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Freibetrag bei Betriebsfesten

© Siri Stafford/Thinkstock
Betriebsfeste

Die Kosten einer Betriebsveranstaltung sind erst bei Überschreiten eines Freibetrags Arbeitslohn

Durch das Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften ist die Besteuerung von geldwerten Vorteilen, die ein Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gewährt, ab 1. Januar 2015 erstmals gesetzlich geregelt worden (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Anwendungsschreiben vom 14. Oktober 2015 die Rechtslage erläutert. Ergänzend hat das BMF in einem Schreiben an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft vom 7. Dezember 2016 Stellung genommen. Im Einzelnen gilt Folgendes:

Begriff der Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläums-feiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z. B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung.

Freibetrag von 110 Euro

Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen führen nicht zu Arbeitslohn, soweit die Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer (110 Euro = Freibetrag) nicht übersteigen. Begünstigt sind je Arbeitnehmer zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Jubilarfeiern sind ebenfalls Betriebsveranstaltungen und nicht gesondert zu werten. Daher kann der Freibetrag nicht unabhängig davon berücksichtigt werden, ob der betreffende Personenkreis bereits an zwei steuerbegünstigten Betriebsveranstaltungen im selben Jahr teilgenommen hat, für die der Freibetrag bereits verbraucht wurde.

Maßgebende Gesamtkosten für die Prüfung der 110-Euro-Freibetragsgrenze

Nach der gesetzlichen Regelung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Gesamtkosten einzubeziehen. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Zum rechnerischen Anteil an den Kosten gehören

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  • Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
  • Barzuwendungen, die statt der in a) bis c) genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, etwa für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie zum Beispiel Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen bleiben unberücksichtigt (zum Beispiel Abschreibung auf die Veranstaltungsräumlichkeiten, anteilige Kosten der Gehaltsbuchhaltung zur Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung).

Reisekosten

Steuerfreie Reisekosten (etwa für die An- und Abreise auswärtiger Arbeitnehmer) sind nicht mit einzubeziehen. In Fällen, in denen die Anreise und Übernachtung im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer organisiert und abgewickelt werden, sind die Zuwendungen der Betriebsveranstaltung zuzurechnen.

Teilnehmer

Bei der Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer zählen die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer und nicht die angemeldeten Teilnehmer. Das Finanzgericht Köln beachtet dagegen die Zahl der Anmeldungen (FG Köln v. 27.6.2018 3 K 870/17, Revision VI R 31/18).

Geschenke

Ein Geschenk wird anlässlich einer Betriebsveranstaltung und nicht nur bei Gelegenheit an den Arbeitnehmer übergeben, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht. Es wird nicht beanstandet, wenn Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden. Bei Geschenken, deren Wert 60 Euro übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich oder nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Geschenke, die vom Zuwendenden nach § 37b EStG pauschaliert werden, sind nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen.

Zurechnung des Begleitpersonen-Anteils beim Arbeitnehmer

Dem Arbeitnehmer ist auch der Anteil an den maßgebenden Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung zuzurechnen, der auf seine Begleitpersonen (Ehegatte, Lebenspartner, Kinder) entfällt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Zur Berechnung der Höhe der dem einzelnen Arbeitnehmer gewährten Zuwendung siehe das folgende Beispiel:

Beispiel

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.

Besteuerung der Zuwendungen

Der Arbeitslohn bzw. der geldwerte Vorteil aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert werden (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG). Diese Besteuerung führt im Recht der Sozialversicherung zu einer beitragsfreien Einnahme.

Hintergrund

BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 zur „Lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen; Rechtslage nach dem "Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften"

Stand: 1.1.2019

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