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Stolpersteine - Reisekosten

 Information 

1. Allgemeines

Seit dem Jahreswechsel 2013/2014 gilt ein neues steuerliches Reisekostenrecht. Ziel der Neuregelung war, die Bestimmungen für die Beteiligten einfacher und einheitlich zu machen. Die geänderten Bestimmungen wirken sich auch bei der Beitragspflicht zur Sozialversicherung aus. Viele Arbeitnehmer können von den höheren Freibeträgen für Spesen, aber auch von den geänderten Regelungen für die Fahrten zum Betrieb profitieren. Mit der Neuregelung entfällt die - zum Teil aufwändige - Prüfung, wo der Arbeitnehmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit hat. Lesen Sie, was bei der Umsetzung zu beachten ist und wie Sie Fehler vermeiden können.

2. Erste Tätigkeitsstätte

2.1 Grundsätzliches

Hinsichtlich der als Werbungskosten steuerfrei belassenen Aufwendungen für den Weg zur Arbeitsstätte gibt es nur noch eine erste Tätigkeitsstätte (bisher "regelmäßige Arbeitsstätte") je Arbeitsverhältnis. Bei der ersten Tätigkeitsstätte muss es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung außerhalb der eigenen Wohnung handeln. Ein Homeoffice kann nach Auffassung der Finanzverwaltung nie erste Tätigkeitsstätte sein. Im Gesetz (§ 9 Abs. 4 EStG) findet dies allerdings keinen Niederschlag.

Entscheidend ist, welcher Arbeitsstätte der Mitarbeiter dauerhaft aufgrund der arbeitsrechtlichen Festlegungen zugeordnet ist. Eine Festlegung des Arbeitsortes im Arbeitsvertrag ist keine Zuordnung in diesem Sinne, wenn der Arbeitgeber schriftlich gegenüber seinem Mitarbeiter oder in einer Reisekostenrichtlinie erklärt, dass dadurch keine Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfolgen soll. Die Zuordnung in diesem Sinne muss ausdrücklich schriftlich oder mündlich erfolgen. Wurde sie allein aus tariflichen oder organisatorischen Gründen vorgenommen, ist dies nicht ausreichend. Eine "dauerhafte" Zuordnung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer unbefristet oder für einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten der jeweiligen Tätigkeitsstätte zugeordnet ist.

Praxistipp:

Nach der Rechtsprechung des BFH liegt eine dauerhafte Zuordnung auch vor, wenn der Arbeitnehmer für die Dauer des Arbeitsverhältnisses an dieser Tätigkeitsstätte arbeiten soll. Dies spielt insbesondere auch bei Ausbildungsverhältnissen eine Rolle, da diese in der Regel auf eine Dauer von weniger als 48 Monaten befristet sind (BFH, 27.02.2014 - III R 60/13). Darüber hinaus hat der BFH zum bis 31.12.2013 geltenden alten Reisekostenrecht entschieden, dass es auch bei einem Probearbeitsverhältnis bzw. einem befristeten Arbeitsverhältnis eine regelmäßige Arbeitsstätte gab (BFH, 06.11.2014 - VI R 21/14; BFH, 10.12.2015 - VI R 7/15; BFH, 16.12.2015 - VI R 6/15). Die Entscheidungen dürfte auch auf die erste Tätigkeitsstätte im Sinne des neuen Rechts übertragbar sein (siehe auch § 9 Abs. 4 S. 3 EStG).

Für die Beurteilung, ob es sich um eine dauerhafte Zuordnung handelt, ist im Zweifel eine Prognose erforderlich. Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch bei einem anderen Unternehmen, wie z.B. bei einem Kunden, bestehen, wenn die genannten Kriterien erfüllt sind.

Der Heimatflughafen, der einem Piloten von seinem Arbeitgeber unbefristet zugewiesen wird und an dem er seine Einsätze regelmäßig beginnt und beendet, ist dessen erste Tätigkeitsstätte (FG Hamburg, 13.10.2016 - 6 K 20/16 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 40/16 anhängig). Dies gilt auch, wenn die Fluggesellschaft nach dem Arbeitsvertrag berechtigt ist, den Piloten auch von anderen Orten aus einzusetzen. Auch nach einem Urteil des FG Hessen (23.02.2017 - 1 K 1824/15) ist bei Piloten und Flugbegleitern erste Tätigkeitsstätte der Flughafen, dem die Mitarbeiter arbeitsvertraglich zugewiesen sind (Revision unter dem Az. VI R 17/17 anhängig). Außerdem ist ein Verfahren beim BFH anhängig, bei dem es um die Frage geht, ob für einen Arbeitnehmer, der von einem mit dem Flughafenbetreiber verbundenen Unternehmen an täglich wechselnden Kontrollstellen zur Durchführung von Sicherheitskontrollen eingesetzt wird, das Flughafengelände erste Tätigkeitsstätte ist (Az. VI R 12/17).

Streifenpolizisten haben an ihrer Dienststelle (Polizeirevier), die sie täglich anfahren, ihre erste Tätigkeitsstätte, auch wenn sie den Großteil ihrer Zeit im Einsatzwagen Streife fahren (FG Niedersachsen, 24.04.2017 - 2 K 168/16 - Revision anhängig unter dem Az. VI R 27/17).

Ein Leiharbeitnehmer hat an dem Sitz des Entleihers keine erste Tätigkeitsstätte. Hintergrund ist u. a., dass eine Arbeitnehmerüberlassung nach § 1 Abs. 1 S. 2 AÜG nur vorübergehend zulässig ist. Die steuerrechtliche Beurteilung muss dieser arbeitsrechtlichen Regelung folgen, so dass auch für die Anwendung des EStG keine dauerhafte Zuordnung zum Betriebssitz des Entleihers erfolgt und daher dort keine erste Tätigkeitsstätte besteht (FG Niedersachsen, 30.11.2016 - 9 K 130/16 - Revision beim BFH unter dem Az.VI R 6/17 anhängig).

Praxistipp:

Arbeitet der Mitarbeiter an mehreren Orten, kann der Arbeitgeber darunter eine erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob dort der Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit ist. Dies bietet steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten; eine missbräuchliche Nutzung wird allerdings durch § 42 AO verhindert. Günstig kann es für den Mitarbeiter sein, wenn dann die Betriebsstätte als erste Tätigkeitsstätte festgelegt wird. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer zumindest gelegentlich dort tätig wird (z.B. um Stundenzettel, Urlaubsanträge etc. einzureichen).

2.2 Zuordnung nach quantitativen Merkmalen

Wurde keine entsprechende Regelung getroffen, wird die erste Tätigkeitsstätte nach quantitativen Gesichtspunkten bestimmt: Maßgebend ist dann die Niederlassung, an der der Mitarbeiter dauerhaft

  • typischerweise arbeitstäglich, oder

  • an mindestens zwei Arbeitstagen wöchentlich oder

  • ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit tätig ist.

Die Zuordnung nach diesen Kriterien kann nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer an dieser betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt. Sucht er dagegen die Niederlassung nur auf, um z.B. Aufträge abzuholen oder um an Besprechungen teilzunehmen, führt dies nicht zu einer nach quantitativen Merkmalen festgelegten ersten Tätigkeitsstätte.

Für Arbeitnehmer, die ihre berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, findet für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Gebiet die Entfernungspauschale Anwendung.

2.3 Keine Zuordnung

Ist auch nach quantitativen Merkmalen keine Zuordnung vorzunehmen, hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Dann ist er außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Allerdings ist § 9 Abs. 4 S. 4 EStG zu beachten: Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer dauerhaft typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. In diesem Zusammenhang wurde - zum alten, bis 2013 geltenden Recht - entschieden, dass ein Außendienstmitarbeiter, der täglich mit seinem privaten PKW zum Betrieb fährt, von dort aus mit einem Dienstwagen die einzelnen Einsatzorte anfährt und kurz vor Feierabend nochmal zum Betrieb zurückkehrt, keine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb hat (BFH, 31.08.2016 - VI R 14/16). Ebenso hat eine Zugbegleiterin keine regelmäßige Arbeitsstätte, auch wenn ihr Dienst täglich am gleichen Bahnhof beginnt und endet (FG Rheinland-Pfalz, 23.11.2016 - 2 K 2581/14).

Praxistipp:

Wichtig und sinnvoll ist es, die Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte nachvollziehbar zu dokumentieren (z.B. im Arbeitsvertrag oder einem Vermerk in der Personalakte). Eine Negativfeststellung (dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat) ist nicht zulässig.

2.4 Sammelpunkt

Die Entfernungspauschale (siehe 2.4) ist auch anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers einen so genannten Sammelpunkt aufsuchen muss. Dieser liegt vor, wenn der Arbeitnehmer zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufsucht (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG). Dies ist nicht der Fall, wenn das Aufsuchen einer solchen betrieblichen Einrichtung an nur einem Tag in der Woche erfolgt (FG Nürnberg, 13.05.2016 - 4 K 1536/15). Eine typischerweise arbeitstägliche Anfahrt zu einem Sammelpunkt ist laut FG Sachsen anzunehmen, wenn zwar die Anfahrt nicht an jedem Arbeitstag stattfindet, jedoch immer dann, wenn der Arbeitnehmer von seinem Wohnort aufbricht, um seine Arbeit binnen eines Tages oder längerwährend auf einer Baustelle zu verrichten (FG Sachsen, 14.03.2017 - 8 K 1870/16). Das Revisionsverfahren gegen diese Entscheidung wurde durch Beschluss des BFH für erledigt in der Hauptsache erklärt.

2.5 Bedeutung der Zuordnung

2.5.1 Allgemeines

Die Wahl der ersten Tätigkeitsstätte kann erhebliche Auswirkungen für den Arbeitnehmer haben: Alle dienstlich veranlassten Einsätze außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte werden steuerrechtlich als berufliche Auswärtstätigkeiten gewertet.

Die steuerliche Berücksichtigung der Aufwendungen im Zusammenhang mit der ersten Tätigkeitsstätte löst nur einen beschränkten Werbungskostenabzug aus: Für die Fahrten kann steuerlich im Rahmen des Werbungskostenabzuges lediglich die Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer angesetzt werden. Außerdem ist die Pauschale auf 4.500,00 EUR begrenzt (Ausnahme: Nutzung eines Kfz.). Die Begrenzung auf 4.500,00 EUR gilt auch, wenn mehrere Verkehrsmittel benutzt werden (FG Münster, 02.04.2014 - 11 K 2574/12 E). Es begegnet keinen verfassungsrechtlichen Bedenken, dass höhere tatsächliche Belastungen mit der Entfernungspauschale abgegolten sind (BFH, 15.11.2016 - VI R 4/15). Ebenso sieht das Gericht den Gleichheitsgrundsatz nicht dadurch verletzt, dass bei Benutzung eines eigenen PKWs nicht die tatsächlichen Kosten, sondern nur 0,30 EUR pro Entfernungskilometer angesetzt werden dürfen, bei öffentlichen Verkehrsmitteln aber die gesamten Aufwendungen. Diese unterschiedliche Behandlung werde getragen von dem Recht des Gesetzgebers, außerfiskalische Förderungs- und Lenkungsziele aus Gründen des Gemeinwohls zu fördern. Mit den bestehenden Regelungen werde dem Umstand Rechnung getragen, dass öffentliche Verkehrsmittel gegenüber dem Individualverkehr umweltfreundlicher sind. Deren Privilegierung sei daher aus umwelt- und verkehrspolitischen Gründen gerechtfertigt. Eine Verfassungsbeschwerde gegen das Urteil des BFH wurde nicht zur Entscheidung angenommen (BVerfG, 07.07.2017 - 2 BvR 308/17).

Bei den Beiträgen zur Sozialversicherung wirkt sich die Entfernungspauschale nicht mindernd aus. Ebenso können keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

Nach der ersten Tätigkeitsstätte richtet sich bei Stellung eines Dienstfahrzeuges auch für private Zwecke der steuerpflichtige geldwerte Vorteil. Er gilt auch für die Beitragsberechnung zur Sozialversicherung.

2.5.2 Jobticket

Arbeitgeberleistungen (Sachbezüge und Zuschüsse), für Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder zu einem vom Arbeitgeber festgelegten Sammelpunkt mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr sind ab 01.01.2019 unbegrenzt steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Beteiligung des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geleisteten Arbeitsentgelt erfolgt. Außerdem gilt dies auch für private Fahrten des Arbeitnehmers (§ 3 Nr. 15 EStG).

Die Steuerbegünstigung dient dem Ziel, Arbeitnehmer verstärkt zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr zu veranlassen und somit die durch den motorisierten Individualverkehr entstehenden Umwelt- und Verkehrsbelastungen sowie den Energieverbrauch zu senken. Die private Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel außerhalb des öffentlichen Personennahverkehrs wird nicht von der Steuerbefreiung umfasst (BT-Drs. 19/5595 S. 82).

Begünstigt werden Sachbezüge (der Arbeitgeber stellt Fahrausweise unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung), Zuschüsse des Arbeitgebers zum Erwerb von Fahrausweisen sowie Leistungen Dritter, die mit Rücksicht auf das Dienstverhältnis erbracht werden. Die Steuerbefreiung gilt auch in Fällen, in denen der Arbeitgeber nur mittelbar an der Vergünstigung (etwa durch Abschluss eines Rahmenabkommens) beteiligt ist. Die Steuerfreiheit gilt nicht, wenn das Ticket durch Entgeltumwandlung finanziert wird.

Die Nutzung anderer Verkehrsmittel, wie z. B. der eigene PKW oder das Taxi, sind nicht begünstigt. Der steuerfreie Betrag wird auf die Entfernungspauschale angerechnet.

2.5.3 Abgeltungswirkung, Unfallschäden

Grundsätzlich sind mit der Entfernungspauschale alle Kosten für den Weg zur Arbeit und zurück abgegolten (vgl. § 9 Abs. 2 EStG). Nach dem BMF-Schreiben vom 31.10.2013 - IV C 5 - S 2351/09/10002 (Abschnitt 4) können jedoch Kosten für Unfälle auf diesen Wegen zusätzlich als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Im Gegensatz dazu hat das FG Rheinland-Pfalz (23.02.2016 - 1 K 2078/15) entschieden, dass auch außergewöhnliche PKW-Kosten mit der Entfernungspauschale abgegolten sind. Dies gelte neben den entstehenden Reparaturkosten auch für in diesem Zusammenhang entstehende Krankheitskosten. Es wird aber allgemein erwartet, dass die Entscheidung des FG Rheinland-Pfalz nichts an der Praxis der Finanzverwaltung ändert. Die Bundesregierung hat sich auf eine parlamentarische Anfrage wie folgt geäußert: "Aus Billigkeitsgründen wird es von der Verwaltung ausnahmsweise jedoch nicht beanstandet, wenn Aufwendungen für die Beseitigung eines Unfallschadens bei einem Verkehrsunfall neben der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung für diese Billigkeitsregelung ist, dass der Verkehrsunfall sich auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, auf einer Umwegfahrt zum Betanken des Fahrzeuges oder zur Abholung der Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft ereignet hat und nicht unter Alkoholeinfluss geschehen ist" (BR-Drs. 18/8523 vom 17.05.2016 S. 35). Erstattet der Arbeitgeber solche Kosten, besteht weder Steuerfreiheit noch ist eine Pauschalbesteuerung zulässig.

2.5.4 Einzelfälle

Bei einem Studium im Rahmen einer Offiziersausbildung ist die Universität der Bundeswehr als erste Tätigkeitsstätte anzusehen und daher ist für die Fahrten dorthin die Entfernungspauschale anzusetzen (FG Hamburg, 26.04.2016 - 2 K 160/14). Maßgebend ist nach der Entscheidung, dass das Studium an der Bundeswehruniversität integraler Bestandteil der Offiziersausbildung im Truppendienst ist. Habe der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, könne er die Pauschale für die weiter entfernte Wohnung geltend machen, wenn sich dort der Mittelpunkt seiner Lebensinteressen befinde. Der Umstand, dass das Studium befristet ist, stehe der Annahme einer regelmäßigen Arbeitsstätte nicht entgegen (siehe aber: BFH, 09.02.2012 - VI R 42/11 und VI R 44/10).

Zur Frage, ob die Entfernungspauschale auch für Tage anzusetzen ist, an denen der Steuerpflichtige nur eine Strecke zwischen erster Tätigkeitsstätte und Wohnung zurücklegt (hier: Flugbegleiter bei mehrtägigem Einsatz), ist unter dem Az. VI R 42/17 ein Revisionsverfahren beim BFH anhängig (Vorinstanz: FG Münster, 14.07.2017 - 6 K 3009/15 E).

Eine Erstattung von Fahrkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann nicht pauschal versteuert werden, wenn eine Gehaltsumwandlung vorliegt (FG Düsseldorf, 24.05.2018 - 11 K 3448/15 H [L]).

Ein größeres, räumlich geschlossenes Gebiet ist als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, wenn es sich um ein zusammenhängendes Gelände des Arbeitgebers handelt, auf dem der Arbeitnehmer auf Dauer und mit einer gewissen Nachhaltigkeit tätig wird. Bei einem Werksbahn-Lockführer ist das Schienennetz eine dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, das die erste Tätigkeitsstätte bildet. Dem steht der Umstand, dass das Einsatzgebiet eine Strecke durch mehrere Ortschaften umfasst und die betrieblichen Einrichtungen teilweise nur durch das Schienennetz verbunden sind, nicht entgegen (FG Köln, 11.07.2018 - 4 K 2812/17 - Revision zugelassen). Fahrkosten können steuerfrei nur im Rahmen der Entfernungspauschale erstattet werden.

Während einer Bildungsmaßnahme, die in eine Zeit der Arbeitslosigkeit fällt, hat der Teilnehmer in der Bildungseinrichtung seine erste Tätigkeitsstätte. Dies gilt zumindest, wenn die Maßnahme länger als drei Monate dauert (FG Nürnberg, 09.05.2018 - 5 K 167/17 - Revision beim BFH anhängig unter dem Az. VI R 24/18).

Bei einer längeren Entsendung ins Ausland, bei der der Mitarbeiter dem Direktionsrecht des ausländischen Unternehmens untersteht, liegt eine erste Tätigkeitsstätte im Ausland vor. Daher können Reisekosten nicht steuerfrei ersetzt werden. Berücksichtigt werden kann aber die Entfernungspauschale (FG Niedersachsen, 19.04.2018 -5 K 262/16 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 21/18 anhängig).

3. Einsätze außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte

3.1 Grundsätzliches

Für dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeiten können die entstehenden Reisekosten steuerfrei ersetzt werden. Eine solche Tätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter weder in seiner Wohnung noch in einer ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Reisekosten sind Fahrtkosten, Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Soweit der Betrieb keine Kosten erstattet, kann der Arbeitnehmer diese im Rahmen der festgelegten Höchstgrenzen als Werbungskosten steuermindernd geltend machen.

Bei einer längeren Entsendung ins Ausland, bei der der Mitarbeiter dem Direktionsrecht des ausländischen Unternehmens untersteht, liegt eine erste Tätigkeitsstätte im Ausland vor. Daher können Reisekosten nicht steuerfrei ersetzt werden. Berücksichtigt werden kann aber die Entfernungspauschale (FG Niedersachsen, 19.04.2018 - 5 K 262/16 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 21/18 anhängig).

3.2 Fahrtkosten

Für die Fahrten können die für das benutzte Verkehrsmittel entstehenden Kosten steuerfrei erstattet werden. Soweit die Fahrten mit dem eigenen PKW des Arbeitnehmers durchgeführt werden, können die anteiligen Gesamtkosten für das Fahrzeug erstattet werden.

Praxistipp:

Sie sollten Nachweise über die Gesamtkosten und die jährliche Fahrleistung verlangen und zu den Entgeltunterlagen nehmen!

Alternativ können die festgelegten, höchsten Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz berücksichtigt werden. Zurzeit gilt dafür ein Kilometersatz von 0,30 EUR.

Praxistipp:

Geht die Erstattung über die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die Kilometerpauschale hinaus, ist der Mehrbetrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Wird für Mitarbeiter vom Arbeitgeber eine Sammelbeförderung zur Verfügung gestellt, weil diese an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebietes eingesetzt werden, ist diese steuerfrei (§ 3 Nr. 32 EStG, BMF-Schreiben vom 19.05.2015 - IV C 5 - S 2353/15/10002).

Mitnahmepauschalen (=Erhöhung des Kilometersatzes für jede mitgenommene Person) können seit der Reform des Reisekostenrechts zum 01.01.2014 nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden; dies gilt auch für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst (FG Rheinland-Pfalz, 08.11.2016 - 3 K 2578/14).

Praxistipp:

Nach der Rechtsprechung sind Reisekosten, die der Arbeitgeber erstattet, nur dann steuerfrei, wenn zeitnah Unterlagen erstellt und aufbewahrt werden, anhand derer die Steuerfreiheit zweifelsfrei nachgeprüft werden kann (FG Saarland, 24.05.2017 - 2 K 1082/14). Nicht ausreichend ist es, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer übereinstimmend bestätigen, dass die Kosten per Einzelabrechnung und unterhalb der zulässigen Pauschalbeträge erstattet wurden. Insbesondere muss sich aus den Unterlagen ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe die Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Nebenkosten erstattet wurden. Die grundsätzlich zulässige Aufzeichnung der ausgezahlten Beträge im Lohnkonto (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LSTDV) ist nicht ausreichend.

Müssen Mitarbeiter oft reisen, stellt sich oft die Frage, wie das Unternehmen Kosten sparen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es sinnvoll, dem Arbeitnehmer eine Bahncard zur Verfügung zu stellen. Für die steuerliche Behandlung ist es wichtig, ob auf der Basis einer Prognose sich die Kosten der Bahncard amortisieren. Ist dies vollständig der Fall, handelt es sich nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn, weil die Anschaffung im überwiegenden betrieblichen Interesse erfolgt. Bei einer Teilamortisation sind zunächst die vollen Kosten als Arbeitslohn zu versteuern. Der zunächst steuerpflichtige Betrag kann um die gesparten Fahrtkosten im Nachhinein korrigiert werden (OFD Frankfurt, 31.07.2017 - S 2334 A - 80 - St.).

Soweit der Mitarbeiter bei Dienstfahrten einen Unfallschaden an seinem eigenen Fahrzeug hat, muss der Arbeitgeber dafür aufkommen, soweit der Arbeitgeber den Einsatz des Wagens genehmigt oder gebilligt hat. Dabei gelten für die Haftungsverteilung die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs. Ein Arzt, der im Rahmen seiner Rufbereitschaft bei der Fahrt von seinem Wohnort zur Klinik mit seinem Privatfahrzeug verunglückt, hat grundsätzlich Anspruch gegen seinen Arbeitgeber auf Ersatz des Unfallschadens, wenn er es für erforderlich halten durfte, seinen privaten Wagen für die Fahrt zur Arbeitsstätte zu benutzen, um rechtzeitig zu erscheinen (BAG, 22.06.2011 - 8 AZR 102/10).

3.3 Mehraufwendungen für Verpflegung

Verpflegungsmehraufwendungen können als Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung beruflich tätig wird und mehr als acht Stunden abwesend ist. Dabei kommt es auf die Abwesenheit von seiner Wohnung am Lebensmittelpunkt an. Dies gilt auch, wenn der Außendienstmitarbeiter vor Ort in einer Pension wohnt und jeweils nur am Wochenende nach Hause fährt (BFH, 08.10.2014 - VI R 95/13). Maßgebend für die Verpflegungspauschale bleibt die Abwesenheit von der Hauptwohnung.

Steuer- und sozialversicherungsfrei können erstattet werden: Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit = 12,00 EUR, bei 24-stündiger Abwesenheit 24,00 EUR.

Ist der Mitarbeiter mehrere Tage auf Dienstreise mit Übernachtung, werden für den An- und Abreisetag ohne Rücksicht auf die Dauer der Abwesenheit pauschal jeweils 12,00 EUR steuerfrei berücksichtigt. Ist der Mitarbeiter über Nacht unterwegs, fällt aber keine Übernachtung an, werden die Zeiten zusammengerechnet. Dauert die Reise dann insgesamt über 8 Stunden, kann die Pauschale von 12,00 EUR angewandt werden. Die Beträge können auch steuermindernd geltend gemacht werden, wenn der Betrieb keine Spesen zahlt. Wie bisher ist die Berücksichtigung der Pauschalen auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit beschränkt.

Praxistipp:

Gelten höhere Spesensätze, können die Mehrbeträge pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Dies gilt aber nur bei Überschreitungen der genannten Sätze bis 100 Prozent. Die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit endet nach 3 Monaten einer Auswärtstätigkeit am gleichen Ort. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die 3-Monats-Frist erneut. Ausführungen zu der Frage, wann ein Ortswechsel vorliegt, der eine neue Drei-Monats-Frist in Gang setzt, sind in dem BMF-Schreiben vom 24.10.2014 (IV C 5 - S 2353/14/10002) - Seite 29 ff. enthalten (siehe auch Abschnitt 4 sowie BFH, 08.10.2014 - VI R 95/13).

Übernachten Außendienstmitarbeiter, deren Einsatzbereich täglich wechselt, in einem Pensionszimmer, das keine doppelte Haushaltsführung begründet, gilt die Beschränkung auf drei Monate nicht (FG Sachsen-Anhalt, 12.11.2013 - 4 K 1498/11). Es handelt sich dann um eine Einsatzwechseltätigkeit, für die die Beschränkung auf drei Monate nicht anzuwenden ist.

Ein größeres, räumlich geschlossenes Gebiet ist als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, wenn es sich um ein zusammenhängendes Gelände des Arbeitgebers handelt, auf dem der Arbeitnehmer auf Dauer und mit einer gewissen Nachhaltigkeit tätig wird. Bei einem Werksbahn-Lockführer ist das Schienennetz eine dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, das die erste Tätigkeitsstätte bildet. Dem steht der Umstand, dass das Einsatzgebiet eine Strecke durch mehrere Ortschaften umfasst und die betrieblichen Einrichtungen teilweise nur durch das Schienennetz verbunden sind, nicht entgegen (FG Köln, 11.07.2018 - 4 K 2812/17 - Revision zugelassen). Verpflegungsmehraufwendungen können daher aufgrund der fehlenden Auswärtstätigkeit nicht steuerlich berücksichtigt werden.

Für Auslandsreisen gelten besondere Pauschalen. Hierzu hat das BMF ein Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01. Januar 2019 herausgegeben (www.bundesfinanzministerium.de/Service/Publikationen/BMF-Schreiben vom 28.11.2018 - IV C 5 - S 2353/08/10006 : 009).

Bei einer längeren Entsendung ins Ausland, bei der der Mitarbeiter dem Direktionsrecht des ausländischen Unternehmens untersteht, liegt eine erste Tätigkeitsstätte im Ausland vor. Daher können Reisekosten nicht steuerfrei ersetzt werden. Berücksichtigt werden kann aber die Entfernungspauschale (FG Niedersachsen, 19.04.2018, 5 K 262/16 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 21/18 anhängig).

3.4 Übernachtungskosten

Die Kosten für Übernachtungen können in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Aus der Rechnung müssen evtl. die Kosten für das Frühstück und ggf. auch für weitere Mahlzeiten herausgerechnet werden. Soweit die Mahlzeiten nicht separat in der Rechnung ausgewiesen sind, kann die Kürzung pauschal auf der Basis der vollen Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen erfolgen. Angesetzt werden

  • für das Frühstück 20 Prozent (4,80 EUR),

  • für ein Mittag- oder Abendessen 40 Prozent (9,60 EUR).

Erstattet der Arbeitgeber den Gesamtbetrag einschließlich der Verpflegungskosten, mindert sich die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend. Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten können bis zu 20,00 EUR pauschal steuerfrei gezahlt werden. Unterkunftskosten können bei der gleichen auswärtigen Arbeitsstätte für maximal 48 Monate in voller Höhe geltend gemacht werden. Danach gilt ein monatlicher Höchstbetrag von 1.000,00 EUR. Für Auslandsreisen gelten besondere Pauschbeträge (siehe das Schreiben des BMF vom 08.11.2017 a.a.O.).

3.5 Reisenebenkosten

Entstehen aus Anlass der Dienstreise Nebenkosten, können diese in tatsächlicher Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Hierzu zählen z.B. Kosten für Gepäcktransport und -aufbewahrung, Parkplatzgebühren, Gebühren für WLAN-Nutzung, dienstliche Telefongespräche, Reisegepäckversicherung etc. Erforderlich ist ein Nachweis, der zu den Entgeltunterlagen genommen werden sollte. Keine Reisenebenkosten sind private Aufwendungen, wie Getränke an der Hotelbar, Ausgaben für Kleidungsstücke etc. Das Gleiche gilt für Saunaleistungen, die separat auf der Rechnung ausgewiesen werden. Eine steuerfreie Erstattung ist ggf. im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze von 44,00 EUR möglich.

Praxistipp:

Eine pauschale Erstattung der Nebenkosten ohne Nachweis ist steuer- und sozialversicherungsfrei nicht möglich.

3.6 Unentgeltliche Mahlzeiten

Bei unentgeltlicher Verpflegung während der Dienstreise werden die oben genannten Beträge für den Mehraufwand bei der Verpflegung gekürzt (für Frühstück 4,80 EUR, Mittag- und Abendessen je 9,60 EUR). Voraussetzung ist, dass der Wert der Mahlzeit 60,00 EUR nicht übersteigt. Kostet eine Mahlzeit mehr, ist der Wert zu versteuern; der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale ungekürzt in Anspruch nehmen. Besonderheiten gelten, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, diese vom Arbeitnehmer aber nicht eingenommen werden kann. Zu solchen Konstellationen hat das BMF gegenüber den Spitzenverbänden der gewerblichen Wirtschaft mit Schreiben vom 05.11.2015 Stellung genommen (siehe unter www.zdh.de).

In diesen Fällen ist aber auch eine Pauschalversteuerung des Sachbezugswertes möglich. Für mehrtägige Dienstreisen ist der Kürzungsbetrag für jeden einzelnen Tag aufgrund der tatsächlich gewährten Mahlzeiten zu ermitteln. Dabei können auch vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Snacks, wie belegte Brötchen, Kuchen oder Obst zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen (siehe dazu das BMF-Schreiben vom 24.10.2014 - Seite 37). Andererseits kann eine Kürzung nur erfolgen, wenn es sich um eine der genannten Mahlzeiten handelt. Anrechnungsfrei bleibt daher der Kuchen, der zum Nachmittagskaffee gereicht wird oder Snacks (wie kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck o. ä.), die den Passagieren auf innerdeutschen oder Kurzstreckenflügen angeboten werden (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 - IV C 5 - S 2353/15/10002). In diesem Zusammenhang ist auch auf ein Urteil hinzuweisen, wonach es steuerrechtlich nicht als Frühstück anzusehen ist, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Heißgetränke und trockene Brötchen zur Verfügung stellt (FG Münster, 31.05.2017 - 11 K 4108/14 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 36/17 anhängig). Diese Rechtsprechung dürfte auch auf Dienstreisen übertragbar sein.

Erhält der Arbeitnehmer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, ohne dass Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden können (Reise dauert nicht mehr als acht Stunden oder die Drei-Monats-Frist für Auswärtstätigkeiten ist überschritten), werden diese als Arbeitslohn mit den Sätzen bewertet, die für die Sozialversicherung gelten. Dies sind 2019 für ein Frühstück 1,77 EUR, für ein Mittag- oder Abendessen 3,30 EUR (BMF-Schreiben vom 16.11.2018 - IV C 5 - S 2334/080005-11). Die Regelung gilt auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden. Voraussetzung ist, dass der Wert der Mahlzeit 60,00 EUR nicht übersteigt. Kostet die Mahlzeit mehr, ist der gesamte Betrag als Arbeitslohn zu versteuern (siehe hierzu auch das BMF-Schreiben vom 16.11.2018 a.a.O.).

Praxistipp:

Ist für eine Mahlzeit der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, muss dies in dem Lohnkonto mit dem Großbuchstaben "M" und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gekennzeichnet werden.

Ausnahmsweise liegt bei unentgeltlicher Verpflegung kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer kostenfreien Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt (FG Hamburg, 17.09.2015 - 2 K 54/15). Die Entscheidung bezog sich auf die Mahlzeiten der Arbeitnehmer bei Arbeiten auf einer Offshore-Plattform.

Praxistipp:

Müssen Sie wegen einer Flugverspätung an den Mitarbeiter zusätzliche Reisekosten zahlen, können Sie von der Fluggesellschaft Schadenersatz verlangen (EuGH, 17.02.2016 C-429/14). Dies gilt auch für die evtl. anfallende zusätzliche Vergütung. Maximal können nach dem Montrealer Übereinkommen rd. 5.000 EUR gefordert werden.

3.7 Doppelte Haushaltsführung

Die Kosten für eine berufliche bedingte doppelte Haushaltsführung kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer außer der Zweitwohnung am Beschäftigungsort eine Hauptwohnung an einem anderen Ort hat und dort einen eigenen Hausstand unterhält. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter dort tatsächlich wohnt und sich an den Kosten der Lebensführung beteiligt. Das tägliche Pendeln zwischen Hauptwohnung und Beschäftigungsort muss unzumutbar sein. Davon geht die Rechtsprechung aus, wenn ohne die Zweitwohnung täglich eine Wegestrecke von etwa einer Stunde anfallen würde (BFH, 16.11.2017 - VI R 31/16). Neben den Kosten für die doppelte Haushaltsführung können auch Kosten für Familienheimfahrten steuerfrei erstattet werden.

Doppelte Haushaltsführung ist auch anzuerkennen, wenn die Ehegatten mit dem gemeinsamen Kind zusammen am Beschäftigungsort wohnen, aber die Hauptwohnung in einem mehr als 300 km. entfernten Heimatort weiterhin als Lebensmittelpunkt anzusehen ist (FG Münster, 26.09.2018 - 7 K 3215/16 E).

Aufwendungen für das Vorhalten einer (ungenutzten) Wohnung sind Werbungskosten i.S.v. § 9 Abs. 1 S. 1 EStG, wenn dies ausschließlich aus beruflichen Gründen erfolgt. Es liegt also keine doppelte Haushaltsführung i.S.d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 EStG vor, die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen ergibt sich aber als Werbungskosten anderer Art. Bei der Prüfung, ob private Gründe für das Vorhalten der Wohnung eine Rolle gespielt haben, ist jedoch ein strenger Maßstab anzulegen (FG Berlin-Brandenburg, 01.06.2017 - 3 K 3278/14 - Revision unter dem Az. VI R 1/18 anhängig).

Der Verpflegungsmehraufwand, der im Rahmen der doppelten Haushaltsführung anzusetzen ist, ist zu kürzen, wenn einem Berufssoldaten von der Bundeswehr in der Kaserne eine unentgeltliche Verpflegung angeboten wird. Dies gilt auch, wenn der Soldat an den Mahlzeiten nicht teilnimmt (FG Baden-Württemberg, 12.12.2017 - 5 K 432/17 - Revision beim BFH unter dem Az. VI R 16/18 anhängig).

Weitere Einzelheiten zur doppelten Haushaltsführung siehe das BMF-Schreiben vom 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353/14/10002, Rn. 99 ff.

3.8 Reisekostenerstattungen aus öffentlichen Kassen

Die aus öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen sind grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Nr. 13 S. 1 EStG). Dies gilt für Verpflegungsmehraufwendungen jedoch nur, soweit die üblichen Pauschbeträge nicht überschritten werden. Erhält der Mitarbeiter daneben eine steuerfreie Aufwandsentschädigung (§ 3 Nr. 12 EStG), fallen auch die durch die steuerfreie Reisekostenvergütung nicht abgegoltenen Reisekosten unter die Regelung des § 3c EStG, wenn die Dienstaufwandsentschädigung auch solche Aufwendungen abgelten soll (BFH, 19.10.2016 - VI R 23/15). Nach § 3c EStG dürfen Ausgaben, soweit sie mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Mit der Regelung soll verhindert werden, dass bei steuerfreien Einnahmen ein zusätzlicher steuerlicher Vorteil durch Abzug der damit abgegoltenen Ausgaben erzielt werden kann.

4. Reisekostenerstattung an Bewerber

Es ist als verkehrsüblich anzusehen, dass Bewerbern, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, die Reisekosten erstattet werden. Dazu gehören neben den Fahrtkosten auch Verpflegungsaufwendungen sowie - falls notwendig - die Kosten einer Übernachtung. Die Höhe der Fahrtkostenerstattung richtet sich nach dem gewählten Verkehrsmittel.

Praxistipp:

Sinnvoll ist es, mit der Einladung den Umfang der Fahrtkostenerstattung zu definieren, z.B. durch "Erstattung der Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse". Sofern Sie keine Reisekosten erstatten möchten, sollten Sie in der Einladung explizit darauf hinweisen.

5. Weitere Informationen

Einzelheiten können Sie den Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums unter www.bundesfinanzministerium.de/Service/ BMF-Schreiben entnehmen:

  • Reisekostenreform 2014 - Schreiben vom 24.10.2014 und 19. Mai 2015

  • Entfernungspauschalen - Schreiben vom 31.10.2013

  • Unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten ab Kalenderjahr 2019 - Schreiben vom 16.11.2018

  • Sachbezugswert für Essensmarken - Schreiben vom 05.01.2015

  • Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen - Schreiben vom 28.11.2018