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Essensgeld vom Chef

© jean-marie guyon / Getty Images
Kantinenessen

Die Finanzverwaltung hat ihre Richtlinien zur Bewertung von Kantinen­mahlzeiten und Essensmarken bei arbeits­täglichen Zuschüs­sen zu Mahl­zeiten aktualisiert. Die neu­en Regelungen gelten in allen offenen Fällen.

Wenn es um die lohn­steuerliche Erfassung von Mahlzeiten geht, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder ver­billigt gewährt, kommen in erster Linie die arbeitstäglichen Mahl­zeiten (Kantinenessen) in Betracht. Daneben sind aber auch Es­sens­­gut­schei­ne oder Restaurant­schecks zu be­rück­sich­ti­gen, wenn der Arbeitgeber über keine eigene Kantine verfügt.

Mit dem BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 hat die Finanzverwaltung zur Anwendung der entsprechenden Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR) Stellung genommen. Das Schreiben ersetzt die bisherigen Ausführungen des BMF-Schrei­bens vom 24. Februar 2016.

Bewertung als Sachbezug

Wenn die Mahlzeit nicht im Betrieb des Arbeitgebers eingenommen wird, sondern statt­des­sen Essensmarken oder Restaurantschecks ausgegeben werden, sind diese mit dem amt­li­chen Sachbezugswert nach der Sozial­versicherungs­entgelt­verordnung (SvEV) zu bewerten. Eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt voraus, dass

  • tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebens­mittel werden nur dann als Mahlzeit anerkannt, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Es­sens­pau­sen bestimmt sind,
  • für jede Mahl­zeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits­tage, Urlaubs­tage und Arbeitstage, an denen der Arbeit­nehmer eine Auswärts­tätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,

  • der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
  • der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Aus­wärts­tä­tig­keit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.

Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Mahlzeit mit dem amtlichen Sach­be­zugs­wert anzusetzen. Dabei ist der wichtigste Punkt die wertmäßige Begrenzung der Es­sensmar­ke. Für das Jahr 2019 darf der Verrechnungswert 6,40 Euro nicht übersteigen. Dieser er­gibt sich aus dem Erhöhungswert von 3,10 Euro zuzüglich dem anzuwendenden Sach­be­zugs­wert.

Beispiel

Ein Arbeitgeber gibt im Jahr 2019 an seinen Arbeitnehmer Essensmarken für ein Mittag­es­sen im benachbarten Restaurant aus. Der Wert der Essensmarke beträgt 6,40 Euro. Der Arbeitnehmer zahlt 1,00 Euro pro Mittagessen dazu. Der an­zuwen­dende Sach­be­zugs­wert für den Arbeitnehmer beträgt für ein Mittagessen 3,30 Euro.

Der Verrechnungswert der Essensmarke liegt nicht über 6,40 Euro. Somit ist der amt­li­che Sachbezugswert in Höhe von 3,30 Euro als geldwerter Vorteil anzusetzen. Dieser mindert sich aber um die Zuzahlung des Arbeitnehmers in Höhe von 1,00 Euro. Der steuer- und im Übrigen auch beitragspflichtige Arbeitslohn beträgt daher (3,30 Euro - 1,00 Euro =) 2,30 Euro.

Die Verrechnung von Essensmarken unter Berücksichtigung der Abwesenheitstage muss nachvollziehbar dokumentiert werden; das BMF-Schreiben und auch die Lohnsteuer-Richt­li­ni­en sehen Auf­bewahrungs­erleichterungen vor. Der Arbeitgeber bewahrt die Belege in den Lohnkonten auf. Zur Dokumentation können entweder Einzelbelege oder zulässige elek­tro­ni­sche Verfahren genutzt werden.

Der Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts kommt auch dann in Betracht, wenn Ar­beit­neh­mer im Homeoffice arbeiten oder weniger als sechs Stunden täglich. Bei Letzterem spielt es keine Rolle, dass die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ru­he­pau­sen vor­sieht.

Pauschalierung der Lohnsteuer

Sofern die Voraussetzungen für den Ansatz des Sachbezugswerts vorliegen, kann der Ar­beit­ge­ber die Lohnsteuer entsprechend pauschal erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG). Das ist auch möglich, wenn keine vertraglichen Vereinbarungen zu dem Un­ter­nehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Läge der Wert der Essensmarke im obigen Beispiel über dem Verrechnungswert von 6,40 Eu­ro, wäre die Essensmarke mit ihrem tatsächlichen Wert steuer- und bei­trags­pflichtiger Arbeitslohn. Eine Pauschalierung käme dann nicht in Betracht.

Erwerb auf Vorrat

Je Arbeitstag und je bezuschusste Mahlzeit kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sach­bezugs­wert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeit­nehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zu­schüs­se als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestand­teilen einer Mahl­­zeit auf Vorrat.

Mehr über die sozial­versicherungs­rechtliche Berücksichtigung verschiedener Entgelt­ar­ten erfahren Sie auf hier. Außerdem gibt die AOK Tipps für eine gesunde Ernährung im Berufsalltag.

Stand: 20.3.2019

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