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Abmahnung - Aufbau und Inhalt

 Information 

1. Allgemeines

Der Arbeitgeber muss einen Arbeitnehmer in vielen Fällen abmahnen, bevor er eine außerordentliche oder verhaltensbedingte Kündigung ausspricht. Die Abmahnung ist gewissermaßen der "Warnschuss" vor dem letzten Schritt: Kündigung. Das KSchG kennt den Begriff "Abmahnung" zwar nicht. Da unser Kündigungsschutzrecht aber ein Recht der Leistungsstörung ist, muss dem Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung diese Leistungsstörung vor der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses eindeutig vor Augen geführt werden.

Praxistipp:

Es gibt Sachverhalte, in denen keine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Das ist in der Regel bei besonders schweren Pflichtverstößen - zum Beispiel bei einer Straftat - oder dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten voraussehbar auch nach einer Abmahnung nicht ändern wird. Viele Kündigungsschutzprozesse gehen verloren, weil der Arbeitgeber nicht oder nicht richtig abgemahnt hat. Wenn kein eindeutiger Sachverhalt vorliegt, der eine Abmahnung entbehrlich macht, sollte sich der Arbeitgeber im Zweifelsfall immer für die Abmahnung entscheiden.

Eine erfolgreiche Abmahnung setzt die Einhaltung eines bewährten Aufbauschemas voraus. Dabei sind fünf Schritte zu gehen, bei denen alle Funktionen der Abmahnung sauber abgearbeitet werden müssen. Nach der Schilderung des festgestellten Sachverhalts folgt seine Wertung als Vertragsverletzung. Ihr schließt sich die Aufzählung der verletzten Pflichten an, die den nächsten Schritt möglich macht: die Aufforderung an den Mitarbeiter, sich in Zukunft an die Regeln zu halten. Am Schluss kommt die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Der Arbeitnehmer muss wissen, was ihm passiert, wenn er seine arbeitsvertraglichen Pflichten wieder missachtet. Und das ist im Regelfall seine Kündigung.

2. Aufbauschema

Damit eine Abmahnung vor Gericht Erfolg hat, muss sie so aufgebaut sein, dass sie ihre drei Funktionen erfüllt. Dabei sind fünf aufeinander folgende Schritte zu gehen, die sehr sorgfältig zurückgelegt werden müssen:

  1. 1. Schritt:

    Genaue Schilderung des Sachverhalts (Dokumentations- und Beweisfunktion)

  2. 2. Schritt:

    Eindeutige Wertung des Verhaltens als Vertragsverletzung

  3. 3. Schritt:

    Aufzählung der verletzten Pflichten (Erinnerungs- und Hinweisfunktion zusammen mit dem 2. Schritt)

  4. 4. Schritt:

    Aufforderung zu künftigem vertragsgemäßen Verhalten

  5. 5. Schritt:

    Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen (Ankündigungs- und Warnfunktion zusammen mit dem 4. Schritt)

In den nachfolgenden Gliederungspunkten werden die einzelnen Schritte näher erläutert:

3. Die Sachverhaltsschilderung

Die schriftliche Abmahnung beginnt mit der konkreten Schilderung des Sachverhalts. Hier sind alle Tatsachen so genau anzugeben, dass die vorgeworfene Pflichtverletzung allein aus dem Geschriebenen erkennbar wird. Die Abmahnung ist zwar in erster Linie für den Arbeitnehmer bestimmt, sie kann aber irgendwann Gegenstand eines Arbeitsgerichtsprozesses werden.

Praxistipp:

Die Abmahnung sollte immer so geschrieben werden, dass ein fremder Dritter, der mit der Sache überhaupt nichts zu tun hat, erkennen kann, worum es geht. Wer dabei Erfolg haben will, sollte seinen Text durch die Brille eines Arbeitsrichters begucken, der irgendwann über die Rechtmäßigkeit der Abmahnung entscheiden wird.

In die Sachverhaltsschilderung gehören alle Fakten, die für die Feststellung der gerügten Pflichtverletzung wesentlich sind. D.h. insbesondere: das Verhalten des abzumahnenden Mitarbeiters, das Verhalten anderer Personen, die Auswirkungen des Verhaltens, die Namen der Beteiligten und Zeit und Ort des Fehlverhaltens.

Beispiel:

Abmahnungsgrund: Verstoß gegen ein betriebliches Alkoholverbot:

"Sehr geehrte Frau Müller,

Sie sind am von Ihrer Vorgesetzten, der Büroleiterin Ines Drinkmann, dabei beobachtet worden, wie Sie in der Mittagspause Alkohol zu sich genommen haben. Sie leerten gegen 12:30 Uhr innerhalb weniger Minuten zwei Minifläschchen Korn mit jeweils 0,02 l Inhalt und gingen dann an ihren Arbeitsplatz zurück."

4. Die Wertung des Verhaltens als Vertragsverletzung

Nach der Sachverhaltsschilderung ist das Verhalten des Arbeitnehmers als Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten zu werten. Der Arbeitgeber spricht mit dieser Wertung sein Urteil über das Fehlverhalten aus. Er rügt es als vertragswidrig und weist seinen Arbeitnehmer auf diese Vertragswidrigkeit hin.

Beispiel:

Abmahnungsgrund: s.o.

"Ihr vorgenanntes Verhalten stellt eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar."

5. Die Aufzählung der verletzten Pflichten

An die Wertung schließt sich die Aufzählung der betroffenen Pflichten an. Diese Pflichten können sich aus dem schriftlichen Arbeitsvertrag, einer Arbeitsanweisung, Gesetzen, Rechtsverordnungen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, Unfallverhütungsvorschriften etc. ergeben.

Beispiel:

Abmahnungsgrund: s.o.

"Wir haben im Rahmen unseres Direktionsrechts im gesamten Büro ein Alkoholverbot angeordnet. Sie sind an dieses Alkoholverbot gebunden. Sie werden im Publikumsverkehr eingesetzt und haben Kontakt mit Kunden, die sich durch Alkoholgeruch abgestoßen fühlen. Schließlich werden Sie unter Alkoholeinfluss kaum in der Lage sein, wichtige Telefonate mit unseren Außendienstmitarbeitern zu führen und die hochwertigen PC-Programme zu bedienen."

Sofern kein Verstoß gegen eine schriftliche Vereinbarung vorliegt, kann die Abmahnung auch allgemein formuliert werden: ("Sie sind aufgrund Ihres Arbeitsvertrages gehalten, ...").

6. Die Aufforderung zum vertragsgemäßen Verhalten

Sinn und Zweck einer Abmahnung ist es, den Arbeitnehmer wieder zu vertragsgemäßem Verhalten zurückzuführen. Es ist daher ganz wichtig, ihn konkret dazu aufzufordern. Um sicher zu gehen, sollte man es nicht bei einer bloßen Aufforderung lassen. Es ist sinnvoll, dem Arbeitnehmer eine genaue Handlungsanleitung mit auf den Weg zu geben. Er muss allein aus der Abmahnung erkennen können, was in Zukunft von ihm erwartet wird.

Beispiel:

Abmahnungsgrund: s.o.

"Wir fordern Sie hiermit auf, Ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag in Zukunft ordentlich zu erfüllen. Wir verlangen von Ihnen insbesondere, dass Sie unser Alkoholverbot strikt beachten und jeglichen Konsum alkoholischer Getränke unmittelbar vor oder während der Arbeitszeit unterlassen. Sollten Sie in Ihrer Freizeit Alkohol zu sich nehmen, erwarten wir, dass Sie dies in einem Maße tun, das Ihren Arbeitseinsatz und Ihre Tätigkeit bei uns nicht beeinträchtigt!".

7. Die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen

Die Abmahnung unterscheidet sich von anderen Rügen dadurch, dass sie konkrete Folgen für die Wiederholung des abgemahnten Verhaltens ankündigt. Daher sind die in Aussicht gestellten Konsequenzen am besten gleich so genau anzudrohen, wie man sie später realisieren will.

Beispiel:

Abmahnungsgrund: s.o.

"Sollte Ihr Verhalten erneut Anlass zur Beanstandung geben und Sie ein weiteres Mal gegen das Alkoholverbot verstoßen, müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen."

Allgemeinplätze, etwa "Wenn sich Ihr Verhalten nicht bald bessert, muss etwas passieren!", sind rechtlich unerheblich, da sich der Abgemahnte ja auf eine bestimmte Rechtsfolge einstellen und sein Verhalten gerade deswegen ändern soll.

8. Rechtsprechungs-ABC

An dieser Stelle werden einige der interessantesten Entscheidungen zum Thema Aufbau und Inhalt einer Abmahnung in alphabetischer Reihenfolge nach Stichwörtern geordnet hinterlegt:

8.1 Konkretisierung

Auch wenn ein Verhalten an sich geeignet ist, eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen - in der Regel geht das nicht ohne vorherige Abmahnung. Doch selbst dann, wenn der Arbeitgeber zuvor abgemahnt hat (und diese Abmahnung aber wieder aus der Personalakte entfernen musste), reicht nicht jede "Abmahnung": Aus den vorausgehenden Abmahnungen muss sich für den Arbeitnehmer klar erkennen lassen, welche konkreten Verhaltensmaßnahmen ihm der Arbeitgeber vorgibt (BAG, 23.06.2009 - 2 AZR 283/08 - hier: Pressefotograf, der sich an einem Unfallort nach Aufforderung durch die Polizei nicht als Pressefotograf ausgewiesen hatte und deshalb einen Platzverweis bekam).

8.2 Quantitative Minderleistung

Für den Arbeitgeber ist bei einer quantitativen Minderleistung oft nur schwer ersichtlich, worauf sie beruht - insbesondere bei Außendienstmitarbeitern im Vertriebsbereich. Die Anforderungen an die Konkretisierung der in einer Abmahnung enthaltenen Rüge müssen sich an dem orientieren, was der Arbeitgeber wissen kann. Bei der quantitativen Minderleistung sind das die Arbeitsergebnisse und ihr Zurückbleiben hinter den Leistungen vergleichbarer Mitarbeiter, verbunden mit der Rüge des Arbeitgebers, dass der Abgemahnte aus seiner Sicht seine eigene Leistungsfähigkeit pflichtwidrig nicht ausschöpft. Ob das wirklich so ist, ist dann unter Umständen im Abmahnungsprozess zu klären (BAG, 27.11.2008 - 2 AZR 675/07 - mit dem Hinweis, dass die Klärung dann nach den vom BAG entwickelten Grundsätzen zur Kündigung wegen Minderleistung zu erfolgen hat).

 Siehe auch 

Abmahnung - Allgemeines

Abmahnung - Kündigungsvorbereitung

Abmahnung - Mitbestimmung

Abmahnung - Rechtsschutz

Kündigung - außerordentliche: Ultima Ratio

Kündigung - verhaltensbedingt