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Einmalzahlung - Beiträge einsparen

 Information 

1. Allgemeines

Bei Einmalzahlungen ist die Steuerbelastung für den Arbeitnehmer infolge der Dynamik des Steuertarifes meist sehr hoch. Dies wirkt sich oft leistungsfeindlich und demotivierend aus, ist aber nicht beeinflussbar. Anders bei den Sozialversicherungsbeiträgen: Durch entsprechende Festlegung des Auszahlungszeitpunktes lassen sich erhebliche Beträge einsparen - nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für den Betrieb. Der Beitrag informiert Sie, welche Möglichkeiten Sie nutzen können.

2. Begriff

Einmalzahlungen sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum gezahlt werden (§ 23a Abs. 1 S. 1 SGB IV). Es handelt sich also um Bezüge, die in größeren Zeitabständen als monatlich gezahlt werden und kein laufendes Arbeitsentgelt darstellen. Einzelheiten vgl. auch Beitrag Variable Vergütungsbestandteile/Sozialversicherung.

Beispiele für Einmalzahlungen:

Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, zusätzliches Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltung, Erfolgsbeteiligung, einmalige Leistungsprämie, Jubiläumszuwendung, Provisionen und Tantiemen ohne Bezug zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum.

Die Unterscheidung zwischen Einmalzahlung und laufendem Arbeitsentgelt ist zum einen wichtig, weil es Unterschiede bei der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge gibt. Bei laufendem Arbeitsentgelt entsteht der Beitragsanspruch in dem Monat, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird - also unabhängig von der tatsächlichen Auszahlung der Vergütung. Darüber hinaus richtet sich die Höhe der Beiträge immer nach dem geschuldeten Arbeitsentgelt - unabhängig von dem tatsächlich ausgezahlten Betrag (wichtig z.B. im Hinblick auf den Mindestlohn). Bei Einmalzahlungen gilt das Zuflussprinzip.

Die Zuwendung ist dem Abrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem sie gezahlt wurde. Für die Erhebung der Lohnsteuer gilt ohnehin generell das Zuflussprinzip.

Zum anderen sind bei der Berechnung der Beiträge aus Einmalzahlungen Besonderheiten zu beachten, auf die im Folgenden eingegangen wird.

3. Zuordnung der Einmalzahlung

3.1 Grundsätzliches

Die Einmalzahlung wird für die Berechnung der Beiträge grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet, in dem sie gezahlt wird (§ 23a Abs. 1 S. 3 SGB IV). Ist das Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich beendet, ist die Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn für diesen keine Vergütung angefallen ist.

3.2 Beitragsbemessungsgrenze

Wird für den Auszahlungsmonat in der Summe aus laufendem Entgelt und Einmalzahlung die Beitragsbemessungsgrenze der Kranken-/Pflegeversicherung nicht überschritten, ergeben sich für die Beitragsberechnung keine Besonderheiten - und damit auch keine Einsparmöglichkeiten. Ist der Arbeitnehmer nicht versicherungspflichtig in der Krankenversicherung, gilt dies sogar für Vergütungssummen bis zur Beitragsbemessungsgrenze von Renten- und Arbeitslosenversicherung. Übersteigt bereits das laufende Arbeitsentgelt in dem maßgebenden Kalenderjahr regelmäßig die Beitragsbemessungsgrenze der Renten- und Arbeitslosenversicherung, wirkt sich die Einmalzahlung nicht auf die Beitragshöhe aus; auch dann führt eine Verlagerung des Auszahlungszeitraums nicht zu Einsparungen

In allen anderen Fällen können sich Einsparungen durch entsprechende Wahl des Auszahlungstermins ergeben.

Praxistipp:

Vor Verlagerung des Auszahlungstermins muss geprüft werden, ob dieser durch Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. in einer Betriebsvereinbarung verbindlich festgelegt ist. Damit dürfte der Betrieb aus arbeitsrechtlicher Sicht in erster Linie nur bei freiwilligen Sonderzahlungen den Auszahlungszeitpunkt flexibel bestimmen können.

3.3 Anteilige Beitragsbemessungsgrenzen

Aus der Einmalzahlung fallen Beiträge nur insoweit an, als die bisher im laufenden Kalenderjahr bei dem gleichen Arbeitgeber gezahlte Vergütung die bis zum Auszahlungszeitpunkt maßgebende anteilige Beitragsbemessungsgrenze nicht übersteigt.

Beispiel:

Neue Bundesländer: Der krankenversicherungspflichtige Mitarbeiter A. erhält ein festes Monatsgehalt von 3.600 EUR, welches jeweils am 15. für den laufenden Monat ausgezahlt wird. Am 15.07.2019 erhält er darüber hinaus ein Urlaubsgeld von 3.000 EUR. Am 15.11.2019 wird ein Weihnachtsgeld von 8.000 EUR ausgezahlt.

Da die Beitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung (4.537,50 EUR monatlich) im Juli durch die Zahlung des Urlaubsgeldes überschritten wird (3.600 EUR + 2.000 EUR), ist die anteilige Bemessungsgrenze für das laufende Kalenderjahr zu ermitteln.

Für die Ermittlung ist folgende Formel zu verwenden:

Jahresbeitragsbemessungsgrenze X SV-Tage / 360 = anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze

Als Sozialversicherungstage (SV-Tage) sind alle beitragspflichtigen Zeiten des Beschäftigungsverhältnisses beim selben Arbeitgeber anzurechnen. Beitragspflichtig sind alle Kalendertage der Mitgliedschaft in der Sozialversicherung. Die Anrechnung beginnt immer am 01.01. des Kalenderjahres bzw. mit Beginn der Beschäftigung im laufenden Kalenderjahr. Ein voller Kalendermonat ist immer mit 30 SV-Tagen zu berücksichtigen. Für beitragsfreie Zeiten (z.B. Bezug von Kranken- oder Mutterschaftsgeld) keine SV-Tage anzurechnen.

Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung bis 31.07.2019:54.450 X 210 / 360 =31.762,50 EUR
Beiträge aus laufender Vergütung bis 31.07.2019:3.600 EUR x 7 =25.200,00 EUR
Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 6.562,50 EUR

Ergebnis: Das zusätzliche Urlaubsgeld von 3.000 EUR unterliegt in allen Versicherungszweigen uneingeschränkt der Beitragspflicht.

Auch im Monat November wird die monatliche Beitragsbemessungsgrenze von Kranken- und Pflegeversicherung überschritten (3.600 EUR + 8.000 EUR).

Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung bis 30.11.2019:54.450 X 330 / 360 =49.912,50 EUR
Beiträge aus laufender Vergütung bis 30.11.2019: 39.600,00 EUR
Beitragspflichtiges Urlaubsgeld: 3.000,00 EUR
Zwischensumme: 42.600,00 EUR
Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 7.312,50 EUR

Zwischenergebnis: Von dem Weihnachtsgeld sind aus 7.312,50 EUR Beiträge zur Kranken- und zur Pflegeversicherung zu berechnen.

Da im Auszahlungsmonat auch die Beitragsbemessungsgrenze (6.150,00 EUR - neue Bundesländer) für die Renten- und Arbeitslosenversicherung überschritten wird, ist zu prüfen, welche Bemessungsgrundlage für die Beiträge zu diesen Versicherungszweigen maßgebend ist.

Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Renten-/Arbeitslosenversicherung (neue Bundesländer) bis 30.11.2019:73.800 X 330 / 360=67.650,00 EUR
Beitragspflichtige Bezüge (ohne Weihnachtsgeld) bis 30.11.2019:([3.600 EUR X 11] + 3.000 EUR)42.600,00 EUR
Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 25.050,00 EUR

Ergebnis: Das Weihnachtsgeld ist in vollem Umfang beitragspflichtig zu Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dies gilt auch für die Insolvenzgeldumlage. Zu den Ausgleichskassen U1 und U2 sind aus Einmalzahlungen keine Umlagen zu zahlen (§ 7 Abs. 2 AAG).

Praxistipp:

Bei der Prüfung der Beitragspflicht der Einmalzahlung gelten folgende Grundsätze:

  • 1. Liegt des Gesamtarbeitsentgelt des Abrechnungszeitraumes (= laufende Vergütung plus Einmalzahlung) unter der Beitragsbemessungsgrenze, ist die Einmalzahlung voll beitragspflichtig.

  • 2. Ist das Gesamtarbeitsentgelt des Abrechnungszeitraums höher, ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze (siehe oben, Abschn. 3.3) zu ermitteln.

  • 3. Ist ggf. die März-Klausel (Abschn. 3.4) anzuwenden?

3.4 Besonderheit: März-Klausel

Werden Einmalzahlungen in den Monaten Januar bis März ausgezahlt und übersteigen die gesamten Bezüge im laufenden Kalenderjahr die anteilige Beitragsbemessungsgrenze von Kranken-/Pflegeversicherung, sind diese dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres (meist Dezember) zuzuordnen. Diese Zuordnung gilt dann für alle Versicherungszweige, also auch für Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn deren anteilige Beitragsbemessungsgrenze nicht überschritten wird. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter bereits im Vorjahr in dem Betrieb beschäftigt und versicherungspflichtig war.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer B. erhält ein Monatsgehalt von 3.400 EUR. Im März 2019 wird zusätzlich eine Erfolgsbeteiligung von 4.600 EUR gezahlt.

Berechnung der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken/Pflegeversicherung: 54.450 X 90 / 360 = 13.612,50 EUR

Die monatliche Beitragsbemessungsgrenze in Kranken- und Pflegeversicherung von 4.537,50 EUR wird im Auszahlungsmonat März 2019 mit der Gesamtvergütung von 8.000 EUR überschritten. Außerdem liegen auch die Gesamtbezüge für die Monate Januar bis März von 14.800 EUR ([3.400 EUR x 3] + 4.600 EUR) über der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze für diese drei Monate von 13.612,50 EUR. Daher wird die Einmalzahlung für die Beitragsberechnung dem Dezember 2018 zugeordnet.

Praxistipp:

Diese Zuordnung zieht nach sich, dass auch die Beitragsfaktoren (Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze) des Vorjahres anzuwenden sind. Darüber hinaus muss grundsätzlich eine Sondermeldung erfolgen (siehe Abschn. 5). Für das Jahr, dem die Einmalzahlung entsprechend der März-Klausel zugeordnet wird, muss wiederum geprüft werden, ob die Beitragsbemessungsgrenzen bereits vollständig ausgeschöpft wurden oder noch eine Differenz besteht. In Höhe der Differenz, begrenzt auf den Betrag der Einmalzahlung, sind dann noch Beiträge zu berechnen.

Ist die Märzklausel anzuwenden, muss der Beitragsnachweis für Dezember des Vorjahres storniert und unter Berücksichtigung der Beiträge für die Einmalzahlung neu erstellt werden.

3.5 Statuswechsel im laufenden Kalenderjahr

Kommt es beim gleichen Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr zu einem Statuswechsel (z. B. geringfügige Beschäftigung bis 30.06., versicherungspflichtige Vollzeitbeschäftigung ab 01.07.), ist die Einmalzahlung dem Beschäftigungsabschnitt zuzuordnen, in dem ihre Anspruchsvoraussetzungen entstanden sind. Wird z.B. als Ausfluss aus der geringfügigen Beschäftigung im August ein Urlaubsgeld gezahlt, ist dies dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum der geringfügigen Beschäftigung, also dem Juni zuzuordnen. Ist die Zahlung dagegen der Vollzeitbeschäftigung zuzuordnen, wird das Urlaubsgeld dem August zugeordnet. Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze wird dann für die Zeit vom 01.07. bis 31.08. gebildet. Liegen die Anspruchsvoraussetzungen sowohl im versicherungsfreien wie auch im versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis, ist die Einmalzahlung aufzuteilen (Einzelheiten siehe TOP 4 der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger am 18.11.2015). Häufiger ist der Fall, dass ein Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden wegen Altersrentenbezug noch eine geringfügige Beschäftigung beim bisherigen Arbeitgeber ausübt. Die obigen Ausführungen gelten dann sinngemäß.

4. Was können Sie tun?

In der Regel ist es für die Abgabenbelastung günstig, die Sonderzahlung unter Beachtung der März-Klausel so früh wie möglich im laufenden Jahr, also im April, zu leisten.

Praxistipp:

Neben dem beitragspflichtigen Entgelt müssen auch die anderen Faktoren für die Abgabenbelastung (geänderte Beitragsbemessungsgrenzen/Beitragssätze) berücksichtigt werden. Daher kann in Einzelfällen auch die Zuordnung zum Vorjahr Vorteile bringen; z.B. wenn die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Vorjahres (nahezu) ausgeschöpft ist oder die maßgebenden Beitragssätze niedriger waren.

Ab 2019 haben sich gegenüber dem Vorjahr die Beitragsbemessungsgrenzen, die Beitragssätze der Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie die Aufteilung des Zusatzbeitrages zur Krankenversicherung geändert. Weitere. Änderungen können bei dem kassenindividuellen Zusatzbeitragssatz in der Krankenversicherung und bei den Umlagesätzen für die Ausgleichskassen bei Krankheit und Mutterschaft eingetreten sein. Hier die bundesweit einheitlichen Änderungen:

  • Senkung des Arbeitslosenversicherungsbeitragsatzes von 3,0 auf 2,5 Prozent

  • Erhöhung des Beitragssatzes zur Pflegeversicherung von 2,55 auf 3,05 Prozent

  • Der Zusatzbeitrag wird jeweils zur Hälfte vom Beschäftigten und dem Arbeitgeber getragen.

Beispiel:

Neue Bundesländer: Der Betrieb zahlt seinen Arbeitnehmern im Jahr 2019 wegen des 100-jährigen Firmenbestehens eine Jubiläumszuwendung. Mitarbeiter C. hat ein festes Monatsgehalt von 3.400 EUR. Seine Jubiläumszuwendung beträgt 15.000 EUR. 2018 wurden neben dem Gehalt keine Sonderzahlungen geleistet. C. hat in der Pflegeversicherung den Beitragszuschlag für Kinderlose zu zahlen (siehe hierzu § 55 Abs. 3 SGB XI sowie die Grundsätzlichen Hinweise zum Beitragszuschlag für Kinderlose und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft des GKV-Spitzenverbandes Bund vom 07.11.2017).

Auszahlung im März 2019:

Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Kranken/ Pflegeversicherung bis 31.03.2019:54.450 X 90 / 360 = 13.612,50 EUR
Beitragspflichtige Bezüge (mit Jubiläumszuwendung) bis 31.03.2019: 25.200,00 EUR

Da die beitragspflichtigen Bezüge die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in Kranken-/Pflegeversicherung übersteigen, ist die Einmalzahlung dem Dezember 2018 zuzuordnen. Dabei entfällt auf die Jubiläumszuwendung ein beitragspflichtiger Anteil in Kranken- und Pflegeversicherung von 12.300,00 EUR [= (4.425,00X12) - (3.400X12)], in Renten- und Arbeitslosenversicherung von 15.000,00 EUR [= (5.800X12) - (3.400X12), begrenzt auf Jubiläumszuwendung]. Unter Berücksichtigung dessen sind folgende Beiträge zu zahlen (es wird von einem kassenindividuellen Zusatzbeitrag von 0,9 Prozent ausgegangen):

VersicherungszweigBeitragssatzBeitrag
 ArbeitnehmerArbeitgeberArbeitnehmerArbeitgeber
Krankenversicherung8,200 %7,300 %1.008,60 EUR897,90 EUR
Pflegeversicherung1,525 %1,275 %187,58 EUR156,83 EUR
Rentenversicherung9,300 %9,300 %1.395,00 EUR1.395,00 EUR
Arbeitslosenversicherung1,500 %1,500 %225,00 EUR225,00 EUR
Insolvenzgeldumlage 0,06 % 9,00 EUR
Gesamtbeträge  2.816,18 EUR2.683,73 EUR

Auszahlung im April 2019:

Die Zuordnung zum April 2019 zieht in Kranken- und Pflegeversicherung folgenden beitragspflichtigen Anteil der Jubiläumszuwendung nach sich: in Kranken- und Pflegeversicherung: 4.550 EUR [= (4.537,50X4)-(3.400X4)] in Renten- und Arbeitslosenversicherung von 11.000 EUR [= (6.150X4) - (3.400X4)] nach sich.

Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze KV: 54.450 X 120 / 360 = 18.150,00 EUR
Laufendes Gehalt bis April = (3.400 X 4) 13.600,00 EUR
Beitragspflichtige Anteil der Jubiläumszuwendung =   4.550,00 EUR
In Renten - und Arbeitslosenversicherung ergibt sich folgender beitragspflichtiger Anteil: 73.800 X 120 / 360 = 24.600,00 EUR
Laufendes Gehalt bis April (3.400 X 4) = 13.600,00 EUR
Beitragspflichtiger Anteil der Jubiläumszuwendung =  11.000,00 EUR

Unter Berücksichtigung dessen ergeben sich folgende Beiträge (es wird von einem unveränderten kassenindividuellen Zusatzbeitrag von 0,9 Prozent ausgegangen):

VersicherungszweigBeitragssatzBeitrag
 ArbeitnehmerArbeitgeberArbeitnehmerArbeitgeber
Krankenversicherung7,750 %7,750 %352,63 EUR352,63 EUR
Pflegeversicherung1,775 %1,525 %80,76 EUR80,76 EUR
Rentenversicherung9,300 %9,300 %1.023,00 EUR1.023,00 EUR
Arbeitslosenversicherung1,250 %1,250 %137,50 EUR137,50 EUR
Insolvenzgeldumlage 0,060 % 6,60 EUR
Gesamtbeträge  1.593,89 EUR1.589,12 EUR

Ergebnis:

TextArbeitnehmerArbeitgeber
Beitragsbelastung bei Auszahlung der Jubiläumszuwendung im März 20192.816,18 EUR2.683,73 EUR
Beitragsbelastung bei Auszahlung der Jubiläumszuwendung im April 20191.593,89 EUR1.589,12 EUR
Differenz 1.222,29 EUR 1.094,61 EUR

Der Arbeitnehmer kann also durch entsprechende Festlegung des Auszahlungstermins rund 1.200 EUR, der Arbeitgeber fast 1.100 EUR einsparen. Dabei ist seitens des Arbeitnehmers zu bedenken, dass der geringeren Beitragsleistung entsprechend geringere Sozialleistungen gegenüberstehen und sich die geringere Belastung auch bei der Steuerberechnung auswirkt.

Praxistipp:

Die Abgabebelastung lässt sich außerdem vermindern, wenn statt der beitragspflichtigen Einmalzahlung eine Alternative gewählt wird.

So können dem Arbeitnehmer Vermögensbeteiligungen (wie Belegschaftsaktien) am eigenen Unternehmen bis zu 360 EUR im Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei gewährt werden. Ist die Zuwendung höher, ist der übersteigende Betrag abgabenpflichtig. Berücksichtigt werden muss, dass die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung voraussetzt, dass es sich um eine freiwillige, zusätzliche Leistung des Arbeitgebers handelt und diese nicht auf bestehende oder künftige Ansprüche angerechnet wird. Eine Entgeltumwandlung ist möglich, wenn der Arbeitnehmer auf künftiges Arbeitsentgelt verzichtet und dies arbeitsrechtlich zulässig ist. Wichtig ist es, die entsprechenden Aufzeichnungen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

Einzelheiten siehe auch Mitarbeiterkapitalbeteiligung.

5. Sondermeldung

Sofern eine Einmalzahlung beitragsrechtlich dem Vorjahr zuzuordnen ist, ist diese immer mit einer Sondermeldung zu melden. Dies gilt selbst dann, wenn die Jahresmeldung für das Vorjahr noch nicht abgegeben wurde. Dabei ist der Zeitraum 01.12. - 31.12. des Vorjahres und der Meldegrund 54 anzugeben.

6. Unfallversicherung

Die März-Klausel gilt nicht für die Unfallversicherung. Die Einmalzahlung muss immer den Jahr der Auszahlung zugeordnet werden.

7. Steuerrecht

Für die Lohnsteuer gilt ausschließlich das Zuflussprinzip. Daher wird die Einmalzahlung für deren Erhebung grundsätzlich dem Abrechnungszeitraum der Auszahlung zugeordnet. Dies führt bei Anwendung der Märzklausel für die Beiträge zu unterschiedlichen Beträgen im Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto.