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Arbeitgeber - Übernahme von Studiengebühren

 Information 

1. Allgemeines

Viele Arbeitgeber fördern Studiengänge - meist, weil ein betriebliches Interesse an der zusätzlichen Qualifikation des Mitarbeiters besteht. Das Qualifikationschancengesetz soll Arbeitnehmer dabei unterstützen, ihre beruflichen Kompetenzen zu erweitern und sich insbesondere auf den digitalen Wandel vorzubereiten. Dabei können Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter fortbilden, Fördermittel erhalten. Ansprechpartner sind die Dienststellen der Agentur für Arbeit.

Insbesondere bei den vom Betrieb übernommenen Studiengebühren stellt sich die Frage, ob die Aufwendungen hierfür steuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

2. Steuerrechtliche Behandlung

Die Abgabenpflicht für die Zahlungen des Arbeitgebers ist auch für die Sozialversicherung von der steuerrechtlichen Einordnung dieser Bezüge abhängig. Die Einzelheiten dafür hat das BMF in dem Schreiben zur lohnsteuerrechtlichen Behandlung der Übernahme von Studiengebühren für ein berufsbegleitendes Studium durch den Arbeitgeber vom 13. April 2012 - IV C 5 - S 2332/07/0001 festgelegt.

Praxistipp:

In dem Schreiben ist ein Prüfschema enthalten, mit dem Sie im Zweifel die Lohnsteuerpflicht bestimmen können.

Unterschieden wird zunächst danach, ob das berufsbegleitende Studium im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses stattfindet oder nicht (siehe auch R 9.2 LStR 2015). Ein Ausbildungsdienstverhältnis liegt vor, wenn die Teilnahme an dem berufsbegleitenden Studium zu den arbeitsvertraglichen Pflichten des Mitarbeiters gehört. Es muss sich außerdem um eine erstmalige Ausbildung handeln. Ist das nicht der Fall, liegt ein Ausbildungsdienstverhältnis auch bei Förderung durch den Arbeitgeber nicht vor. Das gilt auch, wenn es sich um eine Teilzeitbeschäftigung handelt, die den zeitlichen Anforderungen des Studiums angepasst ist.

Erste Tätigkeitsstätte im Sinne des steuerlichen Reisekostenrechts ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zweck eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Maßnahme fördert bzw. die Teilnahme ermöglicht. Einzelheiten siehe Rn. 32 des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 - IV C 5 - S2353/14/10002 unter www.bundesfinanzministerium.de.

3. Arbeitgeber schuldet Studiengebühren

Bei Berufsakademien, bei denen eine betriebliche Ausbildung mit einem Studium kombiniert wird, ist häufig der Arbeitgeber verpflichtet, die Gebühren unmittelbar an die Bildungseinrichtung zu zahlen. Die Übernahme der Gebühren ist im Rahmen eines Ausbildungsdienstverhältnisses für den Arbeitnehmer dann kein geldwerter Vorteil, sodass daraus weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.

Beispiel:

Herr A. schließt mit dem Unternehmen F. einen Ausbildungsvertrag als Industriekaufmann. Im Rahmen eines dualen Studiums ist er während der dreijährigen Ausbildung verpflichtet, ein Studium als Betriebswirt bei einer Berufsakademie zu absolvieren. Nach einer Vereinbarung zwischen der Firma F. und der Berufsakademie muss der Betrieb eine monatliche Studiengebühr von 300 EUR direkt an die Bildungseinrichtung zahlen.

Da im Rahmen dieser dualen Ausbildung der Arbeitgeber Schuldner der Studiengebühr ist, ist sie weder steuerpflichtig, noch sind daraus Beiträge zur Sozialversicherung zu zahlen.

4. Arbeitgeber übernimmt Studiengebühren

4.1 Auszubildende

Abgabenfreiheit kann auch bestehen, wenn der Studierende die Studiengebühr unmittelbar an die Bildungseinrichtung zahlen muss und der Arbeitgeber ihm diese erstattet. Für die Steuerfreiheit gelten dann folgende Voraussetzungen:

  1. Zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter besteht ein Ausbildungsverhältnis.

  2. Der Betrieb verpflichtet sich arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren.

  3. Es wird eine Rückzahlungsvereinbarung getroffen (vgl. Abschn. 5). Voraussetzung dafür, dass kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt, ist eine Rückzahlungsverpflichtung für den Fall, dass der Studierende das Unternehmen innerhalb von zwei Jahren nach Abschluss des Studiums auf eigenen Wunsch verlässt.

Nach dem § 1 Abs. 1 Nr. 15 SvEV liegt kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt vor, wenn die Gebühren aufgrund der oben genannten Voraussetzungen steuerfrei bleiben.

Beispiel:

Herr B. absolviert bei der Bank K. eine Ausbildung zum Bankkaufmann. Neben dem Ausbildungsvertrag wird eine schriftliche Vereinbarung geschlossen, wonach Herr B. während der Ausbildung an der FH Betriebswirtschaft studiert. Dafür wird er in entsprechendem Umfang freigestellt und der Arbeitgeber erstattet ihm die Studiengebühren von 500 EUR pro Semester. Daneben wird eine Rückzahlungsklausel (Abschn. 5) vereinbart.

Da die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, sind von der Studiengebühr keine Steuern und keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

4.2 Arbeitnehmer

Verpflichtet sich der Arbeitgeber außerhalb eines Ausbildungsvertrages zur Übernahme von Studiengebühren, liegt kein geldwerter Vorteil vor, wenn durch die Maßnahme die Einsatzfähigkeit im Betrieb erhöht werden soll (R 19.7 (2) LStR 2015). In diesem Fall liegt die Bildungsmaßnahme im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers (vgl. hierzu auch FG Münster, 09.08.2016 - 13 K 3218/13 L). Dabei ist nicht Voraussetzung, dass der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsmaßnahme zumindest teilweise auf die Arbeitszeit anrechnet. Ist der Mitarbeiter Rechnungsempfänger, ist es für ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers unschädlich, wenn der Betrieb die Übernahme bzw. den Ersatz der Aufwendungen allgemein oder für die besondere Bildungsmaßnahme vor Vertragsabschluss mit der Bildungseinrichtung schriftlich zugesagt hat.

Praxistipp:

Voraussetzung für die Abgabenfreiheit ist die Vorlage der Originalrechnung, auf der der Arbeitgeber die Höhe der Kostenübernahme vermerken und sie zu den Lohnunterlagen nehmen muss. Der Abschluss einer Rückzahlungsvereinbarung ist in diesem Fall nicht Voraussetzung für die Abgabenfreiheit. Hat sich der Arbeitgeber zur Übernahme der Kosten einer Bildungsmaßnahme verpflichtet, darf er die Aufwendungen nicht als Bruttobetrag bei der Gehaltsabrechnung veranschlagen und mit Abgaben belegen. Er muss die Gesamtkosten dem Arbeitnehmer als Nettobetrag erstatten (LAG Rheinland-Pfalz, 22.03.2018 - 4 Sa 184/17).

Beispiel:

Frau C. ist bereits seit mehreren Jahren als Bürokauffrau im Unternehmen U. tätig. Sie entschließt sich, neben der Berufstätigkeit Betriebswirtschaft - Fachrichtung Marketing - zu studieren. Das Unternehmen begrüßt dies, weil in diesem Bereich ein Fachkräftemangel besteht und erklärt sich bereit, die Arbeitszeiten flexibel den Erfordernissen des Studiums anzupassen sowie die Studiengebühren zu übernehmen. Es wird eine Rückzahlungsvereinbarung geschlossen.

Da die oben genannten Voraussetzungen vorliegen, sind die übernommenen Studiengebühren steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung.

4.3 Nachweis für Betriebsprüfung

Die Entscheidung der Finanzbehörde, dass die vom Arbeitgeber getragenen bzw. übernommenen Studiengebühren steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind, muss für die Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger zu den Entgeltunterlagen genommen werden (§ 8 Abs. 2 Nr. 10 BVV).

Praxistipp:

Unter Bezugnahme auf § 42e EStG können Sie von Ihrem Betriebsstättenfinanzamt eine schriftliche Auskunft über die Steuerfreiheit von Studiengebühren verlangen. Dabei ist es sinnvoll, den Sachverhalt möglichst genau und ausführlich darzulegen.

5. Rückzahlungsvereinbarung

Die Vereinbarung von Rückzahlungsklauseln ist sinnvoll und zulässig. Schließlich fördert der Betrieb das Studium, weil die zusätzliche Qualifikation des Mitarbeiters im betrieblichen Interesse liegt und ein Nutzen für das Unternehmen erwartet wird. Solche Rückzahlungsklauseln beinhalten eine Verpflichtung des Mitarbeiters, die Studiengebühren (ggf. gestaffelt entsprechend der Dauer der Beschäftigung nach Studienabschluss) zurückzuzahlen, wenn das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitnehmer nicht fortgesetzt wird.

Wechselt ein Arbeitnehmer innerhalb der in der Rückzahlungsvereinbarung festgelegten Bindungsfrist zu einem Partnerunternehmen (hier von einem Rentenversicherungsträger zum anderen) und verzichtet der Inhaber der Forderung auf deren Geltendmachung, kommt dadurch konkludent ein Erlassvertrag i.S.v. § 397 BGB zustande. Infolge dessen ist die Rückforderung insgesamt ausgeschlossen, somit auch dann, wenn der Mitarbeiter noch vor Ablauf der Bindungsfrist ganz aus den Diensten der Deutschen Rentenversicherung ausscheidet und ein anderes Beschäftigungsverhältnis eingeht (LAG Düsseldorf, 26.10.2018 - 10 Sa 417/18).

Für die Rückzahlungsvereinbarung gibt es keine Formvorschriften. Es ist aber aus Beweisgründen dringend zu empfehlen, sie als Zusatzdokument zum Arbeitsvertrag schriftlich mit der Unterschrift beider Vertragsparteien abzufassen. Sinnvoll ist es auch, die Vereinbarung vor Beginn des Studiums zu treffen. Eine schriftliche Rückzahlungsvereinbarung, die erst mehr als sieben Monate nach Beginn der Maßnahme geschlossen wird, ist unwirksam. Außerdem spricht dieser späte Zeitpunkt dagegen, dass zuvor mündlich eine entsprechende Regelung vereinbart wurde (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - 2 Sa 215/17).

Die Rückzahlungsklausel darf aber nicht gegen Treu und Glauben verstoßen. Sie muss die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausreichend berücksichtigen (13.12.2011 - 3 AZR 791/09). Ein entscheidender Punkt ist dabei, welchen Vorteil der Arbeitnehmer durch die Bildungsmaßnahme erlangt hat (BAG, 16.01.2003 - 6 AZR 384/01). Durch die Bildungsmaßnahme muss daher der Arbeitnehmer eine angemessene Gegenleistung für die Rückzahlungsverpflichtung erlangt haben (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - 2 Sa 215/17 m.w.N.). Je eher der Arbeitnehmer durch die Bildungsmaßnahme beruflich aufsteigen kann, desto eher ist ihm eine Bindung an den Arbeitgeber zuzumuten (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - a. a. O.). Eine Rückzahlungsklausel stellt nur dann eine ausgewogene Gesamtregelung dar, wenn es der Arbeitnehmer selbst in der Hand hat, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungsverpflichtung zu entgehen (BAG, 18.03.2014 - 9 AZR 545/12). Daher ist eine Vereinbarung unwirksam, die eine Rückzahlung von Kosten auch für den Fall vorsieht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen adäquaten Arbeitsplatz anbieten kann oder will (ArbG Siegburg, 02.08.2018 - 1 Ca 1987/17).

Die Rückzahlungsvereinbarung kann als AGB der Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 Nr. 1 BGB unterliegen, wenn die Vertragsbedingungen für eine Vielzahl von Verträgen von Arbeitgeberseite vorformuliert werden (LAG Schleswig-Holstein, 08.03.2017 - 3 Sa 275/16). Weist ein Vertrag außer den persönlichen Daten des Arbeitnehmers keine individuellen Besonderheiten auf, begründet dies - ggf. in Verbindung mit dem äußeren Erscheinungsbild - eine Vermutung dafür, dass es sich um AGB handelt (BAG, 18.09.2018 - 9 AZR 162/18).

Unangemessen und daher unwirksam sind Bestimmungen in den AGB, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen. Ebenfalls unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 BGB ist jede Beeinträchtigung eines rechtlich anerkannten Interesses des Arbeitnehmers, die nicht durch begründete und billigenswerte Interessen des Arbeitgebers gerechtfertigt ist oder durch gleichwertige Vorteile ausgeglichen wird (BAG, 10.05.2016 - 9 AZR 434/15). Die Feststellung einer unangemessenen Benachteiligung setzt eine wechselseitige Berücksichtigung und Bewertung rechtlich anzuerkennender Interessen der Vertragspartner voraus. Es bedarf einer umfassenden Würdigung der beiderseitigen Positionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes von Treu und Glauben (BAG, 25.04.2018 - 7 AZR 520/16). Zu diesem Thema gibt es eine umfangreiche Rechtsprechung.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Entscheidungen:

  • Eine Klausel, die eine Rückzahlungsverpflichtung auch für den Fall enthält, dass dem Mitarbeiter nach Abschluss der Ausbildung seitens des Betriebes kein Arbeitsvertrag angeboten wird, ist unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 Nr. 1 BGB und daher unwirksam (BAG, 18.11.2008 - 3 AZR 312/07; BAG, 23.01.2007 - 9 AZR 482/06). Außerdem gilt dies auch, wenn der Arbeitgeber kein Interesse an der neu gewonnenen Qualifikation des Mitarbeiters hat und ihn nicht adäquat beschäftigen kann (siehe auch ArbG Siegburg, 02.08.2018 - 1 Ca 1987/17). Auch dann liegt der Grund für die Kündigung des Arbeitnehmers in der Sphäre des Arbeitgebers. Fehlt in dem Formular für die Rückzahlungsverpflichtung eine Differenzierung nach dem Grund der Kündigung, ist diese wegen der unangemessenen Benachteiligung des Mitarbeiters unwirksam (BAG, 18.03.2014 - 9 AZR 545/12).

  • Eine unangemessene Benachteiligung i.S.d. § 307 Abs. 1 S. 1 BGB liegt auch durch eine Vertragsklausel vor, die nicht danach unterscheidet, ob der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Sphäre des Arbeitgebers oder der des Arbeitnehmers entstammt. Dies gilt insbesondere, wenn eine Rückzahlungsverpflichtung auch für den Fall vorgesehen ist, dass die Kündigung durch vertragswidriges Verhalten des Arbeitgebers ausgelöst wird (BAG, 28.05.2013 - 3 AZR 103/12). Lässt eine Klausel auch für den Fall einer berechtigten personenbedingten Eigenkündigung des Arbeitnehmers einen Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers entstehen, differenziert sie nicht ausreichend nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens. Sie benachteiligt den beklagten Arbeitnehmer entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen im Sinne des § 307 Abs. 1 S. 1 BGB und ist damit unwirksam (LAG Hamm, 18.05.2018 - 1 Sa 49/18).

  • Die Dauer der Bindung muss in der Vereinbarung geregelt werden; sie muss in einem angemessenen Verhältnis zu Kosten und Ausbildungsdauer stehen. Wird eine zu lange Bindungsdauer in AGB festgelegt, führt dies zur Unwirksamkeit der Klausel mit der Folge, dass keine Verpflichtung zur Rückzahlung besteht. Unter bestimmten Voraussetzungen ist allerdings eine "ergänzende Vertragsauslegung" möglich, bei der die Bindungsdauer auf den angemessenen Rahmen reduziert wird (BAG, 14.01.2009 - 3 AZR 900/07).

  • Welche Bindungsdauer angemessen ist, hängt nach der Rechtsprechung von verschiedenen Faktoren, wie z.B. der Dauer der Fortbildungsmaßnahme, dem Umfang der dafür erfolgten Freistellung von der Arbeitsleistung und der erworbenen Qualifikation ab (Einzelheiten siehe BAG, 14.01.2009 - 3 AZR 900/07 sowie Arbeitnehmer - Rückzahlung von Kosten für Bildungsmaßnahmen).

  • Rückzahlungsklauseln in Bezug auf Studiengebühren sind auch im Rahmen von Berufsausbildungsverhältnissen i.S.d. BBiG zulässig (BAG, 25.04.2001 - 5 AZR 509/99).

  • Eine Klausel, ist nicht hinreichend klar und verständlich, wenn sie durch die gewählten Formulierungen nicht erkennen lässt, welche finanziellen Belastungen in welcher Größenordnung auf den Mitarbeiter tatsächlich zukommen (LAG Schleswig-Holstein, 08.03.2017 - 3 Sa 275/16). Der Arbeitnehmer muss sein Rückzahlungsrisiko in vollem Umfang abschätzen können (BAG, 06.08.2013 - 9 AZR 442/12). Es ist daher wichtig, die relevanten Beträge konkret zu benennen und ggf. im Lauf der Zeit anzupassen. Andererseits dürfen die Anforderungen, die an die Transparenz einer Rückzahlungsvereinbarungen zu stellen sind, nicht überzogen werden (BAG, 21.08.2012 - 3 AZR 698/10). Auch im Falle einer Rückforderung müssen die geforderten Kosten aufgeschlüsselt sein, so dass die Zusammensetzung des Forderungsbetrages erkennbar ist (ArbG Siegburg, 02.08.2018 - 1 Ca 1987/17).

  • Eine Rückzahlungsvereinbarung ist grundsätzlich auch bei einem Praktikantenvertrag im Rahmen eines dualen Studiums zulässig (LAG Schleswig-Holstein, 08.03.2017 a.a.O.).

  • Keine überraschende - und daher unwirksame - Klausel in den AGB i.S.v. § 305c BGB liegt vor, wenn in einem Vertrag über die Teilnahme an einem dualen Hochschulstudium für den Fall der Nichtannahme eines angebotenen Arbeitsverhältnisses neben den Studiengebühren anteilig auch die für Zeiten der Freistellung gezahlte Vergütung zurückzuzahlen ist (ArbG Gießen, 03.02.2015 - 9 Ca 180/14).

  • Es ist nicht zulässig, die Rückzahlungspflicht allein von dem Ausscheiden aufgrund einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers innerhalb der vereinbarten Bindungsfrist abhängig zu machen. Es ist in diesem Zusammenhang vielmehr notwendig, nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens zu differenzieren (BAG, 18.03.2014 - 9 AZR 545/12). Eine Regelung in den AGB, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Ausbildungskosten auch dann verpflichtet, wenn er krankheitsbedingt die Ausbildung nicht mehr weiterführen kann, benachteiligt ihn unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 BGB. Sie ist daher unwirksam (ArbG Ulm, 08.05.2017 - 4 Ca 486/16). Gegen § 307 Abs. 1 BGB kann auch eine Klausel verstoßen, die eine Rückzahlung auch für den Fall vorseht, dass der Arbeitnehmer während der Bindungsdauer kündigt, weil er wegen i.S. eines Verschuldens ihm nicht zuzurechnenden Wegfalls seiner medizinischen Tauglichkeit nicht mehr in der Lage ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen (BAG, 11.12.2018 - 9 AZR 383/18).

  • Die Auslegung einer Rückzahlungsvereinbarung muss in erster Linie nach ihrem Wortlaut erfolgen. Ist dieser nicht eindeutig, kommt es für die Auslegung entscheidend darauf an, wie der Vertragstext aus Sicht der typischerweise an Geschäften dieser Art beteiligten Verkehrskreise zu verstehen ist, wobei der Vertragswille verständiger und redlicher Vertragspartner zu beachten ist. Bleibt danach noch ein nicht behebbarer Zweifel, geht dieser nach § 305c Abs. 2 BGB zu Lasten des Verwenders der AGB (LAG Rheinland-Pfalz, 22.03.2018 - 4 Sa 184/17). Die Auslegung von typischen Vertragsklauseln ist der uneingeschränkten Überprüfung auch durch das BAG zugänglich (BAG, 11.04.2018 - 4 AZR 265/17).

  • Ist eine Klausel unwirksam, kann sie auch nicht mit eingeschränktem, zulässigen Inhalt angewandt werden (BAG, 10.05.2016 - 9 AZR 434/15).

Nicht selten wird bei einem Stellenwechsel vereinbart, dass der neue Arbeitgeber die Rückzahlungsverpflichtung für die Bildungsmaßnahme übernimmt. Dann ist eine steuerliche Besonderheit zu beachten: Die Finanzämter gehen teilweise davon aus, dass in diesem Fall kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des neuen Arbeitgebers besteht (so Senatsverwaltung für Finanzen Berlin, Kurzinfo LSt Nr. 1/15). Denn der Mitarbeiter weist ja schon bei der Einstellung die erlangte höhere Qualifikation aus. Aus diesem Grund sind die übernommenen Beträge sowohl steuer- wie auch sozialversicherungspflichtig.

Praxistipp:

Setzen Sie sich ggf. zur Abklärung von Steuer- und -Beitragspflicht mit der Finanzverwaltung und der zuständigen Krankenkasse in Verbindung.

Weitere Einzelheiten siehe Arbeitnehmer - Rückzahlung von Kosten für Bildungsmaßnahmen.

6. Wettbewerbsverbot

Die Investition für Bildungsmaßnahmen des Mitarbeiters kann auch durch Vereinbarung eines Wettbewerbsverbotes abgesichert werden. Einzelheiten siehe Stichwort Wettbewerbsverbot nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Einzelheiten siehe Stichwort Wettbewerbsverbot nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses).

7. Datenschutz

Die Bildungsmaßnahme und insbesondere Rückzahlungsvereinbarung hängen zwar mit dem Beschäftigungsverhältnis zusammen; ob sie aber zu den Geschäftsvorgängen gehört, die für deren Durchführung erforderlich sind, kann zweifelhaft sein. Dies hat aber Auswirkungen auf die Formalitäten, die für den Datenschutz wichtig sind.

Der Datenschutz und auch der Beschäftigtendatenschutz wurden durch die DSGVO der EU und die Neufassung des BSDG mit Wirkung vom 25.05.2018 in vielen Punkten verändert. Der Beschäftigtendatenschutz ergibt sich aufgrund der Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO aus § 26 BDSG. Aber auch bei Anwendung dieser Vorschrift sind die generellen Vorgaben der DSGVO zu beachten. Ebenfalls gelten die Regelungen des Datenschutzes, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

Die Verarbeitung (dazu gehören z.B. das Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Löschen und Vernichten) der Daten von Beschäftigten ist zulässig,

  • soweit die Informationen im Zusammenhang mit der Begründung (Bewerbungsverfahren), der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind;

  • in Bezug auf die gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben der Interessenvertretung der Beschäftigten im Betrieb;

  • bei Einwilligung des Mitarbeiters;

  • zur Aufdeckung von Straftaten.

Im Rahmen der Prüfung, ob die Verarbeitung von Daten zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, müssen die Interessen des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung und das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten zu einem schonenden Ausgleich gebracht werden, der beide Interessen möglichst weitgehend berücksichtigt (BT-Drs. 18/11325 S. 97). Wer „Beschäftigter“ i.S.v. § 26 BDSG ist, ergibt sich aus § 26 Abs. 8 BDSG. Gegenüber der früheren Regelung sind jetzt auch Leiharbeitnehmer einbezogen.

Die Verarbeitung der für das Personalwesen erforderlichen Daten (§ 26 Abs. 1 BDSG) beinhaltet auch die notwendige Weitergabe an die zuständigen Stellen (z.B. Sozialversicherungsträger).

Die Verarbeitung von Informationen, die über die notwendigen Daten für das Personalwesen hinausgehen, erfordert die Einwilligung des Mitarbeiters(§ 26 Abs. 2 BDSG). Diese muss sich auf den konkreten Zweck der Verarbeitung beziehen und in der Regel in Schriftform erteilt werden. Die Einwilligung muss - dies ergibt sich schon aus dem Charakter einer solchen Erklärung - freiwillig sein; außerdem muss der Mitarbeiter über die notwendigen Informationen verfügen und sich der Tragweite seiner Zustimmung bewusst sein (vgl. Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Um dies sicherzustellen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Beschäftigten über den Zweck der Datenverarbeitung und über sein Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, aufzuklären. Dies muss in Textform geschehen.

Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit sind im Einzelfall insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen (§ 26 Abs. 2 BDSG). Neben der Art des verarbeiteten Datums und der Eingriffstiefe ist zum Beispiel auch der Zeitpunkt der Einwilligungserteilung maßgebend. Vor Abschluss eines (Arbeits-)Vertrages werden Beschäftigte regelmäßig einer größeren Drucksituation ausgesetzt sein, eine Einwilligung in eine Datenverarbeitung zu erteilen (BT-Drs. 18/11325 S. 97). Freiwilligkeit kann angenommen werden, wenn der Mitarbeiter dadurch einen Vorteil hat (wie z.B. bei der Übernahme der Studiengebühren.

Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass die Einwilligung erteilt wurde (§ 51 Abs. 1 BDSG).

Praxistipp:

Aus Gründen der Rechtssicherheit sollte im Zusammenhang mit Bildungsmaßnahmen und ggf. einer daraus folgenden Rückzahlungsvereinbarung für die Verarbeitung der Daten eine Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden.

Weitere Einzelheiten siehe auch die Stichwörter zum Thema Datenschutz.

8. Mitbestimmung

Nach § 98 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung mitzubestimmen. Der Begriff der betrieblichen Berufsbildung ist weit auszulegen, so dass darunter auch Studiengänge fallen können. Das Mitbestimmungsrecht bezieht sich aber nur auf die abstrakte Durchführung, nicht auf konkrete Einzelmaßnahmen. Daher fallen auch Rückzahlungsvereinbarungen nicht unter die Mitbestimmung. Allerdings kann die Interessenvertretung der Arbeitnehmer Teilnehmer an Bildungsmaßnahmen vorschlagen.