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Zeitmanagement per ABC-Analyse

Ähnlich wie beim Eisenhower-Prinzip geht es auch bei diesem Ansatz darum, anstehende Aufgaben nach Prioritäten zu systematisieren – also zu entscheiden, welche erstrangig zu erledigen sind (A-Aufgaben), eher zweitrangig sind und – zumindest teilweise – auch delegiert werden können (B-Aufgaben) und welche nachrangig (C-Aufgaben) zu behandeln und eher Routinearbeiten sind.

Kriterien zur Identifizierung der vorrangigen A-Aufgaben können zum Beispiel sein, dass

  • sie nicht delegierbar sind
  • sie einen maximalen Beitrag zur Erreichung der selbst gesteckten oder vorgegebenen Ziele leisten
  • sie lang- oder kurzfristig den größten Nutzen bringen
  • sie zur leichteren Erledigung weiterer Aufgaben führen
  • ihre Nichterfüllung negative Konsequenzen zur Folge haben würde.

Der optimale Zeiteinsatz

Die ABC-Analyse soll allerdings keineswegs dazu führen, dass nur noch A-Aufgaben erledigt werden. Ziel ist es vielmehr, alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten durch Prioritätensetzung in eine ausgewogene Relation sowie in eine angemessene Rang- und Reihenfolge zu bringen. Konkret bedeutet das: A-Aufgaben sollten pro Tag im Durchschnitt nur etwa 15 bis 20 Prozent der anstehenden Dinge ausmachen – um allerdings rund 60 bis 65 Prozent der verfügbaren Zeit für ihre Erledigung zu verwenden. Bei den C-Aufgaben ist die prozentuale Verteilung genau andersherum; bei den B-Aufgaben sind es in puncto Aufkommen und optimaler Zeiteinsatz jeweils etwa 20 Prozent.

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