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Betriebsprüfung - elektronisch unterstützt

 Information 

1. Allgemeines

Mindestens alle vier Jahre erscheinen die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung und prüfen auf Herz und Nieren, ob alle Aufgaben des Betriebes im Zusammenhang mit der Sozialversicherung der Mitarbeiter ordnungsgemäß erledigt wurden. Je nach Größe des Betriebes, der Struktur des Personalwesens und der Vorbereitung der Unterlagen kann eine solche Prüfung schnell erledigt sein, sie kann aber auch Tage und Wochen dauern. Die Prüfung findet in der Regel vor Ort in den Geschäftsräumen des Betriebes statt (Einzelheiten dazu siehe Stolpersteine - Betriebsprüfung).

Auf Basis einer gesetzlichen Grundlage (§ 28p Abs. 6a SGB IV, vgl. auch § 9 Abs. 5 BVV) wird den Arbeitgebern seit Jahresbeginn 2014 optional ein elektronisches Verfahren angeboten. Vorausgegangen ist eine Pilotphase, bei der das neue Verfahren erprobt wurde. An der Entwicklung des Verfahrens waren auch die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, die Bundessteuerberaterkammer und die Arbeitsgemeinschaft der Softwarehersteller beteiligt. Lesen Sie alle wichtigen Details zu dieser Anwendung mit dem Namen "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)".

2. Wer kann teilnehmen?

Teilnehmen kann grundsätzlich jeder Betrieb, dessen Abrechnungsprogramm das Modul euBP beinhaltet. Ob dies der Fall ist, können Sie im Zweifel bei Ihrem Anbieter erfragen. Die euBP - Funktion muss durch die Informationstechnische Servicestelle der GKV zertifiziert sein.

3. Wie läuft dieses Verfahren?

Steht eine Betriebsprüfung an, kann mit dem Prüfer die Durchführung einer euBP vereinbart werden. Danach werden die erforderlichen Daten Online an die Datenstelle der Rentenversicherungsträger in Würzburg übertragen. Der Absender erhält eine elektronische Bestätigung. Die Annahme von Datenträgern ist nicht möglich.

Die Datensicherheit wird durch ein spezielles Verfahren, den eXTra - Standard, der seit Jahresbeginn 2016 ohnehin für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern obligatorisch ist, gewährleistet. Die Prüfer der Rentenversicherung setzen spezielle Programme ein, um die übertragenden Daten zu analysieren, d.h. z.B. Richtigkeit und Vollständigkeit der gezahlten Sozialversicherungsbeiträge und der Meldungen zu prüfen. Zusätzliche Belege können gezielt angefordert werden. Die übertragenen Daten werden gelöscht, sobald der Bescheid über die Prüfung rechtskräftig ist.

Der persönliche Kontakt zwischen Prüfer und Betrieb soll laut Angaben der Deutschen Rentenversicherung nicht eingeschränkt werden. Allerdings geht man davon aus, dass die maschinellen Auswertungen die Anwesenheitszeiten im Unternehmen drastisch verkürzen.

Praxistipp:

Weitere Einzelheiten sind in den "Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" in der seit 01.01.2016 geltenden Fassung geregelt. Siehe hierzu www.gkv-datenaustausch.de / unter Arbeitgeberverfahren/ Betriebsprüfungsverfahren.

4. Was haben Sie davon?

Gegenüber dem bisherigen Verfahren reduziert sich der Personalaufwand für die Vorbereitung der Prüfung. Auch der Aufwand für die Begleitung der Prüfer (z.B. für das manuelle Heraussuchen von Unterlagen) entfällt weitgehend. Die Unterlagen müssen nicht in Papierform bereitgestellt werden. Durch die geringere Anwesenheitszeit vermindert sich auch der Aufwand für die Bereitstellung von Arbeitsplätzen für die Prüfer. Ggf. kann auf die Einsichtnahme in Unterlagen vor Ort ganz verzichtet werden und der Besuch des Prüfers erschöpft sich in der Schlussbesprechung.

Der Bescheid über die Prüfung und evtl. erforderliche Mitteilungen können seit 01.01.2016 als PDF-Datei zum Abruf im eXTra - Verfahren bereitgestellt werden. Zusätzlich erfolgt aber nach wie vor auch der Versand per Post.

Sie erhalten mit der Rückmeldung der Rentenversicherung bei Entgeltdifferenzen die erforderlichen Grunddaten für die Berichtigung von Meldungen. In dem Prüfbescheid wird auf die bereitgestellten Daten verwiesen. Ein Abruf der Daten kann im eXTra-Standard erfolgen, sofern das Abrechnungssystem dies unterstützt. Damit wird die Berichtigung der Meldungen erleichtert, aber nicht ersetzt. Verfügt das Abrechnungssystem über die euBP - Meldeunterstützung entfällt die Übertragung der Daten in eine Ausfüllhilfe. Für die ab 01.07.2016 möglichen maschinellen Korrekturen - Stornierung der Ursprungsmeldung und Abgabe der neuen Meldung - wird ein besonderes Merkmal eingeführt. Ausgenommen von diesem Verfahren sind u.a. Korrekturen von Meldungen aus Anlass der Feststellung von zu viel gezahlten Beiträgen. Die Rückmeldung der Rentenversicherung enthält auch Informationen über Meldesachverhalte, die nicht maschinell korrigiert werden können.

Dem kann allerdings ein finanzieller Aufwand für die Implementierung der erforderlichen Schnittstelle in die Abrechnungssoftware gegenüberstehen. Daher ist ggf. eine Rückfrage bei dem Anbieter sinnvoll.

5. Ausblick

Die euBP soll so weiterentwickelt werden, dass sich längerfristig weitere Synergieeffekte für die Betriebe ergeben.