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Stolpersteine - Entgeltunterlagen

 Information 

1. Allgemeines

Sobald sich ein Betriebsprüfer der Rentenversicherung oder ein Lohnsteuerprüfer des Finanzamtes ansagt, stellt sich die Frage, ob die erforderlichen Unterlagen auch vollständig vorhanden sind. Es ist daher sinnvoll, im Arbeitsalltag ständig darauf zu achten, welche Belege erforderlich sind und welche Vorschriften hinsichtlich der Dokumentation berücksichtigt werden müssen. Dies nicht zuletzt, weil Kontrollen unter bestimmten Voraussetzungen auch unangekündigt erfolgen können (z.B. Lohnsteuer-Nachschau oder Kontrollen durch die Zollbehörden).

Praxistipp:

Vollständige Entgeltunterlagen können das Unternehmen insbesondere vor Beitrags- und Steuernachforderungen schützen. Ebenso können Geldbußen vermieden werden.

2. Pflicht zur Führung von Entgeltunterlagen

Die Pflicht des Betriebes, Entgeltunterlagen vorzuhalten, resultiert aus verschiedenen gesetzlichen Vorschriften. Zu nennen sind z.B. die Beitragsverfahrensverordnung für die Sozialversicherung und § 42f EStG i.V.m. § 200 AO für die Lohnsteueraußenprüfung der Finanzverwaltung.

2.1 Sozialversicherung

Der Betrieb hat im Zusammenhang mit der Sozialversicherung seiner Mitarbeiter umfangreiche Pflichten. Es müssen sämtliche Unterlagen, die für deren Erfüllung erforderlich sind, bereitgehalten werden. Insbesondere sind Belege erforderlich, die

  • für die vom Arbeitgeber vorzunehmende Beurteilung von Versicherungspflicht und Versicherungsfreiheit in den einzelnen Versicherungszweigen von Bedeutung sind;

  • die Berechnung und die Zahlung von Beiträgen und Umlagen belegen;

  • die ordnungsgemäße Erfüllung der Meldepflichten nachweisen.

Die Aufzeichnungen müssen sicherstellen, dass bei einer Prüfung innerhalb einer angemessenen Zeit die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung festgestellt werden kann. Dafür hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache im Geltungsbereich des SGB Entgeltunterlagen zu führen (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Diese Pflicht bezieht sich auf alle Beschäftigungen, also auch auf versicherungs- und/oder beitragsfreie Beschäftigte, insbesondere auch auf geringfügig Beschäftigte (LSG Niedersachen-Bremen, 28.02.2018 - L 2 R 258/17). Einzelheiten siehe § 8 BVV und unten, 3.2 und 3.3. Verstöße gegen die Pflichten im Zusammenhang mit den Entgeltunterlagen können mit Bußgeldern geahndet werden (§ 111 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 und Abs. 4 SGB IV).

2.2 Lohnsteuer

Für die Überprüfung der Lohnsteuer sind alle Unterlagen wichtig, die

  • die Lohnsteuerpflicht dem Grunde nach belegen bzw. ausschließen (z.B. Arbeitsverträge - insbesondere mit Angehörigen, Werkverträge, Dienstverträge);

  • die Zulässigkeit einer Pauschalbesteuerung von Dienstverhältnissen (z.B. im Rahmen einer Aushilfsbeschäftigung) belegen;

  • die Höhe der Vergütung als Grundlage der Steuerberechnung nachweisen;

  • die ordnungsgemäße Zahlung der Steuer an das Finanzamt nachweisen.

2.3 Mindestlohn

Die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohnes wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollbehörden geprüft. Damit dies möglich ist, sind bei Mitarbeitern mit einer verstetigten regelmäßigen monatlichen Vergütung bis 2.958 EUR Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen; diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wurde nachweislich in den letzten zwölf Monaten ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 2.000 EUR gezahlt, entfällt die Aufzeichnungspflicht - ebenso wie bei Vergütungen über 2.958 EUR, die in den letzten zwölf Monaten nicht regelmäßig angefallen sind. Außerdem entfällt die Aufzeichnungspflicht bei Angehörigen des Arbeitgebers.

Praxistipp:

Die Einhaltung des Mindestlohnes wird auch von den Betriebsprüfern der Rentenversicherung überprüft, da sich die Sozialversicherungsbeiträge nicht nach dem tatsächlich gezahlten, sondern nach dem geschuldeten Arbeitsentgelt bemessen.

2.4 Abgabe zur Künstlersozialversicherung

Es besteht das Problem, dass die für die Berechnung der Abgabe maßgebenden Belege zu den Betriebsausgaben gehören und daher in der Regel dem Finanzwesen zugeordnet werden. Denn die Abgabepflicht entsteht, wenn Honorare an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlt werden. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob der Zahlungsempfänger tatsächlich nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz versichert ist oder nicht. Der Betrieb ist verpflichtet, Aufzeichnungen über Gagen, Ankaufspreise, Honorare, Tantiemen, Lizenzen, Zahlungen aus Kommissionsgeschäften, Sachleistungen, Preisgelder, Wettbewerbsgelder oder Ausfallhonorare zu führen.

Wie diese Aufzeichnungen geführt werden, ist dem Betrieb überlassen. Aus ihnen muss sich jedoch ergeben, wie die Meldungen an die Künstlersozialkasse begründet sind, wie die Abgabe berechnet wurde und welche Zahlungen erfolgt sind. Außerdem muss jederzeit ein Bezug zu den in diesem Zusammenhang relevanten Unterlagen (z.B. zur Rechnung des Künstlers) hergestellt werden können. Erfolgen mehrere Zahlungen an Künstler bzw. Publizisten, muss die Möglichkeit bestehen, diese in einer Liste zusammenzuführen. Die Aufzeichnungen müssen über das Jahr, in dem die Entgelte fällig geworden sind hinaus weitere fünf Jahre aufbewahrt werden.

Die Betriebsprüfungen erstrecken sich auch darauf, ob die Abgabe zur Künstlersozialversicherung rechtzeitig und vollständig entrichtet wurde. Dabei können auch Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung verlangt werden.

2.5 Datenschutz

Der Datenschutz und auch der Beschäftigten-Datenschutz wurden durch die DSGVO der EU und die Neufassung des BSDG mit Wirkung vom 25.05.2018 in vielen Punkten verändert. Der Beschäftigten-Datenschutz ergibt sich aufgrund der Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO aus § 26 BDSG. Aber auch bei Anwendung dieser Vorschrift sind die generellen Vorgaben der DSGVO und des BDSG zu beachten.

Die Verarbeitung (dazu gehören z.B. das Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Löschen und Vernichten) der Daten von Beschäftigten ist u.a. zulässig, soweit die Informationen im Zusammenhang mit der Begründung (Bewerbungsverfahren), der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Da es für die Führung der Entgeltunterlagen und die vorzuhaltenden Nachweise für die unter 2.1 bis 2.4 dargestellten Zwecke jeweils eine Rechtsgrundlage (siehe 2.) gibt, sind sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Daher ist die Datenverarbeitung erlaubt.

Die Verarbeitung von Informationen, die über die notwendigen Daten für das Personalwesen hinausgehen, erfordert jedoch die Einwilligung des Mitarbeiters.

Aufgrund Art. 17 Abs. 1 DSGVO ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche (also der Arbeitgeber) verpflichtet, personenbezogene Beschäftigtendaten unverzüglich zu löschen, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr gebraucht werden. Bei der Vielzahl der im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erhobenen Daten ist es sinnvoll, ein Löschkonzept zu erstellen. Hieraus sollten alle verarbeiteten Daten, die Form der Verarbeitung sowie die maßgebenden Aufbewahrungsfristen ersichtlich sein. Dieses kann dann in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 1 S. 2 Buchst. f DSGVO) aufgenommen werden.

Weitere Einzelheiten siehe die Stichwörter zum Thema Datenschutz: Datenschutz - Begriffsbestimmungen, Datenschutz - Datenverarbeitung, Datenschutz - Arbeitnehmerrechte, Datenschutz - Mitbestimmung und Datenschutz - Datenschutzbeauftragter).

3. Inhalt und Form der Entgeltunterlagen

Die Form, in der die Entgeltunterlagen geführt werden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Daher können sie sowohl manuell als auch elektronisch, im Rahmen des Abrechnungsprogramms, geführt werden. Im Fall der Prüfung muss sichergestellt werden, dass der Prüfer auf die entsprechenden Geschäftsvorfälle zugreifen kann. Es können auch Auswertungen nach den Vorgaben des Prüfers verlangt werden (siehe hierzu auch Betriebsprüfung - elektronisch unterstützt). Bestimmte Unterlagen müssen aber körperlich (z.B. in der Personalakte) vorhanden sein. Soweit Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen bestehen (die evtl. auch an verschiedenen Stellen des Betriebes aufbewahrt werden) sind sie durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden.

3.1 Persönliche Angaben

Damit die Unterlagen und Informationen eindeutig zugeordnet werden können, sind in den Entgeltunterlagen die persönlichen Angaben zu dokumentieren. Dies ist z.B. auch wegen Besonderheiten im Zusammenhang mit der Versicherungspflicht von Bedeutung. Zu den persönlichen Angaben gehören:

  • Familien- und Vorname des Mitarbeiters und ggf.

  • das betriebliche Ordnungsmerkmal;

  • das Geburtsdatum;

  • bei Ausländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes die Staatsangehörigkeit sowie der Aufenthaltstitel

  • die Anschrift.

3.2 Weitere Aufzeichnungen

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die erforderlichen Aufzeichnungen.

Aufzuzeichnen ist/sind: Bemerkung:
Der Arbeitnehmeranteil an den Beiträgen zur Sozialversicherung Ist für jeden Versicherungszweig getrennt auszuweisen
Beginn und Ende der BeschäftigungKann ggf. auch durch den Arbeitsvertrag und ggf. die Kündigung nachgewiesen werden
Beginn und Ende der Altersteilzeit 
Der Beitragsgruppenschlüssel 
Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und seine zeitliche Zuordnung Wichtig insbesondere für die Beurteilung der Versicherungspflicht bei Minijobbern und die Beurteilung der Versicherungsfreiheit bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze
Das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die Gefahrtarifstelle und die zeitliche Zuordnung Es handelt sich dabei um das Arbeitsentgelt im jeweiligen Kalenderjahr
Der Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b AltTzG (Beitragspflicht Rentenversicherung) Es handelt sich um den Betrag, aus dem der Arbeitgeber bei Altersteilzeit zusätzlich Beiträge zur Rentenversicherung zu zahlen hat
Die BeschäftigungsartBerufsbezeichnung, Voll- oder Teilzeit, Minijob etc.
Die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag n Krankenkasse oder Mini-Job-Zentrale
Angaben zur zeitlichen Dauer und zur Eigenart von Entsendungen 
Ggf. gezahltes Kurzarbeitergeld und die darauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen 80 Prozent der Differenz zwischen Soll- und Istentgelt
Die Daten, die neben den bereits aufgeführten Informationen für die Erstattung von Meldungen von Bedeutung sindZ.B. Tätigkeitsschlüssel
Angaben zur Versicherungsfreiheit oder zur Befreiung von der Versicherungspflicht Evtl. Bescheide darüber unbedingt aufbewahren
Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis 31.12.2009 Für diese Guthaben wurden keine Beiträge zur Unfallversicherung entrichtet; sie werden in der Freistellungsphase fällig

3.3 Unterlagen

Neben der Aufzeichnung von personenbezogenen Informationen besteht die Verpflichtung, Unterlagen bereitzuhalten. Diese dienen im Wesentlichen dem Zweck, die Aufzeichnungen zu belegen. Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, weitere Belege vorzuhalten.

Unterlage:Zweck/Bemerkung:
Erklärung eines Altersrentners nach Erreichen der Regelaltersgrenze zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit 
Aufzeichnungen über die ArbeitszeitKönnen im Rahmen eines allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrages oder des gesetzlichen Mindestlohnes sowie für die Beurteilung der Versicherungspflicht erforderlich sein. Außerdem Rückschluss auf das geschuldete und damit beitragspflichtige laufende Arbeitsentgelt möglich. Ausnahmen für die Aufzeichnungspflicht gelten nach der Mindestlohn-Dokumentationspflichtenverordnung
Arbeitsverträge Gilt insbesondere in Fällen, in denen die Zuordnung zweifelhaft sein kann, z.B. bei Angehörigen des Unternehmers
Bei Ausländern außerhalb der EU/des EWR sowie der Schweiz. Nachweis über Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel Kopie der Bescheinigung über die Aufenthaltsgestattung oder über die Aussetzung der Abschiebung eines Ausländers (wird von der Ausländerbehörde ausgestellt)
Bei Ausländern aus anderen Staaten der EU/des EWR sowie der Schweiz die Daten der Bescheinigungen A1Weisen ggf. die Zugehörigkeit zur Sozialversicherung des Heimatlandes aus
Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht bei MinijobbernDer Antrag ist beim Arbeitgeber zu stellen und verbleibt bei ihm.
Nachweis über die Befreiung von der Versicherungspflicht Z.B. Bescheid der Krankenkasse über die Befreiung; Antrag eines geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (Eingang des Antrages vermerken)
Nachweis über Elternschaft für Beitrag zur Pflegeversicherung Als Nachweis geeignet sind z.B. Geburtsurkunden, Kindergeldbescheide, Adoptionsurkunden etc. Im Zweifel Auskunft der Krankenkasse einholen!
Im Rahmen des Arbeitgeber-Ausgleichsverfahrens Unterlagen über die Arbeitsunfähigkeit, die Berechnung der Entgeltfortzahlung sowie evtl. Rückmeldungen der KrankenkasseDauer der Arbeitsunfähigkeit kann durch die ärztlichen Bescheinigungen nachgewiesen werden
Unterlagen über Eigenart und zeitliche Begrenzung einer Entsendung sowie die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach § 106 SGB IVZ.B. Entsendevertrag; Die Entsendebescheinigung A1 wird von der Krankenkasse oder der Rentenversicherung ausgestellt. Es ist vorgesehen, das Antrags- und Bescheinigungsverfahren künftig elektronisch abzuwickeln
Die schriftliche Erklärung des Verzichts auf die Rentenversicherungsfreiheit.Kommt in Betracht bei Personen, die eine Vollrente wegen Alters beziehen und die Regelaltersgrenze erreicht haben. Auf der Erklärung muss der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert werden.
Fahr-/ Reisekostenerstattungen Steuerfreiheit/ Pauschalbesteuerung ist auch für Beitragspflicht zur Sozialversicherung relevant
Fahrtenbücher der Dienstwagen Gilt insbesondere, wenn der Wagen auch privat genutzt wird
Prüfberichte und Bescheide des FinanzamtesAufgrund dessen werden ggf. von den Prüfern der Rentenversicherung Sozialversicherungsbeiträge nachberechnet
Erklärung des geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird Erklärung bezieht sich bei kurzfristiger Beschäftigung auf weitere kurzfristige Beschäftigungen im gleichen Kalenderjahr und bei Entgeltgeringfügigkeit auf weitere 450-EUR-Minijobs
Erklärung des Mitarbeiters zur Gleitzonenregelung, dass - auf die Anwendung in der Rentenversicherung verzichtet wird oder Antrag ist gegenüber dem Arbeitgeber abzugeben und daher bei den Entgeltunterlagen aufzubewahren
- die Gleitzonenregelung Anwendung finden soll Die Übergangsregelung in § 276b SGB VI betrifft Altfälle vor dem 01.01.2013. Schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers war möglich bis 31.12.2014
Berechnung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts bei Übergrenzern Berechnung ist für die Beurteilung von Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit erforderlich
Daten der KrankenkassenmeldungenKrankenkassenmeldungen kommen in Betracht bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen durch Mehrfachbeschäftigung. Meldungen erfolgen in elektronischer Form
Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug 
Daten der erstatteten MeldungenDie für den Arbeitgeber bestimmten Ausfertigungen zu den Unterlagen nehmen, soweit keine Dokumentation im Abrechnungsprogramm
Berechnung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts bei MinijobbernBerechnung ist im Rahmen einer Prognose vorzunehmen. Einzelheiten siehe Stolpersteine - Minijobs
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse 
Im Rahmen des U2 - Verfahrens (Entgeltfortzahlung bei Mutterschaft) Nachweis über Beschäftigungsverbote und SchutzfristenBescheinigung über Schwangerschaft und voraussichtlicher Entbindungstag sowie Geburtsurkunde. Ggf. Nachweis über ärztliches Beschäftigungsverbot.
Nachweis über eine bestehende private Krankenversicherung im In- und Ausland bei einem Minijob Der Nachweis dient der Bestätigung der Nichtzahlung von Pauschalbeiträgen zur Krankenversicherung.
Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen§ 2 NachwG; Verpflichtung entfällt, wenn ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen wurde, der die für die Niederschrift vorgeschriebenen Punkte enthält
Erklärung des Mitarbeiters zur Inanspruchnahme von Pflegezeit oder einer sonstigen Freistellung nach § 3 PflegeZGErklärung muss schriftlich erfolgen und die Angabe enthalten, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang die Freistellung in Anspruch genommen wird
Bescheinigung der Pflegekasse über Zeitraum des Bezuges von Pflegeunterstützungsgeld und dessen Höhe 
Unterlagen zur Art des Praktikums Ist von Bedeutung für die Frage, ob der Mindestlohn zu zahlen ist und für die Prüfung der Versicherungspflicht
Rentenbescheid Der Bescheid kann die besondere in der versicherungsrechtlichen Beurteilung belegen
Daten sonstiger Rückmeldungen der Krankenkassen Rückmeldungen erfolgen z.B. im Rahmen des Ausgleichsverfahrens in elektronischer Form
Unterlagen über ein Statusfeststellungsverfahren, mit dem von der Deutschen Rentenversicherung Bund geprüft wird, ob eine Beschäftigung i.S.d. Sozialversicherungsrechts vorliegt Aufzubewahren sind der Antrag, die Information über die der Rentenversicherung zur Verfügung gestellten Unterlagen sowie der Bescheid der Rentenversicherung
Bescheid des Finanzamtes, dass die vom Arbeitgeber übernommenen Studiengebühren steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind Unter diesen Voraussetzungen besteht auch keine Beitragspflicht zur Sozialversicherung
Beitragsbescheide der Unfallversicherung Damit soll der Betriebsprüfer in die Lage versetzt werden, die korrekte Beitragszahlung zur Unfallversicherung zu überprüfen
Bei Mitgliedern von berufsständischen Versorgungseinrichtungen Bescheid über die Befreiung von der Versicherungspflicht Wird von der Rentenversicherung ausgestellt
Nachweis über die Versicherungsfreiheit Z.B. Berechnung der Jahresarbeitsentgeltgrenzen und -Nachweise über den Status des Mitarbeiters (z.B. Schüler, Hausfrau etc.) soweit er versicherungsrechtliche Bedeutung hat (insbesondere bei kurzfristiger Beschäftigung)
Bescheide der Einzugsstelle (Krankenkasse oder Mini-Job-Zentrale) bzw. des Rentenversicherungsträgers über die Feststellung der Versicherungspflicht 
Erklärung zum Verzicht auf die Auszahlung zustehender Entgeltansprüche Zur Zulässigkeit eines Verzichts und dessen Auswirkungen auf die Steuer- und Beitragspflicht siehe Arbeitsentgelt - Verzicht und finanzielle Folgen
Erklärung zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit bei geringfügiger Beschäftigung Betrifft Altfälle mit Beschäftigungsbeginn vor dem 01.01.2013
Immatrikulationsbescheinigung bei WerkstudentenGgf. erforderlich, um Versicherungsfreiheit in Kranken, - Pflege und Arbeitslosenversicherung zu belegen