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Zeit – mal ganz ohne Not und ohne Druck

Acht namhafte Experten wurden zu ihren Empfehlungen für ein gelungenes Zeitmanagement befragt.

Und das sind unsere Experten

Was ist für Sie ein gelungenes Zeitmanagement?

  1. Frage: Was ist eigentlich der Sinn von Zeitmanagement?
    Antwort
    • Antwort: 

      Prof. Dr. Lothar J. Seiwert

      Es geht nicht darum, noch mehr Dinge in immer kürzerer Zeit zu erledigen, sondern der Sinn von Zeitmanagement besteht darin, seine Zeit- und Lebensqualität nachhaltig zu verbessern, um mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.

      Martin Krengel

      Die Zeit ist eine der wenigen fortlaufenden Konstante in unserem Leben. Zeitmanagement ist deswegen ein Schlüssel zu einem erfüllten Leben, zu privatem Glück und beruflichem Erfolg. Durch Prioritäten und Struktur ermöglicht es uns, klarer zu denken. Durch mehr Motivation und Konzentration können wir schneller handeln. So finden wir wieder Zeit für die schönen Dinge, für unsere Mitmenschen und für uns selbst.

      Alexander Pauly

      Nach meinem Verständnis ist der Sinn von Zeitmanagement, dass es mir ermöglicht, selbstbestimmt und nach meinen Vorstellungen erfolgreich zu leben. Ein gutes Zeitmanagement stellt sicher, dass ich von den wertvollen Dingen in meinem Leben genug schaffe. Der Sinn von Zeitmanagement besteht folglich nicht darin, mehr oder schneller arbeiten zu können. Das alleine wäre im besten Fall sinnlos, im schlimmsten gefährlich für meine Gesundheit.

      Cordula Nussbaum

      Zeitmanagement macht erst Sinn, wenn ich über mich selbst und meine Aufgaben nachdenke und darüber, was mir wirklich wichtig ist. Der eine will so viel wie möglich in seine Tage reinpacken – und erhöht seine Effizienz. Der andere will endlich mit gutem Gewissen Zeit für sich und die Familie haben – und lernt, die hohen Ansprüche an sich loszulassen. Der Dritte will eine gute Führungskraft sein – und lernt zu motivieren und zu delegieren. Zeitmanagement hat den Sinn, den Sie dem Thema geben.

      Ivan Blatter

      In einem erfolgreichen Zeitmanagement geht es um drei Dinge: Erstens kann damit das eigene Potenzial abgerufen werden, ohne sich auszulaugen. Zweitens geht es darum, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Aufgaben zu haben. Und drittens ist es das Ziel, eine bessere Übersicht, mehr Fokus und weniger Stress zu haben.

      Burkhard Heidenberger

      Der Ausdruck Zeitmanagement ist an sich ja nicht ganz korrekt. Treffender sind die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation. Denn die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine Konstante. Möglich ist aber, sich selbst zu managen. Sich also so zu organisieren, um in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit möglichst viel zu erreichen – eben produktiv zu arbeiten oder auch mehr Zeit für sich persönlich freizuschaufeln. Das ist der Sinn von Zeitmanagement.

      Petra Schmidt

      Zeitmanagement hilft uns, unsere Zeit für die wirklich wichtigen Dinge einzusetzen. Zeit lässt sich ja nicht managen, sie vergeht auch ohne jedes „Management“. Wir können aber managen, wofür wir unsere Zeit verwenden. Das hilft uns, ausgeglichener und glücklicher zu leben.

      Werner Tiki Küstenmacher

      Persönlich zufriedener und glücklicher werden – das ist der wirkliche Sinn von Zeitplanung. Es geht nicht um höhere Effizienz oder maximalen Profit, sondern um den Menschen. Wer nach einem Zeitmanagementseminar oder nach der Lektüre eines Buchs zu diesem Thema nicht entspannter ist, sondern gestresster, der hat das falsche Seminar besucht oder das falsche Buch gelesen.

  2. Frage: Welches ist Ihrer Erfahrung nach der häufigste Fehler von Menschen im Berufsalltag, aufgrund dessen sie die Kontrolle über die Zeit verlieren und mit (negativem) Stress reagieren?
    Antwort
    • Antwort: 

      Prof. Dr. Lothar J. Seiwert

      Viele glauben, Kollegen, Chefs oder Kunden sofort bzw. alles recht machen zu müssen und lassen sich dadurch von der Dringlichkeit anderer geradezu tyrannisieren. Meist bekommt nicht der oder das Wichtigste die oberste Priorität, sondern derjenige, der am lautesten schreit. Viele haben zudem einen „Sprachfehler“: Sie können oder wollen nicht „Nein“ sagen.

      Martin Krengel

      Niemand würde heutzutage ohne ein Navi oder einen Stadtplan in eine fremde Stadt fahren. Das gäbe ein Wirrwarr! Täglich nehmen tausende Menschen aber genau diesen Wirrwarr im Kopf in Kauf, wenn sie kein klares Zielsystem und keine Wochenstruktur haben. Also machen wir die kleinen, schnellen Dinge – nicht die wirklich wichtigen, die langfristig Erfolg bringen.

      Alexander Pauly

      Viele begehen den Fehler, Dringlichkeit nicht von Wichtigkeit zu unterscheiden. In der Folge wird dringlichen Dingen oft der Vorzug gegeben. „Dringlich drängelt!“ Dadurch gerät man allerdings meist nur noch stärker ins Hamsterrad und wundert sich am Abend, warum man wieder viel Energie aufgewandt, aber wenig geschafft hat. Besser wäre es, zunächst zu überlegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Also diejenigen, die mich langfristig erfolgreich und kurzfristig zufrieden machen.

      Cordula Nussbaum

      Die Arbeitsbelastung ist in vielen Unternehmen gestiegen, doch kaum ein Arbeitnehmer traut sich zu sagen: „Es ist zu viel!“ Lieber klotzen sie Überstunden, sparen an den Erholzeiten und kommen so in den Strudel von negativem Stress. Um es als Tipp an die Unternehmen und die Berufstätigen zu formulieren: Wir müssen wieder lernen, dass Erholung und echte Auszeiten nicht „faul“ sind, sondern wertvolle Energiebringer. Und je erholter ich bin, desto besser und motivierter arbeite ich.

      Ivan Blatter

      Das ist zweifellos das Springen von einer Zufälligkeit zur nächsten. Wir lassen uns häufig von scheinbaren Dringlichkeiten leiten und folgen denen ohne nachzudenken. Gutes Zeitmanagement ist aber immer ein bewusster Umgang mit der eigenen Zeit.

      Burkhard Heidenberger

      Oft werden Zeitdruck und der daraus resultierende Stress durch äußere Umstände verursacht – etwa knappe Terminvorgaben. Die häufigsten „persönlichen Fehler“ sind die zugelassenen täglichen Zeitfresser (z. B. privates Surfen während der Arbeit, nicht „Nein“ sagen können, Tratsch mit Kollegen, Perfektionismus) und die fehlende Priorisierung. An Mitarbeitern aber, die sich ständig ablenken lassen und ihre Aufgaben nach Belieben und ohne Prioritäten abarbeiten, wird ein Unternehmer keine große Freude haben.

      Petra Schmidt

      Hier unterscheide ich zwei Typen: Die „menschenorientierten“, eher extrovertierten Mitarbeiter lassen sich von anderen ablenken. So dauern Gespräche oft viel länger als geplant und da dieser Typ meist sehr hilfsbereit ist, lässt er gerne die anstehende Arbeit ruhen, um einem Kollegen zu helfen. Der zweite Typ, der eher introvertierte, genaue, „sachorientierte“ Mitarbeiter lässt sich von dem ihm eigenen Perfektionismus verleiten, für Aufgaben viel länger zu brauchen als nötig.

      Werner Tiki Küstenmacher

      Wer ohne Planung in seinen Tag geht, lebt nicht, sondern wird gelebt. Das A und O für einen froh machenden Arbeitstag ist eine kleine, aber klare Landkarte: Was werde ich heute erledigen? Welche Sorge schaffe ich mir vom Hals? Welchen Stier packe ich als erstes bei den Hörnern?

  3. Frage: Aufgrund welcher Umstände tragen Unternehmen am häufigsten dazu bei, das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter zu torpedieren?
    Antwort
    • Antwort: 

      Prof. Dr. Lothar J. Seiwert

      Trotz der ebenfalls wichtigen Prioritäten der Mitarbeiter hat „der Chef immer Recht (§ 1 der Betriebsordnung)“ beziehungsweise erste Priorität, wenn er gerne und häufig dazwischenfunkt und seine Aktivitäten natürlich sofort erledigt haben will. Das führt unweigerlich zu dem Sisyphus-Versuch, ständig zu viel auf einmal zu tun – was aber im Alltag absolut nicht funktionieren kann.

      Martin Krengel

      Wenn sich die Kollegen nicht immer gegenseitig vom Arbeiten abhalten würden, wären alle produktiver. Studien zeigen, dass man nur ca. 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit wirklich effektiv nutzt. Ein US-Unternehmen bietet z. B. schon eine Vier-Tage-Woche und hat festgestellt, dass die Mitarbeiter genauso produktiv sind wie an fünf Tagen.

      Alexander Pauly

      Wenn Mitarbeiter nicht so arbeiten können, wie sie es geplant haben, dann liegt das oft daran, dass Unternehmen Aufgaben arbeitsteilig organisieren: Jeder Bereich und jeder Mitarbeiter ist für ein bestimmtes Teilergebnis verantwortlich. Um dem gerecht zu werden, konkurrieren sie um Ressourcen, um Geld, aber auch um Zeit. Zudem legt jeder Bereich seine Prioritäten individuell fest. An den Schnittstellen kommt es dann zu Interessenkonflikten. Dafür können Unternehmen nichts. Wohl aber dafür, Druck ungefiltert von oben nach unten durchzureichen.

      Cordula Nussbaum

      In manchen Unternehmen ist es so, dass die Gutorganisierten, die pünktlich gehen, schief angeschaut werden, ihnen zusätzliche Projekte aufgebrummt werden und letztendlich ihr guter Umgang mit den Aufgaben bestraft wird. Und der größte Torpedo ist mit Sicherheit das Vorurteil, dass derjenige, der abends am längsten im Büro ist, der engagierteste Mitarbeiter ist. Das führt dazu, dass viele Mitarbeiter abends einfach nur ihre Stühle wärmen und Arbeit vorschützen – obwohl sie längst fertig sind oder der Akku eh einfach zu leer für gute Arbeit ist.

      Ivan Blatter

      Alles muss immer sofort sein. Meistens ist man knapp dran oder meint, man müsse etwas sofort liefern. Dieser Druck wird dann durch die ganze Firma weitergereicht. Das positivere Gegenstück wäre: durchdachte, geplante und bewusste Arbeit.

      Burkhard Heidenberger

      Hier kommen mangelnde Führungskompetenz und fehlende Rahmenbedingungen zum Tragen. Optimal wäre, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, welches Ziel/​welche Aufgabe bis wann erreicht und erledigt werden soll – also von der Führungsebene selbst Prioritäten vorgegeben und entsprechende Anreize geschaffen werden. Auch Anerkennung darf nicht zu kurz kommen. Bei den Rahmenbedingungen kann sich ein zu straffes Arbeitszeitkorsett nachteilig auswirken. Deshalb sollten – soweit möglich – flexible Arbeitszeitmodelle geschaffen werden.

      Petra Schmidt

      Prioritäten werden nicht kommuniziert. So setzen Mitarbeiter häufig falsche oder nicht gewünschte bzw. erwartete Prioritäten. Wenn Unternehmen vorhandenes Zeitmanagement torpedieren, indem sie Pläne kurzfristig über den Haufen werfen, dann sollten sie das auch als Managemententscheidung sehen und tragen und nicht den Mitarbeitern anlasten.

      Werner Tiki Küstenmacher

      Wenn Führungskräfte selbst nicht genau wissen, was sie erreichen wollen, verbreiten sie gern die berühmte operative Hektik. Jeder muss irgendetwas zu einem ganz unbedingten Zeitpunkt erledigen, aber keiner weiß so richtig, warum. Dann sind alle beschäftigt und gestresst und jeder Gedanke, wozu das alles gut ist, wird verboten. Das macht auf Dauer krank. Alle.

  4. Frage: Welche der Strategien und Techniken zum persönlichen Zeitmanagement hat sich am besten bewährt?
    Antwort
    • Antwort: 

      Prof. Dr. Lothar J. Seiwert

      Nach wie vor sind es die klassischen Methoden wie Ziele formulieren, Prioritäten setzen und Tages- oder Wochenpläne erstellen. Für die eigene Work-Life-Balance sollten auch Zeitfenster oder Termine mit sich selbst eingeplant werden. Hinzu kommt die persönliche Einstellung, um für mehr Selbstbestimmung in seiner Arbeit und seinem Leben zu sorgen.

      Martin Krengel

      Ich nenne das „Blockbuster“: Durch eine Struktur im Tag trennen wir Anspannung von Entspannung. Ich arbeite täglich in drei bis fünf Fokusblöcken. Dabei sind Telefon und Internet aus – und ich möglichst ungestört. Dabei stelle ich meinen Handytimer auf meist 90 (manchmal 45 oder 60) Minuten und arbeite in diesem Zeitfenster ein konkretes Aufgabenbündel ab.

      Alexander Pauly

      Zeitmanagement besteht nicht nur – was viele glauben – aus effizienter Planung. Gerade weil die wenigsten Menschen ihre Aufgaben völlig autark planen können, wird Kommunikation zur wirksamsten Strategie im Zeitmanagement. Das bedeutet, aktiv Erwartungen zu managen – eigene und die anderer. Die wichtigsten Fragen, die ich dann klären muss, lauten: „Was brauche ich wann und in welcher Form von dir, um meinen Job machen zu können? Und was brauchst du von mir?“

      Cordula Nussbaum

      Am besten sind Strategien, die zu Ihren persönlichen Talenten passen. Ein kreativer Chaot beispielsweise, also ein Querdenker, ein Neue-Wege-Geher, beißt sich am klassischen Zeitmanagement die Zähne aus. To-Do-Liste machen und abarbeiten? Oh, Stress pur! Ein systematischer Macher hingegeben kann das mit links – es entspricht seiner Art zu denken, seinen Talenten. Daher ist der erste Schritt zu einem dauerhaft funktionierenden Zeitmanagement, dass Sie Ihren Talent-Typ bestimmen und dann Methoden wählen, die zu Ihnen und zu Ihrem Arbeitsumfeld passen.

      Ivan Blatter

      Das ist höchst unterschiedlich. Was für mich funktioniert, funktioniert für Sie nicht unbedingt. Grundsätzlich geht es aber darum, neue Gewohnheiten zu lernen. Tools, Hilfsmittel und Apps helfen dann in einem zweiten Schritt, wenn wir tatsächlich einen guten Umgang mit der Zeit gelernt haben.

      Burkhard Heidenberger

      Diese Frage kann so nicht eindeutig beantwortet werden. Denn es gibt keine Zeitmanagementmethoden, die für alle anwendbar sind. Zu unterschiedlich sind die (beruflichen) Anforderungen und die persönlichen Präferenzen. Jeder muss für sich sein individuelles Zeitmanagementsystem finden.

      Petra Schmidt

      So banal es klingen mag: sich (attraktive!!!) Ziele setzen. Wer weiß, was er will, arbeitet auch darauf hin. Das kann man oft bei Halbtagskräften sehen: Sie organisieren ihren Arbeitsalltag so, dass sie pünktlich gehen können – um zum Beispiel danach ihr Kind vom Kindergarten abzuholen. Diese Mitarbeiter haben ein attraktives und lohnenswertes Ziel vor Augen und können es erreichen – während ich immer wieder beobachte, dass viele Menschen zwar wissen, was sie nicht wollen, aber auf die Frage, was sie denn wirklich wollen, nur mit den Schultern zucken.

      Werner Tiki Küstenmacher

      Zuallererst: Begeisterung entfachen! Das kann vom Chef kommen, aus dem Kollegenkreis oder man entdeckt es in sich selbst: Da brennt mein Feuer, dort will ich hin, das will ich schaffen! Dann kommt lange nichts und erst dann kommen Methoden und Techniken.

  5. Frage: Was können Unternehmen tun, damit ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben stressfrei in angemessener Zeit erledigen?
    Antwort
    • Antwort: 

      Prof. Dr. Lothar J. Seiwert

      Von Aktionismus und „Dynaxity“ (= Kombination aus Dynamik und Komplexität) befreien. Und eine positive Kommunikationskultur schaffen, die den Mitarbeitern ermöglicht, zu ihren Chefs auch mal „Nein“ zu sagen oder über Themen wie Überlastung oder Prioritätensetzung reden zu können.

      Martin Krengel

      Eine meiner wichtigsten Zeitmanagement-Regeln lautet: „Wer die Zeit begrenzt, hat mehr davon!“ Ich würde strikt ein Überstundenverbot (oder maximal eine Stunde) erteilen. Denn so lernen die Leute, sich auf die strategisch wichtigen Dinge zu fokussieren und haben genug Zeit zum Auftanken. Motivation, Konzentration und Produktivität werden also eher durch weniger Arbeitseinsatz gesteigert, nicht durch mehr.

      Alexander Pauly

      Ein guter Anfang wäre es, mehr Durchlässigkeit zwischen den Unternehmens-bereichen zu ermöglichen. Statt Konkurrenzdenken und Abteilungsegoismen zu fördern, sollte der (informelle) Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg gestärkt werden. Auf diese Weise ließe sich das Verständnis von den Möglichkeiten und Einschränkungen des Anderen verbessern. Das ermöglicht vorausschauende Planung, Rücksicht sowie die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Und das entlastet.

      Cordula Nussbaum

      Das Wichtigste ist, miteinander zu reden und sich als zuständige Führungskraft immer wieder rückmelden zu lassen, ob beim Mitarbeiter „Land unter“ ist, ob sein Pensum tatsächlich zu schaffen ist – und auch, ob er vielleicht komplett unterfordert ist. Damit Beschäftigte ihre Aufgaben stressfrei und in angemessener Zeit erledigen können, ist also ein regelmäßiger Abgleich zwischen „Herausforderung“ und „Ressource“ – Können, Kompetenz, Zeit – nötig. Nur wenn diese in einem gesunden Verhältnis stehen, bringen wir unsere Bestleistung und fühlen uns gut dabei.

      Ivan Blatter

      Ein gutes Zeitmanagement lernen Sie in keiner Ausbildung. Man macht einfach mal und hofft, dass es so klappt. Ein Unternehmen kann aber bewusst das Zeitmanagement als Teil der Einarbeitung in den Job verstehen und entsprechend gute Kurse anbieten.

      Burkhard Heidenberger

      Wie schon erwähnt, sind hierfür Führungskompetenz und entsprechende Rahmenbedingungen notwendig, die zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen. Davon profitieren nicht nur die Beschäftigten. Der Firma bringt das eine stärkere Identifizierung der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, ein besseres Betriebsklima, eine Steigerung der Mitarbeitermotivation sowie Einsparungen – resultierend aus einer geringeren Mitarbeiterfluktuation und weniger Fehlzeiten. Nicht zuletzt stärkt das den Ruf des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.

      Petra Schmidt

      Unternehmen können mit ihren Mitarbeitern gemeinsam eine Prioritätenhierarchie festlegen, etwa im Rahmen von Jahres- und Zielgesprächen. Feedback zwischen Führungskräften und Mitarbeitern ist eine wichtige Hilfestellung, wenn es mit dem Zeitmanagement nicht so zu klappen scheint. Das kann nämlich auch ein Hinweis dafür sein, dass sich Mitarbeiter über- oder unterfordert fühlen oder an ihrem Arbeitsplatz nicht optimal eingesetzt sind. Auch eine individuelle Beratung hat schon oft kleine Wunder bewirkt – bei einzelnen Mitarbeitern, aber gerade auch in Teams.

      Werner Tiki Küstenmacher

      Indem sie auf der einen Seite klare und sinnvolle Ziele festsetzen, auf der anderen Seite aber den einzelnen Mitarbeitern auch Freiräume lassen, wie sie zu diesem Ziel gelangen. Es wäre oft so einfach: Mitarbeiter ermuntern, Verbesserungsvorschläge zu machen, und diese dann auch ernst nehmen. Und, wird leider oft vergessen: ein bisschen feiern, wenn ein Ziel erreicht ist.

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