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Überlastungsanzeige

 Information 

1. Allgemeines

Die Arbeitsverdichtung nimmt u.a. durch die technische Entwicklung, den Fachkräftemangel und die Digitalisierung der Arbeitswelt stetig zu. Mitunter wird eine dünne Personaldecke auch durch die rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen verursacht. Infolge der Arbeitsverdichtung, aber auch wegen ständiger Erreichbarkeit, Veränderungen am Arbeitsplatz und dem Wandel in der Struktur der Unternehmen (bis hin zur Verlegung ganzer Standorte) fühlen sich Arbeitnehmer oft überfordert. Wird der Arbeitsdruck zu groß, kommt die Überlastungsanzeige ins Spiel. Der Arbeitnehmer wird sie insbesondere erwägen, wenn er die Aufgaben nicht mehr zeitgerecht und in der notwendigen Qualität erledigen kann. Lesen Sie, was dabei zu beachten ist.

2. Was ist eine Überlastungsanzeige?

Die Überlastungsanzeige (auch Entlastungs-, Gefahren- oder Qualitätsanzeige genannt) ist eine Mitteilung an den Vorgesetzten, dass infolge Überforderung die erforderlichen Aufgaben nicht mehr ordnungsgemäß erfüllt werden können und dadurch Gefahren für die Sicherheit und die Gesundheit des Arbeitnehmers, der Kollegen und/oder der Kunden bestehen. Für die Kunden kann die Gefährdung durch Mängel in den Produkten eintreten. Letztlich weist die Anzeige auch auf Gefahren für das Unternehmen hin und kann insoweit auch im Interesse des Arbeitgebers liegen. Darüber hinaus besteht für ihn die Verpflichtung, Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen (siehe ArbG Kiel, 26.07.2017 - 7 BV 67 c/16).

Die Anzeige hat einerseits die Funktion, nachzuweisen, dass der Mitarbeiter seiner arbeitsrechtlichen Anzeigepflicht nachgekommen ist; andererseits kann sie seine Haftung für Fehler einschränken.

3. Welche Rechtsgrundlagen gibt es?

Für die Überlastungsanzeige gibt es keine unmittelbare gesetzliche oder tarifvertragliche Grundlage. Mittelbar anzuwenden sind aber verschiedene Rechtsgrundlagen des Arbeits- und des Zivilrechts.

Aufgrund des Arbeitsvertrages sind die beteiligten Parteien verpflichtet, auf die Interessen des Partners Rücksicht zu nehmen und den Vertragszweck zu fördern (§§ 241 Abs. 2 und 242 BGB). Daraus erwachsen für den Arbeitnehmer Nebenpflichten, insbesondere

  • die Interessen des Arbeitgebers zu wahren;

  • alles zu unterlassen, was dem Betrieb oder den Arbeitskollegen schaden könnte und

  • Gefahren für die Leistungserbringung anzuzeigen.

Eine Überlastungsanzeige kann als Ausfluss dieser Verpflichtungen verstanden werden; denn sie kann Schäden von dem Betrieb und den Arbeitnehmern abwenden. Dadurch können Gefahren für die Leistungserbringung frühzeitig erkannt werden. Damit werden auch die Interessen des Unternehmens gewahrt. So verstanden darf sie nicht als Angriff auf die Person und/oder die Kompetenz des Vorgesetzten betrachtet werden; mit ihr erfüllt der Mitarbeiter vielmehr eine arbeitsrechtliche Obliegenheit.

Dass die Anzeige auch im wohlverstandenen Interesse des Unternehmens liegt, wird auch durch § 618 Abs. 1 BGB deutlich. Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers so weit zu schützen, wie es die Art der Arbeit erlaubt. Dazu gehört auch, einer gesundheitsgefährdenden Überanstrengung entgegenzuwirken. Die Überlastungsanzeige kann dem Betrieb helfen, dieser Verpflichtung gerecht zu werden.

Die Beschäftigten selbst sind verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten sowie gemäß der Unterweisung und Weisung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit Sorge zu tragen (§ 15 Abs. 1 ArbSchG). Nach dieser Vorschrift müssen die Beschäftigten darüber hinaus auch für die Sicherheit und Gesundheit derjenigen sorgen, die von ihren Handlungen und Unterlassungen bei der Arbeit betroffen sind. Zu denken ist in diesem Zusammenhang an die Arbeitskollegen, aber auch an die Kunden und die Konsumenten der Produkte. Die Überlastungsanzeige kann also Ausfluss dieser Pflichten sein (vgl. auch § 16 Abs. 1 ArbSchG).

4. Welche Form ist einzuhalten?

Da die Überlastungsanzeige als solche gesetzlich nicht geregelt ist, gibt es keine Formvorschriften. Auch im Hinblick darauf, dass Schadenersatzansprüche dadurch abgewendet werden können, ist aus Beweisgründen der Text- oder der Schriftform der Vorzug zu geben. Die Anzeige kann von einem, aber auch von mehreren Mitarbeitern (z.B. eines Arbeitsteams) gemeinsam abgegeben werden.

Adressat kann die Unternehmensleitung oder der unmittelbare Vorgesetzte sein; ggf. kann die Anzeige gleichzeitig an beide gehen. Dabei sollte der Dienstweg eingehalten werden. Darüber hinaus kann sie - z.B. in Form einer Beschwerde - auch an den Betriebs- oder Personalrat gehen; ggf. auch zusätzlich (vgl. §§ 84 ff. BetrVG). Der Betriebs- oder Personalrat hat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei betrieblichen Regelungen zum Gesundheitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, § 75 Abs. 3 Nr. 11 BPersVG). Darunter fallen auch Schutzmaßnahmen des Arbeitgebers zur Verhütung von Gesundheitsschäden, die ggf. durch eine Gefährdungsbeurteilung festzustellen sind (ArbG Kiel, 26.07.2017 - 7 BV 67 c/16). Bei Meinungsverschiedenheiten zwischen Unternehmensleitung und Personalvertretung hinsichtlich der Überbelastung der Mitarbeiter kann die Einigungsstelle eingeschaltet werden. Sie kann eine Mindestbesetzung festlegen. Eine solche Entscheidung ist nach dem Urteil nicht rechtswidrig, weil das Grundrecht des Arbeitgebers auf unternehmerische Freiheit i.S.d. Art. 12 GG. Es tritt hinter das Recht der Arbeitnehmer auf gesunde und sichere Arbeitsbedingungen sowie körperliche Unversehrtheit nach Art. 2 Abs. 2 GG zurück.

5. Welchen Inhalt sollte die Anzeige haben?

Auch der Inhalt der Überlastungsanzeige ist nicht geregelt. Er ergibt sich aus ihrem Zweck und dem Ziel. Sinnvoll sind z.B. folgende Inhalte:

  • Name und Funktion des Verfassers;

  • Datum;

  • Nennung des Begriffes "Überlastungsanzeige";

  • Kurzbeschreibung der Aufgaben des Verfassers;

  • Angaben, welche Probleme bei der Leistungserbringung auftreten, insbesondere zu personellen Engpässen und deren Ursachen;

  • Information, welche Schritte der Verfasser zur Beseitigung der Probleme unternommen hat (z.B. Gespräche mit dem Vorgesetzten),

  • Konsequenzen der bestehenden Probleme für die Leistungserbringung;

  • Ggf. Vorschläge zur Verbesserung der Situation;

  • Sinnvoll: Versicherung, dass sich der Verfasser weiterhin bemüht, die Aufgaben so gut es geht wahrzunehmen;

  • Hinweis auf evtl. haftungsrechtliche Konsequenzen.

Daraus ergibt sich auch, dass die Überlastungsanzeige möglichst sachlich formuliert seine sollte.

6. Welche Konsequenzen ergeben sich?

6.1 Wie können Führungskräfte reagieren?

Zu bedenken ist, dass eine Reaktion durch die arbeitsvertragliche Fürsorgepflicht notwendig ist. Zeitnah nach dem Eingang der Anzeige sollte daher ein Gespräch mit dem Verfasser stattfinden. Wer dieses führt, hängt sowohl von dem Adressat der Anzeige wie auch von der innerbetrieblichen Führungsstruktur ab.

In dem Gespräch sollte zunächst verdeutlicht werden, dass die Überlastungsanzeige grundsätzlich positiv gesehen wird, da hierdurch Defizite aufgedeckt und Fehler vermieden werden können. Im Vorfeld sollte unternehmensintern abgeklärt werden, welche Schritte notwendig sind, um die aufgezeigten Mängel zu beseitigen. Insbesondere ist auch eine Einschätzung erforderlich, ob die beanstandeten Punkte objektiv als Schwachstellen einzuordnen sind oder ob subjektive Einschätzungen des einzelnen Mitarbeiters im Vordergrund stehen. Sofern die Überlastungsanzeige in diesem Sinne als berechtigt einzuordnen ist, ist es sinnvoll, bereits vor dem Gespräch mit dem Verfasser Lösungsmöglichkeiten zu suchen. Sofern der Mitarbeiter Vorschläge unterbreitet hat, entspricht es einem kooperativen Führungsstil, diese sorgfältig zu prüfen und bei Eignung auch umzusetzen. Darüber hinaus können folgende Fragen geprüft werden:

  • Besteht bei Personalengpässen im Arbeitsbereich des Verfassers durch unternehmensinterne Umsetzungen die Möglichkeit, dem entgegenzuwirken?

  • Können geplante Urlaube von Mitarbeitern verschoben werden?

  • Können Aushilfskräfte eingestellt werden (z.B. eingearbeitete Mitarbeiter in Elternzeit)?

  • Können Überstunden angeordnet werden?

  • Können Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen helfen, um die Schwachstellen zu beseitigen?

Auch wenn es vielleicht nicht möglich ist, die Probleme kurzfristig zu beseitigen, sollte der Mitarbeiter nicht mit dem Gefühl aus dem Gespräch herausgehen, seine Initiative sei umsonst gewesen. Zumindest mittelfristig sollte die Beseitigung der Probleme in Aussicht gestellt werden.

Soweit die Probleme subjektiver Natur sind, muss dies dem Arbeitnehmer gegenüber offen, aber mit einer geeigneten Gesprächstechnik vermittelt werden. Ggf. sollte dann die Frage erörtert werden, welche Unterstützung der Betrieb bei der Beseitigung individueller Schwächen leisten kann.

Eine Abmahnung des Arbeitnehmers, der eine Überlastungsanzeige verfasst hat, ist keine adäquate und arbeitsrechtlich zulässige Reaktion. Denn für die zugrunde liegende Gefahrensituation gilt grundsätzlich ein subjektiver Maßstab. Darüber hinaus haben Beschäftigte dem Arbeitgeber oder dem zuständigen Vorgesetzten nach § 16 Abs.1 ArbSchG jede von ihnen festgestellte unmittelbare erhebliche Gefahr für die Sicherheit und Gesundheit unverzüglich zu melden. Ob eine solche Gefahr aber tatsächlich besteht, ist nicht maßgebend, weil es auf die subjektive Einschätzung des Mitarbeiters ankommt. Eine Abmahnung der Arbeitnehmerin aus diesem Grund ist daher nicht zulässig. Sie ist daher aus der Personalakte zu entfernen (LAG Niedersachsen, 12.09.2018 - 14 Sa 140/18). Eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers liegt nur vor, wenn die Überlastungsanzeige aus sachfremden Erwägungen verfasst wird und leichtfertig eine Gefahr gemeldet wird, von der er annahmen musste, dass eine solche nicht vorlag.

6.2 Wird die Leistungspflicht des Arbeitnehmers eingeschränkt?

Die Leistungspflicht des Mitarbeiters wird durch die Überlastungsanzeige nicht eingeschränkt. Er ist nach wie vor verpflichtet, seine Arbeitsleistung unter Anspannung seiner geistigen und körperlichen Kräfte zu erbringen. Maßgebend ist also die individuelle Leistungsfähigkeit (st. Rspr., siehe BAG, 17.01.2008 - 2 AZR 536/06). Keinesfalls berechtigt die Überlastungsanzeige zu einem pflichtwidrigen Handeln, z.B. zu einem besonders langsamen Arbeiten. Darüber hinaus muss er auch weiterhin die ihm zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen, um die Überlastungssituation zu bewältigen. Eine Krankenpflegerin darf auch in einer Überlastungssituation ihre Überwachungspflichten nicht in schwerwiegender Weise verletzten (ArbG Stuttgart, 05.04.2016 - 12 BV 64/15).

Wird dies nicht beachtet, sind die arbeitsrechtlichen Sanktionen, wie Ermahnung, Abmahnung und ggf. auch verhaltensbedingte Kündigung, uneingeschränkt möglich. Die Überlastungsanzeige hat darauf keinen Einfluss.

6.3 Welche Auswirkungen ergeben sich für die Haftung des Mitarbeiters?

Macht der Arbeitnehmer Fehler und tritt dadurch für den Betrieb ein Schaden ein, kann der Mitarbeiter ersatzpflichtig sein. Dabei gelten jedoch die Einschränkungen im Rahmen der so genannten Arbeitnehmerhaftung. Diese schränkt die Möglichkeiten, den Mitarbeiter in Regress zu nehmen, ein:

  • Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Mitarbeiter nicht;

  • bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden zwischen dem Arbeitnehmer und dem Betrieb aufgeteilt;

  • bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz muss der Mitarbeiter dem Betrieb den Schaden voll ersetzen.

Die Überlastungsanzeige kann, solange die beschriebenen Mängel nicht abgestellt wurden, zu einer Einschränkung der Haftung des Arbeitnehmers führen.

Praxistipp:

Bei der Geltendmachung des Schadenersatzanspruches müssen evtl. arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen, die auch Formvorgaben enthalten können, beachtet werden (vgl. hierzu auch BAG, 07.06.2018 - 8 AZR 96/17).