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Arbeitnehmer - Rückzahlung von Kosten für Bildungsmaßnahmen

 Information 

1. Allgemeines

Die konsequente und zielgerichtete Weiterbildung der Arbeitnehmer ist ein wichtiger Bestandteil der Entwicklung jedes Unternehmens. Auch die Mitarbeiter selbst haben meist ein großes Interesse an Fortbildungsmaßnahmen, weil sich dadurch ihre beruflichen Chancen erhöhen. Das Qualifikationschancengesetz soll Arbeitnehmer dabei unterstützen, ihre beruflichen Kompetenzen zu erweitern und sich insbesondere auf den digitalen Wandel vorzubereiten. Dabei können Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter fortbilden, Fördermittel erhalten.

Vor der Durchführung solcher Bildungsmaßnahmen werden in der Regel Vereinbarungen geschlossen, die sicherstellen sollen, dass sich die Investition des Unternehmens durch Betriebstreue des Arbeitnehmers rechnet. Die umfangreiche Rechtsprechung zeigt, dass dabei häufig Streitigkeiten entstehen. Der Beitrag gibt Ihnen alle notwendigen Informationen und Tipps, wie Sie Probleme vermeiden können. Die Investition für Bildungsmaßnahmen des Mitarbeiters kann auch durch Vereinbarung eines Wettbewerbsverbotes abgesichert werden. Einzelheiten siehe Stichwort Wettbewerbsverbot nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

2. Zulässigkeit von Rückzahlungsvereinbarungen

2.1 Grundsätzliches

Rückzahlungsvereinbarungen sind grundsätzlich zulässig (BAG, 25.04.2001 - 5 AZR 509/99). Sie benachteiligen den Arbeitnehmer nicht unangemessen (BAG, 11.04.2006 - 9 AZR 610/05). Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse an einer Absicherung gegen den Verlust seiner Investition in den Mitarbeiter. Dies gilt auch für Soldaten auf Zeit, die auf Kosten des Bundes ein Medizinstudium absolvieren (BVerwG, 12.04.2017 - 2 C 16.16). Die Vereinbarung muss vom Standpunkt eines verständigen Betrachters einem begründeten und zu billigenden Interesse des Arbeitgebers entsprechen. Eine Rückzahlungsvereinbarung ist grundsätzlich auch bei einem Praktikantenvertrag im Rahmen eines dualen Studiums zulässig (LAG Schleswig-Holstein, 08.03.2017 - 3 Sa 275/16). Dem Mitarbeiter muss durch die Bildungsmaßnahme eine angemessene Gegenleistung zufließen, d.h. er muss dadurch bei realistischer Betrachtung Vorteile erwarten können und daher einen Ausgleich für die Rückzahlungsverpflichtung erhalten (BAG, 16.01.2003 - 6 AZR 384/01; LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - 2 Sa 215/17). Dieser wird meist in einer Verbesserung der Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Betriebes oder in besseren Chancen auf dem Arbeitsmarkt bestehen. Der Arbeitgeber ist ggf. beweispflichtig dafür, dass der Mitarbeiter durch die Bildungsmaßnahme seine zusätzlich erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten zum beruflichen Aufstieg einsetzen kann (BAG, 16.03.1994 - 5 AZR 339/92). Allein die Höhe der übernommenen Kosten ist dabei nicht entscheidend. Es kommt darauf an, dass die zusätzliche Qualifikation dem Mitarbeiter berufliche Möglichkeiten eröffnet, die ihm bisher verschlossen waren (BAG, 19.02.2004 - 6 AZR 552/02). Je eher der Arbeitnehmer durch die Ausbildung beruflich aufsteigen kann, desto eher ist ihm eine Bindung an den Arbeitgeber zuzumuten (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - 2 Sa 215/17).

Eine Rückzahlungsvereinbarung kann aber entsprechend des Grundsatzes von Treu und Glauben (§ 242 BGB) unwirksam sein, wenn sie eine übermäßige Beeinträchtigung des Grundrechts des Arbeitnehmers herbeiführt, seinen Arbeitsplatz frei zu wählen. Die Belastung des Mitarbeiters muss zumutbar sein.

2.2 Ausnahmen

Nicht zulässig sind Rückzahlungsvereinbarungen u.a. in folgenden Fällen:

  • Bei Bildungsmaßnahmen im Rahmen eines Ausbildungsvertrages (§ 12 Abs. 1, Abs. 2 BBiG). Hierzu gehören auch außerbetriebliche Lehrgänge als Bestandteil der Ausbildung. Eine Ausnahme bilden Rückzahlungsvereinbarungen in Bezug auf Studiengebühren bei ausbildungsintegrierten dualen Ausbildungsgängen (BA-Studiengängen; vgl. BAG, 25.04.2001 - 5 AZR 509/99).

    Praxistipp:

    Bei ausbildungsintegrierten dualen Studiengängen ist es wichtig, in der Rückzahlungsvereinbarung auf die korrekte Zuordnung der einzelnen Kostenbereiche zum Studium bzw. zur Berufsausbildung zu achten, da ansonsten die Klausel im Rahmen der AGB-Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 BGB insgesamt unwirksam sein kann (LAG Schleswig-Holstein, 23.05.2007 - 3 Sa 28/07).

  • Für Schulungen und Bildungsveranstaltungen im Rahmen einer Betriebsrats- bzw. Personalratstätigkeit (§§ 37 Abs. 6, 7 sowie § 40 Abs. 1 BetrVG; §§ 46 Abs. 6, 7 sowie § 44 Abs. 1 BPersVG).

  • Für Maßnahmen der betrieblichen Weiterbildung, bei denen im Vordergrund die Aktualisierung, die Auffrischung und die Vertiefung vorhandener Kenntnisse stehen (z.B. bei Schulungen nach Einführung neuer Software, Pflichtfortbildungen für Berufskraftfahrer oder zum Umgang mit neuen Sicherheitsvorschriften). Erfolgt die Übernahme der Fortbildungskosten im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse der Firma, besteht einerseits Steuerfreiheit (FG Münster, 09.08.2016 - 13 K 3218/13 L), andererseits ist dann auch keine Rückzahlungsvereinbarung zulässig.

  • Für die Freistellung zu Bildungsmaßnahmen mit sozialem Hintergrund oder zur Förderung einer ehrenamtlichen Tätigkeit. Die Freistellung erfolgt in diesen Fällen nicht in der Absicht, die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten für den Betrieb zu nutzen, sondern aus anderen Erwägungen heraus.

Arbeitnehmer können im Rahmen der einschlägigen Regelungen der Bundesländer Anspruch auf bezahlte Freistellung (Bildungsurlaub) auch für berufliche Weiterbildungsmaßnahmen geltend machen. Die in Ländergesetzen geregelten Ansprüche werden teilweise durch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen ergänzt. Soweit die Voraussetzungen dafür vorliegen, muss der Arbeitgeber die Freistellung vor der Maßnahme erklären. Eine Ablehnung ist nur aus betrieblichen bzw. dringenden betrieblichen Gründen möglich (in einzelnen Ländern gelten außerdem Kleinbetriebsklauseln bzw. Überforderungsklauseln). Rückzahlungsvereinbarungen sind bei Bildungsurlaub in diesem Sinne nicht zulässig.

2.3 Form der Vereinbarung

Für die Vereinbarung gibt es keine Formvorschriften. Aus Gründen der inhaltlichen Bestimmtheit und der Beweisführung ist jedoch eine schriftliche Abfassung sinnvoll. Mündliche Vereinbarungen können als einzelvertragliche Regelungen anzusehen sein; sie fallen dann nicht unter die Regelungen für Allgemeine Geschäftsbedingungen nach §§ 305 ff. BGB (LAG Rheinland-Pfalz, 20.12.2011 - 3 Sa 207/11). Sie können aber auch - sofern sie in einer Vielzahl von Fällen gleichlautend verwandt werden - als Allgemeine Geschäftsbedingung zu werten sein (BAG, 16.05.2012 - 5 AZR 331/11). Eine Rückzahlungsvereinbarung ist unwirksam, wenn sie erst mehr als sieben Monate nach Beginn der Bildungsmaßnahme abgeschlossen wird. Dies gilt auch, wenn seitens des Arbeitgebers behauptet, aber nicht bewiesen wird, dass zuvor eine mündliche Vereinbarung geschlossen wurde (LAG Mecklenburg-Vorpommern, 08.05.2018 - 2 Sa 215/17).

3. Inhalt von Rückzahlungsvereinbarungen

3.1 Grundsätzliches

Eine Rückzahlungsvereinbarung darf auch inhaltlich nicht gegen Treu und Glauben (§ 242 BGB) verstoßen. Die für den Arbeitnehmer zumutbare und tragbare Verpflichtung ist aufgrund einer Güter- und Interessenabwägung nach Maßgabe des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes unter Heranziehung der Umstände des Einzelfalles zu ermitteln. Dabei kommt es u.a. auf die Dauer der Bindung, den Umfang der Fortbildungsmaßnahme, die Höhe des Rückzahlungsbetrages und dessen Abwicklung an (ständige Rechtsprechung, BAG, 16.03.1994 - 5 AZR 339/92).

  • Eine Rückzahlungsvereinbarung kann außerdem als Allgemeine Geschäftsbedingung (AGB) auch der Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 BGB unterliegen. Dies gilt, wenn der Arbeitgeber für die Vereinbarung vorformulierte Vertragsbedingungen verwendet (§ 305 Abs. 1 BGB). Dabei kann es sich auch um extern vorbereitete Muster handeln, die - insgesamt betrachtet - in mindestens drei Fällen verwandt werden (BAG 15.09.2009 - 3 AZR 173/08). Weist ein Vertrag außer den persönlichen Daten des Arbeitnehmers keine individuellen Besonderheiten auf, begründet dies - ggf. in Verbindung mit dem äußeren Erscheinungsbild - eine Vermutung dafür, dass es sich um AGB handelt (BAG, 18.09.2018 - 9 AZR 162/18).

  • Unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 BGB ist jede Beeinträchtigung eines rechtlich anerkannten Interesses des Arbeitnehmers, die nicht durch begründete und billigenswerte Interessen des Arbeitgebers gerechtfertigt ist oder durch gleichwertige Vorteile ausgeglichen wird (BAG, 10.05.2016 - 9 AZR 434/15). Bestimmungen in AGB, die den Vertragspartner entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligen, sind unwirksam. Die Feststellung einer unangemessenen Benachteiligung setzt eine wechselseitige Berücksichtigung und Bewertung rechtlich anzuerkennender Interessen der Vertragspartner voraus. Es bedarf einer umfassenden Würdigung der beiderseitigen Positionen unter Berücksichtigung von Treu und Glauben (BAG, 25.04.2018 - 7 AZR 520/16).

  • Eine unangemessene Benachteiligung liegt auch vor, wenn die Vertragsklausel in der Rückzahlungsvereinbarung nicht klar und verständlich ist. Die Klausel muss insbesondere auch dem Bestimmtheitsgebot entsprechen. Die Klausel muss die Voraussetzungen für die Rückzahlung und den Umfang der Forderung so genau beschreiben, dass für den Arbeitgeber als Verwender keine ungerechtfertigten Beurteilungsspielräume entstehen (vgl. BAG, 20.03.2013 - 10 AZR 8/12). Dies gilt im Fall von Rückzahlungsvereinbarungen, wenn die Klausel dem Arbeitgeber als Verwender vermeidbare Spielräume hinsichtlich der erstattungspflichtigen Kosten gewährt (BAG, 06.08.2013 - 9 AZR 442/12). Der Arbeitnehmer muss sein Rückzahlungsrisiko in vollem Umfang abschätzen können. Daher müssen Art und Berechnungsgrundlage der möglicherweise anfallenden Rückzahlung angegeben sein; eine exakte Bezifferung der Kosen ist jedoch nicht notwendig (ArbG Köln, 08.04.2016 - 1 Ca 1486/15). Eine Klausel, ist nicht hinreichend klar und verständlich, wenn sie durch die gewählten Formulierungen nicht erkennen lässt, welche finanziellen Belastungen in welcher Größenordnung auf den Mitarbeiter tatsächlich zukommen (LAG Schleswig-Holstein, 08.03.2017 - 3 Sa 275/16). Es ist daher wichtig, die relevanten Beträge konkret zu benennen und ggf. im Lauf der Zeit anzupassen.

  • Die Vereinbarung muss die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausreichend berücksichtigen. Eine Rückzahlungsklausel stellt nur dann eine ausgewogene Gesamtregelung dar, wenn es der Arbeitnehmer selbst in der Hand hat, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungsverpflichtung zu entgehen (BAG, 13.03.2014 - 9 AZR 545/12; 13.12.2011 - 3 AZR 791/09). Keine überraschende - und daher unwirksame - Klausel in den AGB im Sinne von § 305c BGB liegt vor, wenn in einem Vertrag über die Teilnahme an einem dualen Hochschulstudium für den Fall der Nichtannahme eines angebotenen Arbeitsverhältnisses neben den Studiengebühren anteilig auch die für Zeiten der Freistellung gezahlte Vergütung zurückzuzahlen ist (ArbG Gießen, 03.02.2015 - 9 Ca 180/14). Eine Regelung in den AGB, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Ausbildungskosten verpflichtet, wenn er krankheitsbedingt die Ausbildung nicht mehr weiterführen kann, benachteiligt ihn unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 BGB. Sie ist daher unwirksam.

  • Die Auslegung einer Rückzahlungsvereinbarung muss in erster Linie nach ihrem Wortlaut erfolgen. Ist dieser nicht eindeutig, kommt es für die Auslegung entscheidend darauf an, wie der Vertragstext aus Sicht der typischerweise an Geschäften dieser Art beteiligten Verkehrskreise zu verstehen ist, wobei der Vertragswille verständiger und redlicher Vertragspartner zu beachten ist. Bleibt danach noch ein nicht behebbarer Zweifel, geht dieser nach § 305c Abs. 2 BGB zu Lasten des Verwenders der AGB (LAG Rheinland-Pfalz, 22.03.2018 - 4 Sa 184/17). Die Auslegung von typischen Vertragsklauseln ist der uneingeschränkten Überprüfung auch durch das BAG zugänglich (BAG, 11.04.2018 - 4 AZR 265/17).

Das BAG hat aber auch entschieden, dass die Anforderungen, die an die Transparenz einer Rückzahlungsvereinbarungen zu stellen sind, nicht überzogen werden (BAG, 21.08.2012 - 3 AZR 698/10).

Praxistipp:

Wird - ggf. durch die Arbeitsgerichtsbarkeit - die Unwirksamkeit einer Klausel in den AGB festgestellt, ist eine Umdeutung auf eine zulässige Klausel in der Regel nicht möglich (BAG, 23.01.2007 - 9 AZR 482/06, BAG, 06.08.2013 - 9 AZR 442/12 ). Daher sollten rechtlich nicht gesicherte Formulierungen vermieden werden.

Wechselt ein Arbeitnehmer innerhalb der in der Rückzahlungsvereinbarung festgelegten Bindungsfrist zu einem Partnerunternehmen (hier von einem Rentenversicherungsträger zum anderen) und verzichtet der Inhaber der Forderung auf deren Geltendmachung, kommt dadurch konkludent ein Erlassvertrag i.S.v. § 397 BGB zustande. Infolge dessen ist die Rückforderung insgesamt ausgeschlossen, also auch dann, wenn der Mitarbeiter noch vor Ablauf der Bindungsfrist ganz aus den Diensten der Deutschen Rentenversicherung ausscheidet und ein anderes Beschäftigungsverhältnis eingeht (LAG Düsseldorf, 26.10.2018 - 10 Sa 417/18).

Praxistipp:

Für Anzeigen des Arbeitnehmers (z.B. zur Verzögerungen in der Ausbildung) ist in manchen Verträgen die Schriftform vorgeschrieben. Zu beachten ist aber, dass seit 01.10.2016 nach § 309 Nr. 13 BGB in Allgemeinen Geschäftsbedingungen keine strengere als die Textform vorgegeben werden darf. Diese Anforderungen erfüllen z.B. auch eine E-Mail oder ein Fax. Einer Unterschrift auf dem Dokument bedarf es nicht. Die geänderten Anforderungen gelten für Rückzahlungsvereinbarungen, die seit Oktober 2016 geschlossen werden. Altfälle werden nicht erfasst.

Die Beweislast, dass es sich bei der getroffenen Vereinbarung um vorformulierte Vertragsbedingungen handelte und er infolge der Vorformulierung keinen Einfluss auf ihren Inhalt nehmen konnte, trägt der Arbeitnehmer (LAG Rheinland-Pfalz, 20.12.2011 - 3 Sa 207/11 m.w.N.).

3.2 Dauer der Bindung

In den Vereinbarungen wird in der Regel festgelegt, nach welcher Dauer der Betriebstreue die Rückzahlungsverpflichtung erlischt. Die Rechtsprechung hat dafür in Abhängigkeit der Dauer der Fortbildung folgende Kriterien entwickelt:

Dauer der bezahlten Freistellung bis zuZulässige Bindungsdauer bis zu
einem Monatsechs Monate
zwei Monateeinem Jahr
drei bis vier Monatezwei Jahre
einem Jahrdrei Jahre
mehr als zwei Jahrefünf Jahre

Abweichungen davon sind im Einzelfall möglich - abhängig von den Aufwendungen des Betriebes und den Vorteilen, die der Arbeitnehmer durch die Fortbildung erlangt (BAG, 14.01.2009 - 3 AZR 900/07).

Die Rückzahlungsverpflichtung muss sich während der Bindungsdauer zeitanteilig - zumindest für jedes Jahr der Betriebszugehörigkeit - mindern (siehe auch BVerwG, 12.04.2017 - 2 C 16.16). Eine monatliche Staffelung kann zwar sinnvoll sein, ist aber rechtlich nicht gefordert (BAG, 23.04.1986 - 5 AZR 159/85).

3.3 Kriterien für die Rückzahlungsverpflichtung

Welche Sachverhalte die Verpflichtung zur Rückzahlung auslösen, ist in der Vereinbarung konkret zu regeln. Auch dabei ist die Rechtsprechung zu beachten. Es ist nicht zulässig, die Rückzahlung an jede Form des Ausscheidens zu knüpfen. Dies gilt insbesondere, wenn eine Rückzahlung auch für den Fall vorgesehen ist, dass dem Arbeitnehmer nach Abschluss der Ausbildung kein Arbeitsvertrag angeboten wird. Der Mitarbeiter muss die Möglichkeit haben, durch Betriebstreue der Rückzahlungsverpflichtung zu entgehen.

Eine unangemessene Benachteiligung i.S.d. § 307 Abs. 1 S. 1 BGB liegt auch durch eine Vertragsklausel vor, die nicht danach unterscheidet, ob der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Sphäre des Arbeitgebers oder der des Arbeitnehmers entstammt. Dies gilt insbesondere, wenn eine Rückzahlungsverpflichtung auch für den Fall vorgesehen ist, dass die Kündigung des Mitarbeiters durch vertragswidriges Verhalten des Arbeitgebers ausgelöst wird (BAG, 28.05.2013 - 3 AZR 103/12). Lässt eine Klausel zur Rückzahlung von Fortbildungskosten auch für den Fall einer berechtigten personenbedingten Eigenkündigung des Arbeitnehmers einen Rückzahlungsanspruch entstehen, differenziert sie nicht ausreichend nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens. Sie benachteiligt den beklagten Arbeitnehmer entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen i.S.d. § 307 Abs. 1 S. 1 BGB und ist damit unwirksam (LAG Hamm, 18.05.2018 - 1 Sa 49/18). Es ist in diesem Zusammenhang vielmehr notwendig, nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens zu differenzieren (BAG, 18.03.2014 - 9 AZR 545/12). Gegen § 307 Abs. 1 BGB kann auch eine Klausel verstoßen, die eine Rückzahlung auch für den Fall vorseht, dass der Arbeitnehmer während der Bindungsdauer kündigt, weil er wegen i.S. eines Verschuldens ihm nicht zuzurechnenden Wegfalls seiner medizinischen Tauglichkeit nicht mehr in der Lage ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen (BAG, 11.12.2018 - 9 AZR 383/18).

Der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss daher der Sphäre des Arbeitnehmers zuzuordnen sein. Dies ist in der Regel bei Kündigung des Mitarbeiters der Fall. Ausnahmsweise kann aber auch bei Eigenkündigung die Rückzahlungsverpflichtung entfallen, wenn die Kündigung durch ein Fehlverhalten des Arbeitgebers veranlasst wurde, die auch einen besonnenen Mitarbeiter zur Kündigung bewegt hätte (LAG Bremen, 25.02.1994 - 4 Sa 13/93).

Außerdem gilt dies auch, wenn der Arbeitgeber kein Interesse an der neu gewonnenen Qualifikation des Mitarbeiters hat und ihn nicht adäquat beschäftigen kann. Dies gilt insbesondere auch, wenn der Arbeitgeber einen entsprechenden Arbeitsplatz nicht anbieten kann oder will (ArbG Siegburg, 02.08.2018 - 1 Ca 1987/17). Auch dann liegt der Grund für die Kündigung des Arbeitnehmers in der Sphäre des Arbeitgebers.

Fehlt in dem Formular für die Rückzahlungsverpflichtung eine Differenzierung nach dem Grund der Kündigung, ist diese wegen der unangemessenen Benachteiligung des Mitarbeiters unwirksam (BAG, 18.03.2014 - 9 AZR 545/12). Der Kündigung durch den Mitarbeiter gleichzustellen ist ein Aufhebungsvertrag, der auf Wunsch des Arbeitnehmers zustande kommt (BAG, 05.07.2000 - 5 AZR 883/98).

Eine Kündigung des Arbeitgebers darf in der Regel keine Rückzahlungsverpflichtung nach sich ziehen. Nur für den Fall einer sachlich gerechtfertigten verhaltensbedingten Kündigung ist eine Rückforderungsklausel zulässig (BAG, 24.06.2004 - 6 AZR 320/03, 6 AZR 383/03). Der Arbeitgeber ist aber ggf. beweispflichtig, dass ein vertragswidriges Verhalten zur Kündigung geführt hat.

3.4 Abbruch der Bildungsmaßnahme

Teilweise wird auch vereinbart, dass der Mitarbeiter zur Rückzahlung verpflichtet ist, wenn er die Bildungsmaßnahme abbricht. In diesem Fall muss die Vereinbarung dem Mitarbeiter eine Überlegensfrist einräumen, in der er ohne Kostenrisiko entscheiden kann, ob er die Ausbildung fortsetzen oder aufgeben will (BAG, 20.02.1975 - 5 AZR 240/74). Eine Klausel, wonach der Arbeitnehmer bei Abbruch der Bildungsmaßnahme aus Gründen, die er zu vertreten hat, zur Rückzahlung der bis zum Abbruch entstandenen Aufwendungen in voller Höhe verpflichtet ist, ist weder überraschend noch mehrdeutig, wenn Art und Berechnungsgrundlagen der Kosten genannt werden. Daher wird der Mitarbeiter hierdurch nicht unangemessen benachteiligt LAG Niedersachsen, 30.10.2018 - 10 Sa 268/18). Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die nach der in die Sphäre des Arbeitnehmers fallenden Eigenkündigung die Fortbildungsmaßnahme gegenüber dem Träger beendet und der Mitarbeiter diese auf eigene Kosten fortsetzt.

3.5 Umfang der Rückzahlung

In der Vereinbarung sollte auch im Detail festgelegt werden, welche Kosten ggf. zurückzuzahlen sind. Dies erfordert bei Formularverträgen bereits das Transparenzgebot nach § 307 Abs. 1 S. 2 BGB; dabei muss auch die Höhe der evtl. Rückzahlungsverpflichtung für den Arbeitnehmer erkennbar sein (BAG, 06.08.2013 - 9 AZR 8/12).). Die Festlegung, was unter die Erstattungspflicht fällt, liegt in der Disposition der Beteiligten. Im Zweifel zählen hierzu alle Aufwendungen, die der Betrieb für die Bildungsmaßnahme tatsächlich aufgewandt hat. Dazu können gehören:

  • Die Vergütung für die Zeit der Freistellung

  • Nebenkosten, wie Vermögenswirksame Leistungen oder Beiträge für die betriebliche Altersversorgung

  • Schulungskosten

  • Prüfungsgebühren

  • Kosten für Lehrmaterial

  • Reisekosten

  • Unterkunfts- und Verpflegungsaufwendungen

Praxistipp:

Im Hinblick auf die Rechtsprechung ist es sinnvoll, in der Rückzahlungsvereinbarung detailliert festzulegen, welche Kosten Im Einzelnen zurückgezahlt werden müssen. Dabei ist es ausreichend, die Art der Aufwendungen (wie oben aufgeführt), und die Parameter, nach denen sich der Rückzahlungsbetrag ermittelt, einzeln anzugeben (BAG, 06.08.2013 - 9 AZR 442/12 ). Dabei sollten bereits in der Vereinbarung konkrete Beträge genannt werden, soweit diese schon im Voraus feststehen (wie z.B. bei den Lehrgangs- oder Prüfungsgebühren oder bei den Reisekosten).

In die Vergütung für die Zeit der Freistellung nicht eingerechnet werden dürfen die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, weil dies gegen § 32 SGB I in Verbindung mit §§ 20, 22 SGB IV verstößt (BAG, 06.11.1996 - 5 AZR 334/95).

4. Zeitpunkt der Vereinbarung

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (z.B. BAG, 09.12.1992 - 5 AZR 158/92) ist eine Rückzahlungsvereinbarung, die nach Beginn der Bildungsmaßnahme geschlossen wird, unwirksam. In seinem Urteil vom 15.09.2009 (3 AZR 173/08) hat das BAG diese Frage offen gelassen. Es ist daher zu empfehlen, die Vereinbarung grundsätzlich vor Beginn der Maßnahme zu schließen.

5. Abwicklung der Rückzahlung

Da die Rückforderung der Aufwendungen in der Regel im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses steht wird der Betrieb dies häufig mit den noch zustehenden Vergütungsansprüchen aufrechnen. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass die Aufrechnung nach § 394 BGB in Verbindung mit §§ 850 ff ZPO nur insoweit zulässig ist, als die Bezüge pfändbar sind (LAG Rheinland-Pfalz, 20.12.2011 - 3 Sa 207/11). Ggf. kann auch eine Ratenzahlungs- oder Stundungsvereinbarung geschlossen werden. Jedenfalls bei Soldaten auf Zeit, die auf Kosten des Bundes ein Medizinstudium absolviert und die Bundeswehr vor Ablauf der Verpflichtungszeit verlassen haben, dürfen für die Stundung des Rückzahlungsbetrages keine Zinsen verlangt werden, da es hierfür keine Rechtsgrundlage gibt (BVerwG, 12.04.2017 - 2 C 16.16).

6. Kostenübernahme durch neuen Arbeitgeber

Nicht selten wird bei einem Stellenwechsel vereinbart, dass der neue Arbeitgeber die Rückzahlungsverpflichtung für die Bildungsmaßnahme übernimmt. Dann ist eine steuerliche Besonderheit zu beachten: Die Finanzämter gehen teilweise davon aus, dass in diesem Fall kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des neuen Arbeitgebers besteht (so Senatsverwaltung für Finanzen Berlin, Kurzinfo LSt Nr. 1/15). Denn der Mitarbeiter weist ja schon bei der Einstellung die erlangte höhere Qualifikation aus. Aus diesem Grund sind die übernommenen Beträge sowohl steuer- wie auch sozialversicherungspflichtig.

Praxistipp:

Setzen Sie sich ggf. zur Abklärung von Steuer- und -Beitragspflicht mit der Finanzverwaltung und der zuständigen Krankenkasse in Verbindung.

7. Datenschutz

Die Bildungsmaßnahme und insbesondere Rückzahlungsvereinbarung hängen zwar mit dem Beschäftigungsverhältnis zusammen; ob sie aber zu den Geschäftsvorgängen gehört, die für deren Durchführung erforderlich sind, kann zweifelhaft sein. Dies hat aber Auswirkungen auf die Formalitäten, die für den Datenschutz wichtig sind.

Der Datenschutz und auch der Beschäftigtendatenschutz wurden durch die DSGVO der EU und die Neufassung des BSDG mit Wirkung vom 25.05.2018 in vielen Punkten verändert. Der Beschäftigtendatenschutz ergibt sich aufgrund der Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO aus § 26 BDSG. Aber auch bei Anwendung dieser Vorschrift sind die generellen Vorgaben der DSGVO zu beachten. Ebenfalls gelten die Regelungen des Datenschutzes, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen

Die Verarbeitung (dazu gehören z.B. das Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Löschen und Vernichten) der Daten von Beschäftigten ist zulässig,

  • soweit die Informationen im Zusammenhang mit der Begründung (Bewerbungsverfahren), der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind;

  • in Bezug auf die gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben der Interessenvertretung der Beschäftigten im Betrieb;

  • bei Einwilligung des Mitarbeiters

  • zur Aufdeckung von Straftaten.

Im Rahmen der Prüfung, ob die Verarbeitung von Daten zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, müssen die Interessen des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung und das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten zu einem schonenden Ausgleich gebracht werden, der beide Interessen möglichst weitgehend berücksichtigt (BT-Drs. 18/11325 S. 97). Wer „Beschäftigter“ i.S.v. § 26 BDSG ist, ergibt sich aus § 26 Abs. 8 BDSG. Gegenüber der früheren Regelung sind jetzt auch Leiharbeitnehmer einbezogen.

Die Verarbeitung der für das Personalwesen erforderlichen Daten (§ 26 Abs. 1 BDSG) beinhaltet auch die notwendige Weitergabe an die zuständigen Stellen (z.B. Sozialversicherungsträger).

Die Verarbeitung von Informationen, die über die notwendigen Daten für das Personalwesen hinausgehen, erfordert die Einwilligung des Mitarbeiters(§ 26 Abs. 2 BDSG). Diese muss sich auf den konkreten Zweck der Verarbeitung beziehen und in der Regel in Schriftform erteilt werden. Die Einwilligung muss - dies ergibt sich schon aus dem Charakter einer solchen Erklärung - freiwillig sein; außerdem muss der Mitarbeiter über die notwendigen Informationen verfügen und sich der Tragweite seiner Zustimmung bewusst sein (vgl. Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Um dies sicherzustellen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Beschäftigten über den Zweck der Datenverarbeitung und über sein Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, aufzuklären. Dies muss in Textform geschehen.

Bei der Beurteilung der Freiwilligkeit sind im Einzelfall insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen (§ 26 Abs. 2 BDSG). Neben der Art des verarbeiteten Datums und der Eingriffstiefe ist zum Beispiel auch der Zeitpunkt der Einwilligungserteilung maßgebend. Vor Abschluss eines (Arbeits-)Vertrages werden Beschäftigte regelmäßig einer größeren Drucksituation ausgesetzt sein, eine Einwilligung in eine Datenverarbeitung zu erteilen (BT-Drs. 18/11325 S. 97). Freiwilligkeit kann angenommen werden, wenn der Mitarbeiter dadurch einen Vorteil hat (wie z.B. bei der Übernahme der Studiengebühren. Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass die Einwilligung erteilt wurde (§ 51 Abs. 1 BDSG).

Praxistipp:

Aus Gründen der Rechtssicherheit sollte im Zusammenhang mit Bildungsmaßnahmen und ggf. einer daraus folgenden Rückzahlungsvereinbarung für die Verarbeitung der Daten eine Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden.

Siehe auch die Stichwörter zum Datenschutz.

8. Mitbestimmung

Nach § 98 Abs. 1 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung mitzubestimmen. Der Begriff der betrieblichen Berufsbildung ist weit auszulegen, so dass darunter auch Studiengänge fallen können. Das Mitbestimmungsrecht bezieht sich aber nur auf die abstrakte Durchführung, nicht auf konkrete Einzelmaßnahmen. Daher fallen auch Rückzahlungsvereinbarungen nicht unter die Mitbestimmung. Allerdings kann die Interessenvertretung der Arbeitnehmer Teilnehmer an Bildungsmaßnahmen vorschlagen.