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Zeitmanagement: Die Ziele nicht zu hoch stecken

Hier hören Sie den Radiobeitrag

Text zum Radiobeitrag

Moderator: Beim Zeitmanagement geht es darum, seinen Tagesablauf realistischer einzuschätzen und besser zu planen. So kann man seine Arbeit möglichst effektiv und zeitgerecht erfüllen, ohne den Eindruck zu bekommen, von der Zeit und den Aufgaben beherrscht zu werden. Was dabei hilft, seine Zeit optimal zu managen, erklärt Thomas Ebel. Er ist Arzt im AOK-Bundesverband.

Thomas Ebel: Am Anfang sollte erstmal eine Bestandsaufnahme stehen. Das heißt, ich beobachte mich am besten eine Woche, schreibe alles auf, wie lange die Aufgaben eigentlich dauern, die ich zu erledigen habe. Und kann dann sozusagen, nachdem ich dann ein realistisches Bild darüber habe, meine Zeitplanung neu ausrichten.

Moderator: Hilfreich ist es auch, seine Aufgaben zu hinterfragen. Wann müssen sie tatsächlich erledigt sein? Gibt es vielleicht einfachere und schnellere Lösungswege? Kann das nicht ein Kollege besser? Damit wird die Arbeit überschaubarer und man sieht, was man eventuell auch abgeben kann. Aber was, wenn der Zeitplan trotzdem nicht funktioniert?

Thomas Ebel: Dann ist es wahrscheinlich so, dass Sie in Ihrem Plan jede Minute verplant haben. Das sollten Sie nämlich nicht machen. Also eine allgemeine Empfehlung ist ungefähr nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen und 40 Prozent als Pufferzeit zu lassen, einfach für diese ganzen unvorhergesehenen Arbeiten, die ja doch immer anfallen. Man sollte sich dabei einfach selber beobachten, wie oft man am Tag wirklich gestört wird, also Telefon, E-Mails oder Kollegen kommen einfach reingeschneit ins Büro und wollen nur kurz was klären. So was sollte man einfach mal notieren. Und das kann man in seine Zeitplanung wieder neu einfließen lassen.

Moderator: Übung macht den Meister – denn seine Zeit richtig einzuschätzen will gelernt sein. Noch einmal Thomas Ebel:

Thomas Ebel: Da gibt es Methoden, die das unterstützen können, wie die ALPEN-Methode. Dabei verwendet man täglich ein paar Minuten zur Erstellung eines Tagesplans. Wobei in ALPEN A für Aufgaben, Aktivitäten steht. Das heißt, man schreibt sich auf, „was muss ich überhaupt erledigen an diesem Tag“. L steht für die Länge der Aufgaben, P für die Pufferzeit. E steht für die Entscheidung, das ist ein bisschen die Frage nach den Prioritäten. Und N ist die Nachkontrolle, das heißt, am Ende des Tages werde ich checken müssen, habe ich alle Sachen erledigt und was geht in den nächsten Tagesplan mit über.

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