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Arbeitnehmer - Anzeige- und Mitteilungspflichten

 Information 

1. Allgemeines

Zur Sicherung der Leistungserbringung und zur Abwendung von Schäden ist der Arbeitnehmer verpflichtet, den Arbeitgeber über verschiedene Sachverhalte zu informieren. Dazu gehören insbesondere Umstände, die den Mitarbeiter daran hindern, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Die Anzeige- und Mitteilungspflichten sind teilweise gesetzlich geregelt, teilweise sind sie arbeitsvertragliche Nebenpflicht aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§§ 241 Abs. 2, 242 BGB). Entnehmen Sie die Mitteilungspflichten der folgenden Tabelle.

Bei den Mitteilungspflichten sind die Grundsätze des Datenschutzes zu beachten. Dies ist insbesondere von Bedeutung, wenn keine gesetzliche Grundlage für die Mitteilungspflicht besteht.

Der Datenschutz und auch der Beschäftigtendatenschutz wurden durch die DSGVO der EU und die Neufassung des BSDG mit Wirkung vom 25.05.2018 in vielen Punkten verändert. Der Beschäftigtendatenschutz ergibt sich aufgrund der Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO aus § 26 BDSG. Aber auch bei Anwendung dieser Vorschrift sind die generellen Vorgaben der DSGVO zu beachten.

Die Verarbeitung (dazu gehören z.B. das Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Löschen und Vernichten) der Daten von Beschäftigten ist zulässig,

  • soweit die Informationen im Zusammenhang mit der Begründung (Bewerbungsverfahren), der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind;

  • in Bezug auf die gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben der Interessenvertretung der Beschäftigten im Betrieb;

  • bei Einwilligung des Mitarbeiters;

  • zur Aufdeckung von Straftaten.

Ebenfalls gelten die Regelungen des Datenschutzes, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Im Rahmen der Prüfung, ob die Verarbeitung von Daten zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, müssen die Interessen des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung und das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten zu einem schonenden Ausgleich gebracht werden, der beide Interessen möglichst weitgehend berücksichtigt (BT-Drs. 18/11325 S. 97). Wer „Beschäftigter“ i.S.v. § 26 BDSG ist, ergibt sich aus § 26 Abs. 8 BDSG. Gegenüber der früheren Regelung sind auch Leiharbeitnehmer einbezogen.

Die Verarbeitung der für das Personalwesen erforderlichen Daten (§ 26 Abs. 1 BDSG) beinhaltet auch die notwendige Weitergabe an die zuständigen Stellen (z.B. Sozialversicherungsträger). Die Verarbeitung von Informationen, die über die notwendigen Daten für das Personalwesen hinausgehen, erfordert die Einwilligung des Mitarbeiters.

Siehe auch die Stichwörter zum Thema Datenschutz.

2. Überblick über die Anzeige- und Mitteilungspflichten

Stichwort/SachverhaltFrist und Form der MitteilungGgf. Rechts-grundlageBemerkungen
Anzeige-, Aufklärungs- und Auskunftspflicht Unverzüglich§ 241 Abs. 2 BGBEs besteht ein Auskunftsanspruch, wenn der Arbeitgeber über das Bestehen und den Umfang eines Rechts in entschuldbarer Weise im Unklaren ist und der Arbeitnehmer unschwer darüber Auskunft geben kann (BAG, 18.01.1996 - 6 AZR 314/95). Dies gilt insbesondere in Bezug auf die zu erbringende Arbeitsleistung; der Arbeitnehmer muss unaufgefordert und rechtzeitig Auskunft über Umstände geben, die der Erfüllung seiner Arbeitspflicht entgegenstehen (BAG, 26.03.2015 - 2 AZR 517/14).
ArbeitnehmererfindungenUnverzüglich gesonderte Meldung in Textform (§ 126b BGB). Auch Email, Fax oder SMS ausreichend.§ 5 ArbnErfGDer Arbeitnehmer, der eine Diensterfindung gemacht hat, ist verpflichtet, sie zu melden und hierbei kenntlich zu machen, dass es sich um die Meldung einer Erfindung handelt.
Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche DauerUnverzüglich persönlich, telefonisch, per Fax, Email oder SMS, ggf. auch durch Bote.§ 5 Abs. 1 EntgFGDie Mitteilung muss dem Arbeitgeber am ersten Tag zugehen; daher reicht die Übermittlung per Brief nicht. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage, hat der Arbeitnehmer spätestens am folgenden Tag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen.
Beitragszuschuss zur KrankenversicherungUnverzüglich, wenn sich die Voraussetzungen für die Gewährung ändern. Meldepflicht betrifft Arbeitnehmer, die wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze nicht versicherungspflichtig sind.
ELStAM-VerfahrenBei Eintritt ins Arbeitsverhältnis.§ 39e Abs. 4 S. 1 EStGMitzuteilen sind zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuermerkmale durch den Arbeitgeber:
  • Die Identifikationsnummer,

  • das Geburtsdatum,

  • evtl. weitere Dienstverhältnisse

  • ob und in welcher Höhe ein eingetragener Freibetrag in Anspruch genommen werden soll.

ElternzeitWenn Freistellung unmittelbar nach Geburt oder Schutzfrist gewünscht wird: Schriftliche Erklärung spätestens sieben Wochen vor Beginn. § 16 Abs. 1 BEEGMitteilung muss auch Erklärung enthalten, für welche Zeit innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll.

Schriftstück muss eigenhändig unterschrieben sein (§ 126 Abs. 1 BGB). (Ausnahmen: notarielle Beurkundung oder elektronische Form - §§ 126, 126a BGB). Email, Fax oder SMS nicht ausreichend (BAG, 10.05.2016 - 9 AZR 145/15 und 9 AZR 149/15).

Ausnahmen für Frist siehe § 16 Abs. 1 und 2 BEEG.
 Wenn Freistellung für den Zeitraum zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr gewünscht wird: Schriftliche Erklärung spätestens 13 Wochen vor Beginn. § 16 Abs. 1 BEEG

Schriftstück muss eigenhändig unterschrieben sein. (Ausnahmen: notarielle Beurkundung oder elektronische Form - §§ 126, 126a BGB). Email, Fax oder SMS nicht ausreichend 10.05.2016 - 9 AZR 145/15 und 9 AZR 149/15).

Ausnahmen für Frist siehe § 16 Abs. 1 BEEG.

Fahrverbot, wenn der Arbeitnehmer die Fahrerlaubnis beruflich benötigtUnverzüglich§ 241 Abs. 2 BGBEine Mitteilungspflicht besteht, wenn der Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit auf eine Fahrerlaubnis angewiesen ist. Verschweigt er seinem Arbeitgeber wissentlich, dass gegen ihn ein befristetes Fahrverbot ausgesprochen wurde, kann dies ein wichtiger Grund i.S.v. § 626 BGB sein, der zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses geeignet ist (LAG Köln, 12.07.2018 - 7 Sa 725/17).
FamilienpflegezeitSchriftlich spätestens acht Wochen vor dem Beginn.§ 2a Abs. 1 FPfZG

Schriftstück muss eigenhändig unterschrieben sein. (Ausnahmen: notarielle Beurkundung oder elektronische Form - §§ 126, 126a BGB). Email, Fax oder SMS nicht ausreichend.

Mitteilung muss auch die Angabe beinhalten, für welche Zeit und in welchem Umfang die Freistellung in Anspruch genommen werden soll. Außerdem ist die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit anzugeben.

Handynummer, privateIm Regelfall keine Übermittlungspflicht-LAG Thüringen, 16.05.2018 - 6 Sa 442/17 und 6 Sa 444/17
Lohnzahlungen durch DritteAm Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums.§ 38 Abs. 4 S. 3 EStGEs handelt sich um Einnahmen des Arbeitnehmers, die einen Bezug zu seinem Arbeitsverhältnis haben, aber von einem Dritten gezahlt werden.
NebentätigkeitSoweit eine arbeitsrechtliche Verpflichtung zur Anzeige besteht, ansonsten nur, wenn berechtigte Interessen des Arbeitgebers tangiert werden.Arbeitsvertragsrecht, Arbeitsrecht allgemein, § 241 Abs. 2 BGBNebentätigkeit kann aufgrund des Arbeitsvertrages verboten sein oder unter Erlaubnisvorbehalt stehen. Dies gilt insbesondere, wenn die Nebentätigkeit mit der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung nicht vereinbar ist und die Ausübung der Nebentätigkeit somit eine Verletzung der Arbeitspflicht darstellt (BAG, 18.01.1996 - 6 AZR 314/95).
Pflegezeit - Kurzzeitige ArbeitsverhinderungUnverzüglich persönlich, telefonisch, per Fax oder Email, ggf. auch durch Bote.§ 2 Abs. 2 PflegeZGMitteilung muss auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsverhinderung enthalten.
Pflegezeit - vollständige oder teilweise FreistellungSchriftlich spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn.§ 3 Abs. 3 PflegeZG

Schriftstück muss eigenhändig unterschrieben sein. (Ausnahmen: notarielle Beurkundung oder elektronische Form - §§ 126, 126a BGB). Email, Fax oder SMS nicht ausreichend.

Gleichzeitig Mitteilung, für welche Zeit und in welchem Umfang die Freistellung in Anspruch genommen werden soll. Wird teilweise Freistellung gewünscht, auch Angabe, wie die Arbeitszeit verteilt werden soll

SchwangerschaftSobald der Frau der Zustand bekannt ist; Form ist nicht festgelegt. Mitteilung bezieht sich auch auf den voraussichtlichen Entbindungstag.§ 15 Abs. 1 MuSchGMitteilung soll erfolgen; keine Rechtspflicht. Auf Verlangen des Arbeitgebers muss ein Attest eines Arztes oder einer Hebamme vorgelegt werden. Es soll den voraussichtlichen Tag der Entbindung beinhalten. Eine Mitteilung kann auch bereits bei einer möglichen oder vermuteten Schwangerschaft erfolgen; die löst bereits den Sonderkündigungsschutz (§ 17 MuSchG) aus (LAG Berlin-Brandenburg, 15.03.2018 - 10 Sa 1509/17).
SchwerbehinderungSchwerbehinderung Auf Nachfrage Die Frage des Arbeitgebers nach der Schwerbehinderung bzw. einem diesbezüglich gestellten Antrag ist im bestehenden Arbeitsverhältnis jedenfalls nach sechs Monaten, d.h. ggf. nach Erwerb des Behindertenschutzes gemäß §§ 168ff. SGB IX, zulässig. Das gilt insbesondere zur Vorbereitung von beabsichtigten Kündigungen. Eine solche Frage führt weder zu einer unzulässigen Diskriminierung noch zu einer Verletzung des Datenschutzes nach § 26 BDSG(BAG, 16.02.2012 - 6 AZR 553/10).
SozialversicherungBei Bedarf alle Angaben und Unterlagen, die zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlich sind. Auch Angabe, ob der Arbeitnehmer neben dem Arbeitsentgelt aus der Beschäftigung weitere beitragspflichtige Einnahmen hat.§ 28 SGB IVBei mehreren Beschäftigungen besteht die Verpflichtung gegenüber allen Arbeitgebern.
Stillen des KindesEine stillende Frau soll ihrem Arbeitgeber so bald wie möglich mitteilen, dass sie stillt.§ 15 Abs. 1 MuSchGBei mehreren Beschäftigungen besteht die Verpflichtung gegenüber allen Arbeitgebern.