuentwicklung wurden die gesetzlichen Regelungen nach dem Vierten Sozialgesetzbuch und nach dem AAG für den elektronischen Datenaustausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen berücksichtigt.

Ziel ist eine dauerhafte, allgemein zugängliche, elektronisch gestützte und systemgeprüfte Ausfüllhilfe für den Austausch zwischen Sozialversicherungsträgern, den Arbeitgebern und auch den Selbstständigen anzubieten.

Die bisherige Ausfüllhilfe sv.net/comfort wurde bereits zum 29. Februar 2024 abgeschaltet. Die Webanwendung sv.net/standard steht nur noch bis zum 30. Juni 2024 zur Verfügung. Nur registrierte Anwenderinnen und Anwender können mit sv.net/standard noch Beitragsnachweise oder Meldungen abgeben; alle Daten müssen dabei manuell erfasst werden. Die Rückmeldungen der Krankenkassen und anderer Sozialversicherungsträger können überwiegend bereits heute nur noch mit dem SV-Meldeportal abgerufen werden.

Daher der Tipp an Arbeitgeber, Personalverantwortliche und Dienstleister: Bitte beginnen Sie jetzt mit der Registrierung im SV-Meldeportal, damit Sie weiterhin vollumfänglich am elektronischen Datenaustausch teilnehmen können.

SV-Meldeportal
SV-Meldeportal

Das SV-Meldeportal soll vorrangig kleine Arbeitgeber bei der Erfüllung der Meldepflichten, der Beantragung und dem Abruf von Bescheinigungen unterstützen. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Verwaltung sowie Zahlstellen können das SV-Meldeportal nutzen.

Das SV-Meldeportal im Video erklärt

Schauen Sie sich die Registrierung und weitere Funktionen des SV-Meldeportals im Erklärvideo an.

Sichere Registrierung

Arbeitgeber und Selbstständige können sich beim SV-Meldeportal nur über ein sogenanntes ELSTER-Organisationszertifikat registrieren und anmelden, das sie über das „Einheitliche Unternehmenskonto“ beantragen.

Hintergrund ist der mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) zu schaffende Portalverbund, über den künftig Verwaltungsleistungen beantragt und Informationen beziehungsweise Daten ausgetauscht werden können. Dazu hat der IT-Planungsrat des Bundes die ELSTER-ID beziehungsweise ELSTER-Organisationszertifikate als sicheres Mittel zu Identifizierung bestimmt. Je Unternehmen können mehrere ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden.

Für Anwenderinnen und Anwender, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung und den Abruf von A1-Bescheinigungen nutzen und nicht über ein solches ELSTER-Unternehmenskonto verfügen (zum Beispiel ausländische Unternehmen und Selbstständige sowie Beschäftigte), wird alternativ auch das BundID-Konto für die Registrierung und Anmeldung angeschlossen.

Mit dem ELSTER-Organisationszertifikat erfolgt dann die eigentliche Registrierung am SV-Meldeportal. Nach Angabe der entsprechenden Daten erhält der oder die Anwendende ein Vertretungsberechtigungsschreiben mit einem persönlichen Freischaltcode. Mit der erneuten Anmeldung im SV-Meldeportal und der Eingabe des Freischaltcodes wird die Registrierung abgeschlossen.

Zur Registrierung am SV-Meldeportal ist ein vollständig neuer Registrierungsprozess zu durchlaufen, der mehrere Tage in Anspruch nimmt. Daher sollte frühzeitig ein ELSTER-Organisationszertifikat beantragt oder die Nutzung eines bereits vorhandenen Zertifikats organisatorisch geregelt werden.

SV-Meldeportal
Registrierung und weitere Anleitungen im SV-Meldeportal

Schauen Sie sich die Registrierung und weitere Funktionen im SV-Meldeportal im Erklärvideo an. 

Neue Funktionen

Online-Datenspeicher

Mit dem SV-Meldeportal können Unternehmen ihre Daten in einem zentralen, sicheren, vor dem Zugriff von Unbefugten geschützten Online-Datenspeicher vorhalten. Diese Daten können später auch für die Betriebsprüfung genutzt werden. Die Firmen- und Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen werden für die Dauer von maximal fünf Jahren verschlüsselt gespeichert. Der Online-Datenspeicher befindet sich auf den Server-Systemen in den Rechenzentren der ITSG.

Komplexe Mandantenverwaltung möglich

Anwendenden, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, steht eine strukturierte Mandantenverwaltung mit Historienführung zur Verfügung. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Dienstleistende, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen.

So können Arbeitgeber eine Steuerberatung oder andere Dienstleistende für einen frei bestimmbaren Zeitraum per Mandat mit der Abgabe von Meldungen, Beitragsnachweisen, Anträgen und Bescheinigungen beauftragen. Aufgrund der Zuordnung zur Betriebsnummer können Arbeitgeber aber selbst vollständig über ihre Daten verfügen.

In der Folge kann auch eine nachfolgend beauftragte Steuerberatung oder ein anderes Dienstleistungsunternehmen auf diese Daten zugreifen.

Komfortable Personalverwaltung mit Historie

Mit dem SV-Meldeportal steht auch eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers zur Verfügung.

Für die Mitarbeitenden eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Diese können dann in den Meldungen verwendet werden.

Zudem werden die in Meldungen für die Mitarbeitenden erfassten Daten automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. So ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.

Kosten der Nutzung des SV-Meldeportals

In den Jahren 2023 und 2024 ist die Nutzung kostenfrei, wenn sich Nutzende bis zum 30. Juni 2024 registrieren. Sie erhalten die Multi-Mandanten-Variante und können somit auch Mandate auf andere Firmen beantragen beziehungsweise übertragen.

Erst im Herbst 2024 ist im Zuge der kostenpflichtigen Nutzung ab dem 1. Januar 2025 eine Entscheidung für die Single-Mandanten- oder Multi-Mandanten-Variante bei der Verlängerung erforderlich.

Bei späterer Registrierung kostet die Single-Mandanten-Variante für drei Jahre insgesamt 36 Euro, die Multi-Variante kommt auf insgesamt 99 Euro (beides exklusive Umsatzsteuer). Ein Wechsel von der Single-Mandanten-Variante in die Multi-Mandanten-Variante ist über die Firmenverwaltung jederzeit möglich. Es erfolgt keine Verrechnung mit der ursprünglich gezahlten Nutzungsgebühr.

Für Solo-Selbstständige ohne Beschäftigte ist das SV-Meldeportal zum ausschließlichen Abruf von A1-Bescheinigungen für Entsendungen kostenlos.

Dokumente zum Download von der AOK

Grundlagen des elektronischen Datenaustauschs

Gesetzlicher Rahmen zum Datenaustausch

DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise dürfen nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Datenträger, von Hand ausgefüllte Formulare oder Ausdrucke auf Papier sind nicht zulässig.

Um auch kleinen und Kleinstunternehmen den elektronischen Austausch von Meldungen, Beitragsnachweisen, Bescheinigungen und Anträgen zu ermöglichen, stellen die Sozialversicherungsträger eine Ausfüllhilfe – das SV-Meldeportal – zur Verfügung. Dazu sind sie gesetzlich verpflichtet.

Programme zum elektronischen Datenaustausch

Meldungen und Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge werden mittels Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen erstellt und auch maschinell übermittelt. Voraussetzung für die Teilnahme an der maschinellen Übermittlung ist eine genaue Prüfung.

Diese Prüfung führt die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) durch.

Die ITSG vergibt allen Entgeltabrechnungsprogrammen nach erfolgreicher Prüfung ein Zertifikat und eine Identifikationsnummer. Mit dieser Nummer werden alle Datenlieferungen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen versehen. Damit wird für Arbeitgeber und Krankenkassen sichergestellt, dass der Datenaustausch mit höchster Qualität erfolgt. Eine Liste der systemgeprüften Programme ist online abrufbar.

 

Stand

Zuletzt aktualisiert: 07.03.2024

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