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Zeitmanagement mithilfe der ALPEN

Um sich seine Zeit und sein Tagespensum gut einzuteilen und sich nicht zu verheddern, ist es sinnvoll, mit schriftlichen Zeitplänen zu arbeiten. Hierbei kann die sogenannte ALPEN-Methode wertvolle Dienste leisten – benannt nach den wichtigsten Komponenten für effektives Arbeiten, die da lauten:

A = Aufgaben aufschreiben: Sämtliche Aktivitäten, Tätigkeiten und Termine des folgenden Tages werden in Form einer To-Do-Liste gesammelt – nicht zu vergessen auch solche Aufgaben, die eigentlich am Vortag hätten erledigt werden sollen, aber dann doch nicht geschafft wurden.

L = Länge/​Dauer abschätzen: Für jede in der To-Do-Liste gesammelte Aufgabe wird der erforderliche Zeitbedarf erfasst. Hierbei ist eine realistische Einschätzung wichtig. Das jeweilige Zeitfenster sollte also nicht zu knapp bemessen sein, um sich nicht zu viel für einen Tag vorzunehmen, aber auch nicht zu üppig ausfallen mit der Folge, dass man einzelne Tätigkeiten unnötig in die Länge zieht. Alle Erfahrung zeigt: Hat man sich selbst ein realistisches Zeitlimit für eine Aufgabe gesetzt, arbeitet man konzentrierter und lässt sich auch nicht so leicht ablenken.

P = Pufferzeiten reservieren: Keinesfalls sollte man einen Tag bis auf die letzte Minute verplanen. Vielmehr braucht es auch ausreichende Zeitpuffer für unvorhergesehene Dinge – etwa unerwartete Aufgaben, spontane Aktivitäten, Störungen, eine kleine Plauderei zwischendurch etc. Daher gilt die Faustregel, maximal 60 Prozent der verfügbaren Zeit zu verplanen, nicht zuletzt um unnötigen Stress zu vermeiden.

E = Entscheidungen treffen: Hier geht es vor allem darum, Prioritäten zu setzen und jene Tagesaufgaben festzulegen, die auf jeden Fall erledigt werden sollen oder müssen. Den Rest des Aufgabenkatalogs gilt es dahingehend zu überdenken, ob er tatsächlich zu schaffen ist oder aber einzelne Aktivitäten verschoben oder sogar ganz gestrichen oder aber delegiert werden können.

N = Nachkontrolle: Am Ende eines Tages heißt es Bilanz zu ziehen: Gibt es Aufgaben, die zwar fest eingeplant waren und auch tatsächlich notwendig sind, aber dann doch nicht erledigt werden konnten? Falls ja, werden sie in die To-Do-Liste des nächsten Tages übertragen.

Wenn man sich mit der ALPEN-Methode erst mal ein wenig vertraut gemacht hat, erfordert sie Experten zufolge durchschnittlich nur etwa acht Minuten tägliche Planungszeit.

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